Списание недостачи в 2026 году: проводки, документы и спорные моменты

Списание недостачи — типовая ситуация после инвентаризации. В 2026 году действуют правила, основанные на ФСБУ 5/2019 «Запасы» и нормах Налогового кодекса. 

Ниже — алгоритм действий, проводки и нюансы, которые важно учитывать, чтобы не получить доначисления и штрафы.

Прежде чем закрывать счет 94, инвентаризационная комиссия обязана:

• составить инвентаризационные описи и сличительные ведомости;

• выявить расхождения и зафиксировать фактическую недостачу;

• проверить, есть ли утвержденные нормы естественной убыли для этих ценностей (усушка, утруска, испарение).

Практический пример 2026 года. В магазине после инвентаризации выявлена недостача 100 кг сахара. Балансовая стоимость 1 кг — 65 руб. Итого сумма недостачи: 6 500 руб. (100 × 65). Если бы компания пыталась списать по старой учетной цене 60 руб./кг, это было бы нарушением требований стандарта.

Если комиссия доказала вину сотрудника или иного лица, сверхнормативную недостачу относят на это лицо.

1. Дт 94 Кт 41 — отражена недостача по балансовой стоимости (6 500 руб.).

2. Дт 73.2 Кт 94 — сумма недостачи отнесена на виновное лицо (6 500 руб.).

3. Если работодатель взыскивает ущерб по рыночной цене (например, 75 руб./кг), то разница 1 000 руб. отражается: Дт 73.2 Кт 98.4 (доходы будущих периодов).

4. По мере погашения задолженности разницу списывают: Дт 98.4 Кт 91.1 (прочие доходы).

5. При удержании из зарплаты: Дт 70 Кт 73.2.

6. При внесении наличных в кассу: Дт 50 Кт 73.2.

• Размер ущерба. Согласно ст. 246 ТК, размер ущерба определяют исходя из рыночной цены на день причинения ущерба, но не ниже балансовой стоимости.

• Резерв под обесценение. Если по этим ценностям ранее был создан резерв под обесценение запасов, его нужно восстановить при списании.

Пример 2026 года. Кладовщик допустил недостачу товара на 120 000 руб. по балансовой стоимости. Рыночная цена аналогичных товаров на дату выявления — 135 000 руб. Работодатель вправе взыскать 135 000 руб., но разницу 15 000 руб. нужно учесть через счет 98.4 и затем постепенно отнести на прочие доходы.

Если виновных нет либо суд отказал во взыскании, недостачу списывают на финансовый результат — в прочие расходы.

Дт 91.2 Кт 94 — списание недостачи при отсутствии виновных.

Чтобы учесть такую недостачу во внереализационных расходах (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК), факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить. Подойдут:

• постановление правоохранительных органов об отказе в возбуждении или о приостановлении дела;

• оправдательный приговор суда;

• для магазинов самообслуживания — акт, фиксирующий факт хищения покупателем.

Без такого подтверждения в налоговом учете расход не признают.

Пример 2026 года. На складе выявлена недостача бытовой химии на 85 000 руб. Виновное лицо не установлено. Полиция вынесла постановление об отказе в возбуждении уголовного дела. На основании этого документа компания вправе учесть 85 000 руб. во внереализационных расходах. Если документа нет — расход не принимается для налога на прибыль.

Часто встречается рекомендация Минфина восстанавливать НДС, если по недостающим ценностям ранее был принят к вычету налог (проводка Дт 94 Кт 68). Однако важно понимать: официальной обязанности восстанавливать НДС при списании недостачи в НК нет.

Пункт 3 статьи 170 НК содержит закрытый перечень случаев восстановления, и списание из‑за недостачи в нем не поименовано. Судебная практика в целом поддерживает позицию, что восстанавливать НДС не нужно. Но контролирующие органы иногда настаивают на обратном, поэтому организация должна оценить риски и быть готовой к возможным спорам.

Ее списывают напрямую на затраты (на счета 20, 26, 44), минуя отнесение на виновное лицо.

• Проводка: Дт 20 (26, 44) Кт 94.

Пример. В продуктовом магазине естественная убыль крупы по утвержденным нормам — 1%. При остатке 500 кг это 5 кг. При балансовой стоимости 80 руб./кг сумма списания — 400 руб. Эту сумму сразу относят на расходы (счет 44).

Если одновременно выявлены излишки одного товара и недостача другого, в отдельных случаях допустим зачет. Для этого должны одновременно соблюдаться условия:

• один период инвентаризации;

• одно материально ответственное лицо (МОЛ);

• один вид/наименование товара (либо взаимозаменяемые позиции — это нужно закрепить в учетной политике);

• тождественные количества.

1. Оформляйте все этапы документами. Инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты, объяснительные записки, приказы руководителя — это база для обоснованного списания и защиты при проверках.

2. Следите за актуальностью норм естественной убыли. Если для вашей категории ценностей норм нет, всю недостачу (сверх норм) придется списывать на виновных или на прочие расходы.

3. В 1С счет 94 часто закрывается вручную. Делайте отдельные операции после того, как программа зафиксирует факт недостачи.

4. Учитывайте резерв под обесценение. Его нужно восстановить при выбытии ценностей.