С учетом разработанной за последние годы нормативной базы для внешнего и внутреннего электронного документооборота, перспективным направлением является постепенный отказ от бумаги и полный переход к использованию электронных документов.
«Новые стандарты бухучета: как внедрить все ФСБУ в работу (Аренда, НМА, ОС, Капвложения, Документооборот, Запасы, Инвентаризация)» ― экспертный курс Клерка, помогающий разобраться со всеми требованиями, которые надо применять в 2024 году.
Обучение очень удобное: понятные видео лекции, примеры в 1С и тесты. Научиться работать с ФСБУ можно по выгодной цене 12700 4 900 рублей.
В этой статье расскажем, что уже реализовано для этого в программе «1C:БГУ», ред. 2.0 версий ПРОФ и КОРП.
Нормативное регулирование
В соответствии с приказами Минфина от 15.06.2020 № 103н и 15.04.2021 № 61н для отражения фактов хозяйственной жизни государственным учреждениям необходимо применять формы электронных первичных документов и регистров учета.
Согласно положениям этих приказов, унифицированные формы электронных первичных документов и регистров учета, а также иных документов бухгалтерского учета класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД должны формироваться и применяться по единым правилам.
Формы электронных документов можно подписывать усиленной квалифицированной или простой электронной подписью в случаях, предусмотренных "Методическими указаниями по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений" (Приложение № 5 к приказу Минфина от 15.04.2021 № 61н).
Помимо этого, Методические указания включают в себя ключевые критерии, согласно которым должны оформляться электронные документы: кто может участвовать в составлении и подписании документа, зоны ответственности подписантов, виды электронных подписей.
Новые формы электронных документов в 1С:БГУ, ред. 2.0: что добавилось в 2022
В декабре 2021 вступил в силу приказ Минфина от 30.09.2021 № 142н, внесший изменения в приказ Минфина № 61н.
Согласно данному приказу с 1 января 2022 для учета операций в учреждениях госсектора введены новые формы электронных документов, новый регистр учета, а также произведено уточнение уже действующих документов:
Указанные документы и регистр уже реализованы в программе 1С:БГУ, ред. 2.0.
Новые формы электронных документов в «1С:БГУ», ред. 2.0: что нас ждет в 2023 и 2024
В 2022 приказ Минфина № 61н тоже поменялся: изменения внесены приказом Минфина от 28.06.2022 № 100н, в соответствии с которым с 1 января 2023 вводится ряд новых электронных документов и регистров учета для оформления тех операций, для которых еще не было унифицированных форм. Также пересмотрены и обновлены некоторые действующие документы.
Необходимо обратить внимание, что приказ Минфина № 100н применяется:
С 1 января 2023 – при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных полномочий.
С 1 января 2024 – при ведении бюджетного, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета.
Рассмотрим, какие новые формы электронных документов и регистров смогут использовать учреждения госсектора с 2023.
Помимо этого, на круглом столе Минфина, который проходил 26-28 сентября 2022, представили новую группу электронных документов в рамках проекта очередных изменений в приказ Минфина РФ № 61н.
В этом проекте представлены ожидаемые изменения форм электронных документов по учету нефинансовых активов, а также материальных запасов.
Внутренний ЭДО в программе 1С:БГУ, ред. 1.0
В связи с тем, что первая редакция программы (1С:БГУ, ред. 1.0) не предназначена для ведения учета в центрах обработки данных и будет снята с поддержки с 1 апреля 2023, в ней не будет реализована возможность ведения внутреннего электронного документооборота. Соответственно, в нее не будут добавляться новые формы электронных документов.
Для ведения внутреннего ЭДО адаптирована программа 1С:БГУ, ред. 2.0, в которую постепенно, по мере изменения законодательства, включаются комплекты новых электронных документов. При этом, в зависимости от характера и масштабов деятельности, учреждения госсектора могут выбрать одну из версий программ 1С:БГУ, ред. 2.0: версию ПРОФ или КОРП.
1С:БГУ КОРП представляет собой усовершенствованную и расширенную версию выпущенной ранее версии 1С:БГУ ПРОФ, которая сейчас широко используется государственными учреждениями.
Система ЭДО в программах имеет функциональные отличия, которые следует учесть при выборе версии программы. При этом независимо от версии используемой программы учреждению необходимо произвести большую организационную работу перед внедрением внутреннего ЭДО, а именно:
Определить ответственных лиц за оформление, согласование и подписание по каждому первичному электронному документу.
Определить последовательность действий каждого из участников процесса.
Получить усиленные квалифицированные подписи ответственных лиц.
Настроить бизнес-процессы в 1С:БГУ, ред. 2.0.
ЭДО в «1С:БГУ» ПРОФ
Так как расширенную версию программы могут рассматривать для себя далеко не все субъекты госсектора, можно остановиться на версии ПРОФ, в которой внутренний ЭДО реализован, начиная с версии 2.0.87.
При этом, если ранее в версии ПРОФ подписывать документы можно было только одним видом подписи – или простой, или квалифицированной, то теперь документы можно подписывать сразу несколькими подписями разных видов.
Формирование электронных документов в 1С:БГУ ПРОФ предполагает:
сохранение электронного документа в файл;
обеспечение подписания разными видами электронных подписей с отображением соответствующих штампов;
возможность подписания документа несколькими ответственными лицами согласно маршруту подписания;
возможность использования специальной обработки «Внутренние документы пользователя» для контроля подписываемых документов;
возможность отклонить или аннулировать электронный документ.
Основные настройки внутреннего ЭДО в 1С:БГУ ПРОФ производятся в разделе «Администрирование» – «Настройка параметров учета». В блоке настроек «Документы и отчеты» проставляется галка «Использовать внутренние электронные документы».
Далее настраиваются маршруты подписания каждого и добавляются квалифицированные подписи. После этого в карточке организации на вкладке «Настройки внутреннего ЭДО (БГУ)» каждому документу присваивается свой маршрут подписания и печатная форма.
Документы, подлежащие подписанию, можно увидеть с главной страницы или в разделе «Органайзер» по ссылке «Внутренние документы пользователя». В этом же разделе по ссылке «Архив внутренних документов» хранятся уже подписанные документы.
ЭДО в 1С:БГУ КОРП
Ключевым отличием функционала двух программ в разрезе применения внутреннего ЭДО является реализованная в версии КОРП библиотека «Процессы и обработки документов», входящая в конфигурацию как подсистема.
Основные возможности данной обработки заключаются в следующем:
Обработка документа несколькими ответственными лицами происходит поэтапно.
Ответственность исполнителей можно распределить в разрезе реквизитов и разделов документа.
Подписание документа или его разделов при помощи простой и (или) усиленной квалифицированной электронной подписи с дальнейшим хранением этих данных.
Подписанные документы гарантированно защищены от несогласованных исправлений.
Можно задать собственные шаблоны процессов обработки документов.
Начать дискуссию