Онлайн-кассы

Как сверить данные по кассам с налоговым и бухгалтерским учетом, чтобы отчитаться без ошибок

Расхождения в отчетности и в кассовых данных, которые ОФД передает ФНС, могут стать поводом для налоговой проверки. Как бухгалтеру провести сверку и исправить ошибки, рассказали эксперты Контур.Маркета, системы решений для автоматизации бизнеса, в которую входит ОФД.
1,9 тыс. 766
Как сверить данные по кассам с налоговым и бухгалтерским учетом, чтобы отчитаться без ошибок
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как быстро сверить данные в кассе, в ОФД и в бухгалтерской системе

Продавец формирует чек на кассе, касса передает информацию о расчете оператору фискальных данных, а тот отправляет ее в налоговую. Затем бухгалтер отражает продажу в своей системе учета. 

Данные о выручке должны быть одинаковыми во всех источниках. Чтобы в этом убедиться, рекомендуем проводить сверку ежедневно или хотя бы раз в неделю. Как это сделать:

1. Сперва нужно проверить, что смена на кассе закрыта, все документы с кассы переданы ОФД, а оператор отправил их в налоговую. В отчете о закрытии смены количество непереданных фискальных документов должно быть равно нулю. Затем следует убедиться, что все данные о продажах за день отражены в бухгалтерской системе. 

2. После этого необходимо сравнить выручку в сервисе для ведения бухгалтерии и в личном кабинете оператора

В сервисе ОФД, который входит в систему решений Контур.Маркета, на главной странице можно посмотреть выручку за сегодняшний и вчерашний день или за весь месяц сразу. А в разделе «Статистика» показаны итоги дня в разрезе торговых точек и способов оплаты.

Если организация или ИП принимают оплаты по карте или через систему быстрых платежей (СБП), рекомендуем отдельно сравнить итоги по наличным и безналичным расчетам. Бывают ситуации, когда общий итог по выручке сходится, но кассир перепутал способ оплаты в чеке: вместо «налички» указал «безнал» или наоборот.

За такую ошибку в чеке ИП может заплатить штраф до 3 000 руб., а юрлицо — до 10 000 руб. (ст. 14.5 КоАП).

3. Если выручка и доли наличных и безналичных оплат сходятся, детализированную проверку можно не делать. Если есть расхождения, нужно проверить чеки, которые были сформированы в течение дня. А именно сравнить дату, время, итоговую сумму и способ оплаты.

4. Когда найдется чек или несколько чеков, из-за которых не сходятся данные, нужно уточнить у кассира, оформлял ли он такой расчет или чек сформирован по ошибке. Затем исправить нестыковки, как это сделать, расскажем далее.

Почему сумма выручки может отличаться

Разберем три частые причины расхождений в кассовых данных и в отчетах, которые отправляют в ФНС.

Продавец нарушает правила применения кассы 

Например, проводит на кассе не все расчеты. Частая ошибка — применять для безналичных оплат только терминал эквайринга и не выдавать кассовый чек. Терминал выдает слип, а не кассовый чек, поэтому после оплаты картой, нужно применить онлайн-кассу. То есть передать покупателю два документа: и слип, и кассовый чек. 

Сократить количество ошибок поможет кассовый модуль Контур.Маркета. Он умеет интегрироваться с терминалами эквайринга от «Ingenico», «Inpas и от «Сбера». Сумма оплаты автоматически отправится на терминал, если в чеке выбрана оплата «Безналичными».

А еще этот кассовый модуль выделяет проблемные чеки: напротив них появляется отметка о том, что чек не зарегистрирован на кассе. В конце смены кассир не забудет перепроверить эти операции, чтобы все данные были отправлены ОФД без ошибок. 

Только часть кассовых данных отправлена ОФД

Для непрерывной передачи кассовых данных оператору нужен интернет. Если в рабочее время отключилось электричество или повредился интернет-кабель, возможны сбои. Допустим, бухгалтер учтет продажу, так как фактически выручка получена и чек выдан, а в ОФД этой операции не будет.

Если сервис ОФД, входящий в систему сервисов Контур.Маркет, не получает документы от кассы, сервис отправит бесплатное смс или электронное письмо с уведомлением. Так владелец кассы сможет сразу же восстановить соединение и не «плодить» ошибки.

Не все операции отражены в бухгалтерской системе

Такое возможно, если отчет о розничных продажах бухгалтер заполнял вручную. Тогда он мог случайно указать другое количество проданных товаров или не учесть какую-нибудь продажу.  

Рекомендуем настроить интеграцию ОФД и бухгалтерского сервиса, чтобы не тратить время на заполнение первички и исключить ошибки ручного ввода. Например, у сервиса ОФД из системы сервисов Контур.Маркет есть интеграция с 1С и Контур.Эльбой или с другими учетными сервисами через API.

А еще многие бухгалтерские системы умеют подтягивать данные в документы из электронных таблиц. Тогда можно скачать Excel-отчет о продажах за нужный период в личном кабинете ОФД и загрузить его в систему.

Как исправить расхождения

Расскажем о главных принципах исправления ошибок.

Продажа была

Случай 1. Чека нет в ОФД, но продажа отражена в учетной системе. Необходимо сформировать на онлайн-кассе чек коррекции с признаком расчета «приход» и суммой продажи, которая указана в учетной системе.

Случай 2. Чек есть в ОФД, но он не учтен в бухгалтерии.

Тогда следует добавить в бухгалтерский сервис информацию о недостающей продаже, реквизиты чека можно взять в личном кабинете ОФД.

Продажи не было, чек сформирован по ошибке

Здесь такие же случаи.

Случай 1. Чека нет в ОФД, но продажа отражена в учетной системе. 

Нужно удалить лишнюю операцию из бухгалтерской системы.

Случай 2. Чек есть в ОФД, но он не учтен в бухгалтерии.

Рекомендуем сформировать на онлайн-кассе чек коррекции или возвратный чек (выбор зависит от формата фискальных документов). Признак расчета должен быть обратным: если был «приход», указать «возврат прихода».

Почему не стоит откладывать сверку

54-ФЗ об онлайн-кассах обязывает применять их для расчетов с покупателями. Так правительство минимизирует «серую» торговлю и борется с сокрытием выручки.

ФНС следит за соблюдением этого закона и наказывает нарушителей. Чтобы выявить их, ведомство реагирует на сообщения покупателей о невыдаче чека и сверяет данные из четырех источников:

  • Онлайн-кассы. Для мониторинга полученных данных налоговая использует автоматизированную информационную систему — АИС ККТ.
  • Отчетность, в которой ИП или организации отражают полученную выручку. 
  • Результаты инвентаризации торговых точек.
  • Банковские операции по счетам организации. Банки обязаны предоставлять эту информацию по запросу ФНС.

Если показатели из перечисленных источников не сходятся, можно сделать вывод, что бизнесмен скрывает выручку. Тогда налоговая объявляет предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований. А если она вновь узнает о торговле «мимо кассы», может устроить внеплановую выездную проверку. 

До конца 2022 года проводить проверки касс можно только по решению руководителя или заместителя руководителя ФНС, а еще их обязательно согласовать с прокуратурой. Об этом говорится в постановлении Правительства от 10.03.2022 № 336.

Но расхождения в выручке, которые выявили в этом году, могут стать поводом для проверки и возможных штрафов уже в 2023 году. Потому что у нарушений закона № 54-ФЗ есть срок давности длиною в год.

Источник: АО “ПФ “СКБ Контур” (16+), kontur.ru

Начать дискуссию

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

Лучшие спикеры, новый каждый день

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
81

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
143
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
IT-компании

Яндекс запустил линейку нейросетей YandexGPT третьего поколения

Искусственный интеллект нового поколения лучше работает со сложными задачами. Бизнес может самостоятельно дообучить нейростеть.

41
Бесплатно с Архив документов

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс

Разбираемся в мини-курсе, какие типы хранения кадровых документов выделяют и какова продолжительность хранения кадровых документов.

Сколько лет все-таки хранить кадровые документы? Мини-курс
НДФЛ

В 2024 году ФНС разошлет уведомления на НДФЛ с процентов по вкладам за 2023 год

В 2024 году вкладчикам впервые необходимо будет уплатить НДФЛ с процентов от банковских вкладов за 2023 год.

Перерасчет имущественных налогов будут делать по-новому

Физлица будут направлять в ИФНС заявления на перерасчет налога на имущество, земельного и транспортного, к которому можно приложить документы, а можно и не прикладывать. Налоговики будут рассматривать это заявление 30 дней.

Как разработать эффективную программу обучения для новых сотрудников

Обучение персонала — сложный и многогранный процесс. Если проводить его правильно, он может стать ключевым инструментом для усиления корпоративной культуры, увеличения продуктивности и стимулирования мотивации сотрудников.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
5
41
УК РФ

Поиск бывшего гендира может вылиться в вымогательство

Сотрудники главного управления уголовного розыска МВД совместно с коллегами из Красноярского края задержали подозреваемых в серии вымогательств у бизнесменов.

⚡️Итоги дня: Ozon изменил расчет сбора, Дурова призвали внимательнее следить за Telegram, Камчатку трясет

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Интересные материалы

Селлеры нарастили продажи на Ozon в 2,5 раза

Заметнее всего нарастили обороты предприниматели Дальневосточного федерального округа, которые торгуют на маркетплейсе Ozon. Они стали продавать почти в 5 раз больше товаров.