Аутсорсинг или бухгалтер «под рукой»? Что выбрать бизнесу

Собственники и руководители часто задаются вопросом: кому и как доверить бухгалтерию? Штатному бухгалтеру или аутсорсеру? А может, комбинированный вариант? Давайте разбираться, что лучше.

Что дает аутсорсинг

Плюсы

Перечислим основные преимущества бухгалтерского учета на аутсорсинге.

1. Сокращение и оптимизация расходной части.

Бухгалтер на аутсорсинге выполняет конкретные задачи клиента, поэтому его услуги в разы дешевле штатного бухгалтера.

При внешнем бухгалтерском обслуживании не нужно думать о выплате заработной плате, рабочем месте бухгалтера, покупке дорогой компьютерной техники, программном обеспечении, оборудовании, литературе. На этом можно сэкономить.

Аутсорсинговые фирмы работают с несколькими клиентами одновременно. Это позволяет им получать прибыль и удерживать стоимость услуг на приемлемом клиенту уровне.

Немаловажный плюс такого взаимодействия — предприятию не нужно платить за ведение учета во внебюджетные фонды, ПФР, нет необходимости начислять отпускные и больничные. Содержание штата даже при минимальных расходах выливается бизнесу ежегодно в приличные средства, которые никак не компенсируются.

Каким образом заказчик может уменьшить свой налог? Заказчик может взять в расходы выписанный акт на услуги бухгалтерского обслуживания.

2. Качество.

Аутсорсинговые фирмы обязаны обеспечивать высокое качество выполняемой ими работы:

• скорость выполнения операций;

• своевременность;

• отсутствие ошибок в документации, отчетах.

В таких компаниях существует еще и периодическая внутренняя проверка качества ведения учета своих сотрудников для выявления ошибок и возможных доначислений со стороны государственных органов. Так проверяется и бухгалтер, и вам, как клиенту, даются рекомендации по возможной законной оптимизации бизнеса.

3. Ответственность.

Преимуществом аутсорсинга является также высокая ответственность исполнителя за результат. Если в ходе работы выявляются ошибки со стороны аутсорсинга, оплата штрафных санкций ложится на аутсорсинговую компанию.

В случае работы штатного бухгалтера процесс выявления его ошибок гораздо более сложный и времязатратный.

4. Конфиденциальность.

В таких договорах имеет место пункт о неразглашении информации. Это означает, что специалист не может обсуждать с кем-либо дела обслуживаемой фирмы, передавать какие-либо документы сторонним организациям и лицам. Поэтому риск утечки информации сводится к минимуму.

Вся информация по клиенту хранится в нескольких экземплярах и при увольнении сотрудника в полном объеме передается другому сотруднику, который просто продолжает взаимодействовать с вами.

В данном случае меняется лишь контактное лицо со стороны обслуживающей вас компании.

Договор заключен именно с фирмой, и она заинтересована в том, чтобы вы как клиент оставались на обслуживании на протяжении длительного периода времени.

5. Бесперебойная работа.

Деятельность аутсорсинговой компании не приостанавливается из-за больничных, отпусков и т.д. Всегда есть специалист, который подхватит работу своего коллеги, если тот уйдет в отпуск.

Минусы

Бухгалтерский аутсорсинг имеет и ряд минусов.

1. Утрата постоянного контроля.

Вникать во второстепенные задачи не придется. Но иногда это становится минусом. Ведь вы не будете знать о состоянии бухгалтерии своей компании, если у вас нет доступа к базе.

Но этого минуса можно избежать, используя функцию совместного доступа.

2. Строгое выполнение прописанных в договоре обязательств.

С одной стороны, такие взаимоотношения с аутсорсером относятся к преимуществам.

С другой же — вы не сможете поручить работнику решение дополнительных задач. Для этого придется составлять новый контракт или дополнительное соглашение и обсуждать его пункты.

3. Медлительность при решении вопросов.

В некоторых ситуациях нужно оперативно реагировать на проблему. Это довольно сложно сделать при удаленном взаимодействии.

4. Сомнительная выгода для крупной организации.

При большом количестве документации и большом штате сотрудников дешевле будет взять бухгалтера в офис, чем платить денежные средства за услуги аутсорсера.

5. Не всегда «под рукой».

Руководители фирм привыкли к тому, что бухгалтера можно вызвать в любой момент для решения вопросов. При аутсорсинге это невозможно, так как сотрудники таких компаний работают удаленно.

Минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, формат работы обговаривается «на берегу», а также четко прописываются обязанности сторон в договоре с компанией бухгалтерского аутсорсинга.

Что дает штатный бухгалтер

Теперь поговорим о преимуществах и недостатках штатного специалиста.

Плюсы

1. Контроль руководителя.

Штатный сотрудник всегда «на виду» у руководителя компании, что благоприятно влияет на их взаимодействие, создает доверительную атмосферу и позволяет контролировать все бухгалтерские процессы.

Директор компании сможет отслеживать правильность и своевременность всех процессов, которые выполняет штатный бухгалтер. Хотя бы до момента установления доверия между руководителем и бухгалтером.

2. Единое дело.

Бухгалтер в штате, который проработает в компании длительное время, станет частью единого коллектива и будет больше мотивирован достичь поставленных целей и даже перевыполнить план во благо компании, чем сотрудник на аутсорсе.

3. Оперативность.

Основным преимуществом наличия собственного бухгалтера в штате компании является возможность оперативного решения всех вопросов, так как сотрудник на месте.

Минусы

1. Дополнительные траты.

Для бухгалтера нужно оборудовать рабочее место. Это приводит к возникновению затрат, связанных с работой специалиста.

Также необходимо будет потратить деньги на:

• расходные материалы и канцтовары: бумага, папки, картриджи для принтера (в т.ч. их заправка) и т.д.;

• обновление бухгалтерских программ;

• налоги с ФОТ (фонд оплаты труда) бухгалтера;

• курсы повышения квалификации бухгалтера.

2. Отпуск или болезнь.

Если в компании работает всего один бухгалтер, то еще одним минусом является то, что могут возникать проблемы, когда он уходит в отпуск или болеет.

3. Поздно выявленные проблемы.

Наконец, еще одним немаловажным минусом ведения бухучета своим бухгалтером является то, что он может создать проблемы, которые проявятся не сразу, а уже после его ухода из компании. В некоторых случаях такие проблемы могут приводить к возникновению штрафов и других финансовых затрат у компании. В таком случае не к кому будет предъявлять претензии.

Грамотный подход к делу и тщательный анализ плюсов и минусов поможет подобрать наиболее подходящий для вашей компании формат взаимодействия с бухгалтерией. У вас всегда есть вариант снизить риски и оградить себя от лишней работы при помощи бухгалтера на аутсорсе. Если же вы решили попробовать работать с бухгалтером в штате, важно учитывать все описанные выше нюансы и возможные риски, и тогда работа будет качественной и эффективной.