CRM

Почему работать в CRM-системе с документами может быть полезно

Мы привыкли, что менеджеры используют CRM-систему, чтобы вести в ней лиды, коммерческие предложения, сделки, договорную работу. Да, лиды, сделки, напоминания и прочая информация по продаже хранится там. Но, на практике, при работе с CRM есть много моментов, касающихся работы с документами — нередко документ вообще первичен в сделках, поэтому необходимо, чтобы CRM-система предоставляла возможность эту работу упростить.
421 152
Почему работать в CRM-системе с документами может быть полезно
MART PRODUCTION/pexels

Основные сложности работы с документами в продажах

При больших сложных продажах документов бывает очень много. К примеру, сделка длится год, в работе находится большое количество документов – сравнение с конкурентами, коммерческие предложения, которые затем актуализируются, пакеты тендерных документов, проекты договоров и так далее. По одной сделке бывает до 50-100 разных документов, это реальные цифры из практики. Эти документы сложно даже искать среди такого большого потока.

Как должен выглядеть удобный поиск в CRM-системе

Документы лежат внутри CRM-системы, желательно в разделе «Документооборот» или «Файлы». Также необходим удобный поиск по контрагенту и сделке.

Перешли в сделку – к ней привязаны несколько вкладок с документами. Например, вкладка «Документы», а в ней еще разделы – «Коммерческие предложения», «Спецификация», «Договоры». Все документы легко найти, последовательно перейдя в сделку, а затем на нужную вкладку.

Если же документы лежат в файловом хранилище внутри CRM, то желательно организовать поиск через фильтры по контрагенту или по сделке. Это позволяет не тратить время на поиск и редактирование документов, особенно если продажи большие, длительные и «рождающие» много документов.

Для чего нужно совместное редактирование файлов в CRM-системе

При работе с документами важно, чтобы была возможность совместного редактирования. Например, коммерческое предложение могут одновременно смотреть несколько сотрудников – работники производственного сектора, продавцы, руководитель отдела продаж и так далее. Конечно, если бизнес-процесс предполагает последовательное согласование, то все хорошо, но в остальных случаях возможность совместного редактирования ускоряет работу с документом.

Сейчас все офисные пакеты в режиме онлайн предоставляют такую возможность. Важно, чтобы CRM-система также умела работать с такими офисными пакетами. Тогда документ смогут одновременно редактировать несколько человек и сразу видеть, кто и какие изменения вносит. При этом документ можно сохранять в разных версиях – например, коммерческое предложение может поменяться после начальника отдела продаж, после директора по производству, после руководителя, история изменений автоматически отслеживается.

Чем удобна автоматическая генерация документов в CRM-системе

Для исключения рисков, связанных с человеческим фактором, при создании ключевых документов по сделке используется автоматическая генерация документов – создание из шаблонов. Например, генерируется спецификация сделки, указываются продукты, которые нужно купить заказчику, а затем автоматически генерируется коммерческое предложение.

Если это происходит в автоматическом режиме – все актуальные цены, скидки и другие данные подтянутся из CRM-системы, и продавец будет делать минимум ошибок. Спецификация, коммерческое предложение, договор, счет, акт – все эти документы по своей структуре формализованные, поэтому их создание может происходить по шаблону с помощью системы, сводя участие человека в этом процессе к минимуму.

Как с помощью CRM-системы ускорить согласование и подписание документов

Документ нужно согласовать и подписать, поэтому в CRM-системе такая возможность должна быть реализована для построения удобных бизнес-процессов. Если подписывает и согласовывает 2-3 человека, то это несложно. Но в большой компании коммерческое предложение согласовывают 20-30 человек, а договоры – до 50 человек: параллельно сразу десятерым уходит, потом одному последовательно, потом опять параллельно. Необходима возможность построения таких бизнес-процессов с минимальной трудоемкостью, чаще всего используют CRM с модулем BPM. Меньше всего времени на построение таких процессов уходит, когда есть гибкие конструкторы процессов либо low-code инструменты.

Для крупных заказчиков бывает важно построить листы согласований, это обязательная часть работы. Лист согласования может существовать как отдельный документ либо в виде отчета. Внутри системы появляются дополнительные оповещения и, если лист согласования актуализировался, то оповещения уходят ответственным людям – это важно в рамках конкретных сделок.

Подписание документов может быть разным, с помощью «КриптоПро» или внутренней подписи. Для внутренних документов это не так критично, достаточно наличия подходящих механизмов. Если же вы планируете обмениваться договорами, счетами, актами с контрагентами, то нужно углубляться в техническую часть и законодательство. Некоторые CRM-системы располагают такими опциями, но лучше исходить из потребностей компании, так как реализовать это можно по-разному.

Почему использование возможностей CRM-системы удобнее, чем интеграция с внешней системой документооборота

Сегодня механизм работы с документами в CRM-системе – это мастхэв. Важно иметь гибкие инструменты для оптимизации работы, иначе пользователь будет тратить огромное количество времени на то, чтобы создавать документы, редактировать их, искать, отправлять на согласование и так далее. Бывает так, что менеджер создал документы на своем компьютере, а завтра не вышел на работу. Все, документы уже не найти. Это случай из реальной практики.

CRM + документооборот – обязательная составляющая при длительных продажах на крупных проектах. Это может быть реализовано двумя способами:

  • интеграция CRM-системы и внешней системы документооборота;

  • с помощью CRM-системы, которая сама предоставляет все эти инструменты.

Интеграция с внешней системой документооборота требует постоянного сопровождения

Оба варианта рабочие, однако на интеграцию двух систем придется потратить дополнительное время, ресурсы, деньги и потом это все сопровождать. Появился новый вид документа – снова адаптируем интеграцию, в одной системе поменяли карточку – надо менять и в другой. Поэтому лучше выбрать вариант, где все происходит внутри одной CRM-системы, так выстроить работу будет проще.

Внутри одной CRM-системы проще реализовать ролевую модель доступа к файлам

Если внутри CRM реализована возможность работать с документами, то полезен такой функционал, как ролевая модель доступа к данным: менеджеры, которые имеют права на просмотр конкретных сделок, могут автоматически получать права на работу с документами. С точки зрения прав интегрировать между собой две системы становится сложнее, внутри одной системы – больше гибкости. На практике этот функционал востребован – от одного скрывают суммы, от другого скрывают проект спецификации и показывают только договоры, политика компаний бывает разной.

Когда внутри одной CRM-системы реализован весь перечисленный функционал, вам проще собрать весь пакет документов по контрагенту.

Начать дискуссию

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»

Мы подготовили действительно ценный курс для предпринимателей. Здесь вы найдете не только задачи по бухгалтерскому учету, но и уникальные жизненные бизнес-ситуации, которые требуют от трупредпринимателей нестандартного мышления и гибкости.

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»
5
366

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Зачем Бенефициара объявляют в международный розыск?

Мнение налогового адвоката

Экономика России

В 2023 году дефицит федерального бюджета составил почти 3,23 трлн рублей

Минфин засекретил часть расходов федерального бюджета, за 2023 год они составили 32,35 трлн рублей. Тогда как на доходы пришлось 29,12 трлн.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Банкротство

Совокупные долги банкротов выросли в 2 раза

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

Общество

На что обратить внимание при покупке загородного дома, дачи или участка

Федеральная нотариальная палата (ФНП) разъяснила, на что обратить внимание при покупке дачи или земельного участка.

Маркетплейсы

У Wildberries появились брендированные грузовики

Автомобили с фирменными логотипами будут доставлять заказы со складов и сортировочных центров до ПВЗ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Новые штрафы для бизнеса, банки против маркетплейсов и директор с лапками. Что обсуждали сегодня бухгалтеры. 😺«Ночной бухгалтер» № 1667

Бизнес больше не может звонить и отправлять рассылки по смс и e-mail без предварительного согласия абонента. Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят платежи через собственную структуру. Компания ищет сотрудника с лапками, который будет создавать уют, контролировать запасы вкусняшек и обниматься. А также другие новости дня для бухгалтера.

Иллюстрация: создана при помощи ИИ playground.com / Елена Балаклицкая
1
182
Банки

Данные об иностранных поставщиках платежных услуг станут закрытыми

Центробанк закроет доступ к перечню иностранных поставщиков платежных услуг до конца 2024 года.

Бесплатно с Социальные пособия

Новый порядок назначения пособия по уходу за ребенком в 2024 году. Мини-курс

Как назначается пособие по уходу за ребенком по новым правилам в 2024 году, какие документы нужно предоставить, рассказываем в мини-курсе и приводим форму уведомления о прекращение права сотрудника на получение ежемесячного пособия.

Новый порядок назначения пособия по уходу за ребенком в 2024 году. Мини-курс
Бесплатно с КоАП РФ

Новые штрафы в КоАП: за «холодные» звонки могут наказать на миллион, как избежать наказания

17 апреля 2024 года вступили в силу поправки в КоАП. Рассказываем, при каких условиях могут оштрафовать за обзвоны, письма и рассылку смс  и как не попасть под санкции.

Новые штрафы в КоАП: за «холодные» звонки могут наказать на миллион, как избежать наказания

Новостной дайджест: правила переводов с Сбербанке, новые меры поддержки МСБ, план Минэкономразвития, изменения в налогах, форум «Создай НАШЕ»

Самое интересное и важное за день в новостном дайджесте.

59
Банки

RBI: Европейский центральный банк потребует быстрее свернуть бизнес в РФ

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Импорт

Вводится режим «параллельного импорта» для зарубежных патентов

Импорт параллельного характера позволяет ввозить в РФ иностранные товары без получения на это согласия от производителя. Такой импорт считается параллельным, так как он осуществляется независимо от официальных каналов через дистрибьюторов.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Мошенничество

Доверительные отношения между ИП и его бухгалтером обошлись предпринимателю в 20,6 млн рублей ущерба

Бухгалтер из Краснодарского края предстанет перед судом по обвинению в неправомерном обороте средств платежей и мошенничестве.

245

Что такое системное мышление и как руководителю научиться использовать его на практике

Мы живем в мире систем. Рабочий коллектив, проектная группа, спортивная команда, семья, зрители в театре, пользователи приложения — мы всегда находимся во взаимодействии с другими людьми и организациями или участвуем в процессах, а значит ведем системную деятельность. И этой деятельностью важно научиться управлять, чтобы достигать своих целей.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: «Яндекс» будет продавать товары для взрослых, Китай урезал поставки, а россияне стали чаще пить растворимый кофе и есть лапшу быстрого приготовления

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

1
116
Бухгалтеры

Авито ищет бухгалтеров и специалистов по финансам

Разбирайте горячие вакансии от крупной компании. Авито нужен специалист казначейства, бухгалтер и старший бухгалтер!

Отпуска

Как уйти в отпуск в 2024 году: как написать и подать заявление и рассчитать отпускные

Каждый работник имеет право на отпуск. Рассказываем, какие отпуска бывают, как написать заявление на каждый из них, как оплачивается период отдыха и когда работодатель может отказать в его предоставлении.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

Госдума защитит трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

100

Интересные материалы

Бухгалтеры

🔥 Безлимитных консультаций больше не будет! Успейте купить подписку «Клерк.Премиум» с безлимитными консультациями

Воспользуйтесь шансом купить подписку с безлимитными консультациями экспертов «Клерка» до 22 апреля, чтобы задавать вопросы без ограничений.