Неполное рабочее время: как оформлять и оплачивать

Обычно стандартная рабочая неделя составляет 40 часов — это считают полной занятостью. Самый привычный пример — пятидневка с восьмичасовым рабочим днем.

Но по соглашению с работодателем можно оформить неполное рабочее время — в этом случае сотрудник работает меньше 40 часов в неделю. Зарплата будет зависеть только от отработанного времени. Такой график часто выбирают, например, студенты: днем работают с 9:00 до 14:00, а остальное время посвящают учебе.

Иногда человек изначально трудился на полной ставке, но из-за новых обстоятельств не может оставаться в прежнем режиме. Тогда переход на неполную занятость помогает сохранить работу, и подстроить график под текущие обстоятельства.

Работодателю тоже иногда выгодно перевести сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю, если возникли подобные трудности на производстве. Такое решение — альтернатива сокращению штата.

Перевод на неполное рабочее время возможен как по инициативе самого работника — ст. 74 ТК, так и работодателя — ст. 93 ТК. Разберем оба случая подробнее:

Несмотря на схожесть звучания, оба термина имеют совершенно разное значение согласно трудовому законодательству.

Сокращенное рабочее время — особый режим, установленный государством для защиты определенных категорий сотрудников, которые по закону обязаны работать меньше стандартных часов. К таким категориям относятся:

1. Работники младше 16 лет — рабочая неделя ограничена 24 часами.

2. Сотрудники в возрасте от 16 до 18 лет — максимальное количество рабочих часов составляет 35 в неделю.

3. Инвалиды I и II группы также вправе рассчитывать на рабочую неделю продолжительностью максимум 35 часов.

Если условия труда признаны вредными либо опасными (категории III или IV степень опасности), рабочий график ограничен 36 часами в неделю.

А неполное рабочее время устанавливается по инициативе работника (реже — работодателя). Это значит, что работодатель и сотрудник могут договориться о графике работы менее стандартной рабочей недели самостоятельно. 

Отдельно отметим, что работникам вредных производств разрешено работать полный рабочий день (40 часов в неделю), но только при наличии письменного согласия самого работника и согласовании условий коллективным договором предприятия. Однако несовершеннолетним сотрудникам запрещены любые дополнительные часы сверх установленных законом норм независимо от их желания.

Нарушение этих требований карается штрафами по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Процедура займет не меньше двух с половиной месяцев при строгом следовании требованиям Трудового кодекса. Вот как все происходит по шагам:

1. Подготовьте законные основания для изменения режима работы и проверьте, что соблюдены условия статьи 74 ТК.

2. Запросите аргументированное мнение профсоюза.

3. Оформите внутренний приказ о введении неполного рабочего времени. Это может быть как уменьшенное количество часов в день, так и сокращенное число рабочих дней в неделю, либо вариант с комбинированным графиком. Образец приказа можно найти по ссылке.

4. В самом приказе укажите, с какой даты начнет действовать новый режим — важно учесть сроки оповещения работников. Для организаций это два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК); для работодателей-ИП — 14 дней (ст. 306 ТК), а для религиозных организаций — неделя (ч. 4 ст. 344 ТК).

5. Персонально проинформируйте сотрудников и уведомьте Центр занятости населения, опираясь на п. 5 ст. 53 закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ. Не забудьте: компания обязана сообщить о переходе на неполный режим в Центр занятости в течение трех рабочих дней после издания приказа. Начиная с 2022 года, этот процесс проходит через портал «Работа России». Если кто-то из работников отказывается подписывать уведомление, зачитайте текст вслух при двух свидетелях и составьте соответствующий документ с их подписями.

6. Зафиксируйте письменные отказы сотрудников, которые не соглашаются работать по новому графику.

7. Тех, кто не согласился на новые условия, увольняют согласно п. 2 ч. 1 ст. 81 (ч. 6 ст. 74 ТК).

8. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. Детально расскажем об этом чуть ниже.

9. Как только истечет срок уведомления из шага 4, выпустите новый приказ о переходе на неполное рабочее время и ознакомьте с ним работников — под подпись.

10. Отправьте информацию в СФР по форме ЕФС-1. В графе 3 подраздела 1.1 первой части этой формы нужно указать мероприятие «ПЕРЕВОД». В графе 6 после кода профессии по ОКЗ ставьте:

• «НЕПД» — если сокращается продолжительность рабочего дня;

• «НЕПН» — если сокращается рабочая неделя.

Процесс перевода выглядит так:

1. Встреча руководителя с сотрудником для объяснения ситуации кризиса и возможных рисков увольнения.

2. Получение от сотрудника добровольного письменного заявления о желании перейти на неполный рабочий график, с указанием даты начала, конкретного варианта графика, периода действия и личного желания. Заявление визируется директором.

3. Подписание сторонами дополнительного соглашения к действующему трудовому договору.

4. Выпуск приказа о вводимом рабочем режиме и обязательное ознакомление сотрудника под личную подпись.

5. Отправка необходимых сведений в СФР по форме ЕФС-1 о переведенном сотруднике на неполное рабочее время.

Таким образом, изменение условий по соглашению сторон оказывается выгодным вариантом для работодателей.

Зарплата сотрудников, которые работают на неполном рабочем времени, начисляется в зависимости от фактически отработанных часов.

Часто возникают сомнения относительно правильного отражения размера оклада в трудовом договоре, особенно если сотрудник устраивается на половину нормы (например, 0,5 ставки). 

Рекомендуется указывать полный размер должностного оклада, предусмотренный штатным расписанием организации, с обязательным пояснением, что расчет заработной платы осуществляется пропорционально количеству отработанных часов.