Бланк строгой отчетности для ИП и ООО в 2024 году

Бланки строгой отчетности активно используют в работе компании и ИП. Такие документы не теряют своей актуальности даже после перехода к обязательному применению ККТ. Какие формы являются бланками строгой отчетности, когда можно их применять, а также как отразить их движение, узнаете из нашей статьи.
Бланк строгой отчетности для ИП и ООО в 2024 году
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Бланк строгой отчетности: что это

К бланкам строгой отчетности (БСО) относятся все формы, учитываемые на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»: трудовые книжки, путевки и другие.

Как правило, эти документы имеют бумажный носитель, не являются денежными документами и не учитываются как самостоятельные активы или обязательства.

Особую категорию БСО организации и ИП используют вместо кассовых чеков. Такие бланки оформляют при оказании бытовых услуг населению. Их перечень сформирован на основании классификаторов ОКВЭД 2 и ОКПД 2. Отдельно в бухучете эти формы не отражают.

С первого июля 2019 года предприниматели должны печатать БСО посредством онлайн-касс. Выдавать бумажный бланк вместо кассового чека вправе только предприниматели на патенте, которые освобождены от применения ККТ.

Форму разрабатывают самостоятельно, заполняя при этом обязательные реквизиты, например, это может быть квитанция об оплате услуг.
В остальных ситуациях использовать типографские бланки без кассового чека недопустимо.

Автоматизированную систему БСО нужно зарегистрировать в инспекции, предварительно подав заявление. Как и онлайн-касса, АС БСО должна быть включена в реестр и оборудована фискальным накопителем. При этом применять ее можно лишь при расчетах за услуги.

О том, как работать с первичкой, вести налоговый учет по правилам 2024 года, рассчитывать и уплачивать налоги в срок, рассказываем на курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С»

После обучения вы получите диплом на 256 ак. часов, который внесем в реестр Рособрнадзора ФИС ФРДО.

Сейчас вы можете записаться и получить новую профессию со скидкой за 15 900 рублей вместо 32 890 рублей.

Записаться

Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер» и стандартам Министерства образования РФ.

Виды бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности могут быть изготовлены компанией самостоятельно или получены от третьих лиц. Перечень документов открыт, но основные виды приведены в таблице.

Вид БСО

Способ поступления

Трудовые книжки и вкладыши к ним

Приобретение в специализированных типографиях

Дипломы и удостоверения

Самостоятельное изготовление, включая подрядный способ

Формы для выписки векселей

Подарочные карты и сертификаты

Чековые книжки

Получение от банка и фонда

Путевки, полученные от СФР и оплаченные за счет средств фонда

Автоматизированные БСО

Формирование с помощью специализированного ПО

Типографские бланки, которые ранее использовались при расчетах за товары, работы, услуги без применения ККТ

Приобретение в типографиях или самостоятельное изготовление

 Учет бланков строгой отчетности

В бухгалтерском учете бланки относятся к запасам для управленческих нужд. Поэтому компания вправе решить, будет ли она сразу списывать затраты на БСО или учтет их в составе материалов (п. 2 ФСБУ 5/2019). Выбранный вариант фиксируется в учетной политике.

Расходы на приобретение документов отражают как затраты по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов. К первым обычно относят траты на изготовления подарочных сертификатов, а ко вторым — оплату за бланки трудовых книжек, чековых книжек.

В случае единовременного списания расходов на бланки в учете формируются проводки:

  • Дебет 20,23, 25, 26, 44, 91-2 и другие Кредит 60 — списаны затраты на покупку БСО;

  • Дебет 19 Кредит 60 — учтен входной НДС в стоимости.

Когда документы сначала включают в состав запасов, бухгалтер делает следующие записи:

  • Дебет 10 Кредит 60 — поступили бланки строгой отчетности;

  • Дебет 19 Кредит 60 — отражен НДС в стоимости;

  • Дебет 20, 23, 25, 26, 44, 91-2 и другие Кредит 60 — документы переданы в подразделение для дальнейшего использования.

При любом из методов БСО нужно отразить по дебету счета 006, чтобы обеспечить контроль их движения. В данном случае цена будет условной: фактическая либо любая другая, к примеру,1 рубль.

Аналитический учет ведется по местам хранения бланков. Это могут быть подразделения или ответственные лица, например, «БСО в бухгалтерии» или «БСО в отделе управления персоналом».

Движение бланков за балансом отражают на основании первичных документов. При этом делают проводки:

  • Дебет 006 «БСО в отделе управления персоналом» — бланки трудовых книжек переданы в подразделение;

  • Кредит 006 «БСО в отделе управления персоналом» — списан испорченный бланк трудовой книжки на основании акта.

Если организация приобретает путевки за свой счет, марки, проездные билеты и другие денежные документы, отражать их за балансом не нужно. Они учитываются на счете 50-3 «Денежные документы»:

  • Дебет 50-3 Кредит 60,76, 71 и другие — оприходованы проездные билеты, почтовые марки и иные денежные документы.

Заполнение бланков строгой отчетности

Порядок формирования документа зависит от его вида. БСО об оказании услуг формируют с помощью ККТ, они по сути аналогичны кассовому чеку. Поэтому БСО должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых приведен в таблице.

Реквизит

Значение

Наименование документы

Бланк строгой отчетности

Порядковый номер

Номер за смену автоматизированная система присваивает самостоятельно

Дата, время и место расчетов

Указывают адрес здания или помещения с почтовым индексом, наименование и номер транспортного средства с указанием адреса субъекта и сайта пользователя.

Время устанавливают в соответствии с часовым поясом места установки системы

Наименование организации или ИП

Сокращенное название компании, Ф.И.О. предпринимателя. Реквизиты заполняют в ККТ до начала использования

ИНН пользователя

ИНН компании или ИП

Система налогообложения

ОСН, УСН-доходы, УСН —  доходы-расходы, патент

Признак расчета

Приход, расход, возврат прихода (расхода)

Наименование услуги, платежа, их количество

В законе конкретных требований нет. Основанием может быть классификатор ОКПД2. Пользователь вправе приводить услугу сокращенно или с дополнительным кодом в соответствии с номенклатурой.

Наименование в БСО должно совпадать с информацией из системы налогоплательщика

Цена услуги

Указывают цену в рублях за единицу с учетом наценок и скидок

Стоимость услуг с НДС с отдельным указанием ставок и сумм по каждой ставке

Заполняют только плательщики налога

Форма расчета

Наличная или безналичная оплата

Должность и Ф.И.О. лица, которое производит расчеты

Указывается во всех случаях, кроме оплаты электронными средствами платежа через Интернет

Регистрационный номер ККТ

Номер, который система присвоила при регистрации. Отображается до начала работы с системой

Заводской номер модели фискального накопителя

Номер из паспорта фискального накопителя

Фискальный признак документа

Генерируется накопителем и отображается автоматически

Адрес сайта, где можно проверить БСО на подлинность

www.nalog.gov.ru

Допустимо не указывать, если субъект работает в местности с плохой связью, на территории военного объекта, органов государственной охраны или внешней разведки (п. 7 ст. 2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ)

Абонентский номер, адрес электронной почты покупателя и отправителя БСО

Реквизит заполняется, если покупателю направляют электронный БСО или ссылку на интернет-адрес, где можно получить документ

Порядковый номер фискального документа

Присваивается системой БСО автоматически

Номер смены

Фискальный признак сообщения

QR-код

Представляет собой двухмерный штрихкод, который содержит закодированные реквизиты проверки бланка

Место установки устройства для расчетов

Заполняют при расчетах с применением автоматических устройств

 Бланки могут иметь и дополнительные реквизиты в зависимости от специфики деятельности продавца. Все данные БСО должны быть четкими и легко читаться в течение шести месяцев со дня печати на бумажном носителе.

В качестве приложения компания или ИП могут выдавать и типографский бланк строгой отчетности, если в нем есть необходимость. БСО, которые разработаны в специализированной типографии или только на бумажном носителе, заполняют по другим правилам. К примеру, это трудовые книжки, дипломы, сертификаты, чековые книжки. Записи в них вносят вручную или при помощи компьютера согласно действующему законодательству.

Формы бланков строгой отчетности

БСО могут быть утверждены законодательством или разработаны субъектом.
Некоторые формы бланков органы власти на федеральном уровне утверждают для определенных форм или видов услуг. Такие документы обязательны к применению на территории всей страны. Например, бланк трудовой книжки утвержден постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, приказом Минкультуры от 29.06.2020 № 702  введены формы экскурсионных путевок, абонементов, а постановлением Правительства от 01.10.2020 № 1586 — форма билетов на общественный транспорт.

Содержание таких БСО должно соответствовать требованиям нормативных правовых актов.

Для документов, сформированных в АС БСО, форма также утверждена законом о применении ККТ. Такие бланки автоматически формируются системой и содержат все обязательные реквизиты.

Что касается самостоятельно разработанных форм, то они обычно включают наименование документа, его номер и серию, название, ИНН и адрес субъекта, который составил бланк, вид услуги и ее стоимость, сумму уплаченных денежных средств, дату оплаты, должность, Ф.И.О. и подпись ответственного сотрудника, который составил БСО.

Как правило, это подарочные карты, сертификаты, а также квитанции, которые выданы предпринимателями, освобожденными от применения ККТ.

Когда БСО поступают в организацию или к ИП из типографии, от банков или фондов, оприходовать их нужно на основании отгрузочных документов: актов на передачу или накладных. Если бланки изготовлены собственными силами, следует оформить накладную на внутреннее перемещение.

После принятия к учету составляется акт о приеме бланков строгой отчетности. Унифицированная форма не предусмотрена, однако документ должен содержать название, место и дату формирования, должности и фамилию с инициалами ответственных лиц, которые принимают БСО. Из акта должно быть ясно, какие именно бланки и в каком количестве получила организация.

В некоторых случаях прием БСО производит комиссия. Тогда данный факт следует учесть при разработке формы акта.

Образец заполнения документа можно скачать по ссылке.

Книга учета бланков строгой отчетности

Все бланки подлежат отражению в регистре бухгалтерского учета на основании акта о приемке. Он может быть оформлен на бумаге или в электронном виде. Так, если компания использует бухгалтерскую программу, таким регистром является оборотно-сальдовая ведомость по счету 006 «Бланки строгой отчетности».

Можно применять и бумажный регистр. Его форма для коммерческих компаний законом не предусмотрена. Поэтому за основу можно взять книгу учета бланков строгой отчетности для бюджетных учреждений.

Все объекты учета такой книги должны иметь хронологическую и систематическую группировку. Каждый бланк отражается по виду, серии и номеру. В книге указывают дату получения и выдачи документа, его условную оценку и количество форм. Получившее бланк лицо проставляет свою подпись. На конец периода в книге выводят остаток.

Обязательным реквизитом является должность, Ф.И.О. и подпись ответственного за ведение регистра лица. При этом несанкционированные исправления документа недопустимы.

При разработке порядка ведения книги учета БСО можно принять во внимание отраслевые правила или правила отдельных организаций.

Специальные требования установлены к учету трудовых книжек. С первого сентября 2021 года субъекты самостоятельно разрабатывают формы таких регистров. Книгу или журнал учета нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и проставить печать при ее наличии.

Что касается автоматизированных БСО, отражать их на счете 006, в книге учета или другом специальном регистре не требуется. Такие документы учитывают непосредственно в программном обеспечении.

Хранение бланков строгой отчетности

Хранить БСО следует в специальных помещениях, сейфах или металлических шкафах. Такой порядок соответствует закону о бухгалтерском учете от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поэтому действует в настоящее время.

Срок хранения бланков зависит от их вида. К примеру, типографские БСО субъекты должны хранить в течение 5 лет после использования или списания. Это касается также корешков от выданных бланков.

Подарочные сертификаты и карты относят к документам о кредиторской задолженности. Поэтому в отношении них тоже действует пятилетний период с момента погашения или окончания срока действия, если они не реализованы.

Автоматизированные БСО, которые переданы покупателю на бумажном носителе, продавец хранить не обязан. К тому же через несколько месяцев печатные бланки быстро выцветают и становятся нечитаемыми.

Требование о хранении действует только для фискального накопителя, в который включена информация о сформированных бланках. Срок хранения составляет 5 лет со дня завершения использования. Также в течение пятилетнего срока данные сохраняют операторы фискальных данных (п. 2 ст. 5 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Для трудовых книжек порядок установлен приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Своим распоряжением руководитель назначает сотрудника, который будет отвечать за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Если для иных БСО предусмотрены особые правила хранения, субъект должен руководствоваться ими.

Списание бланков строгой отчетности

В случаях использования, порчи, неправильного оформления, окончания срока действия или изменения законодательства БСО подлежат списанию.

Бланки можно уничтожить, если закон это позволяет. Как правило, их рвут вручную, измельчают в шредере, сжигают или передают в специализированную организацию для уничтожения. Конкретный порядок выбытия зависит от вида документа.

Трудовые книжки и вкладыши к ним списывают и уничтожают по специальным правилам. Процедуру оформляют актом, в котором приводят номер и серию бланка.

Для подарочных сертификатов, скидочных карт и иных БСО порядок списания не предусмотрен. Организация или ИП разрабатывают его самостоятельно. В правилах обычно утверждают, нужно ли уничтожать бланк, каким способом это сделать и кто из должностных лиц несет ответственность за процедуру.

Также следует разработать и утвердить документы о списании. Например, акт об уничтожении, который закрепляют в приложении к учетной политике.
В документе рекомендуется предусмотреть следующие реквизиты:

  • название компании или Ф.И.О. предпринимателя;

  • дату и место оформления акта;

  • состав комиссии при наличии;

  • перечень бланков к списанию с указанием причины;

  • дату уничтожения документов;

  • подписи ответственного лица или всех членов комиссии.

Образец заполнения акта можно скачать по ссылке.

Если с неиспользованными бланками невозможно совершить мошеннические действия, акт можно составить без комиссии. Речь идет, например, об уничтожении магнитных пропусков после замены замков. В иных случаях безопаснее создавать комиссию.

Для списания типографских бланков при расчетах без ККТ отдельный порядок не установлен. Обычно применяют общие правила для списания первички. При этом определяют количество и перечень БСО, которые в работе больше не используются, и уничтожают их на основании акта о списании. Корешки, копии бланков, испорченные БСО также подлежат списанию по окончании 5 лет хранения при условии завершения проверки.

Начать дискуссию

Бесплатно с 6-НДФЛ

Как в 1С заполнить 6-НДФЛ за 1 полугодие 2024 года: пошаговая инструкция

В 2024 году форма и порядок заполнения расчета 6-НДФЛ в очередной раз претерпели изменения. Рассказываем, как заполнить в 1С 6-НДФЛ за первое полугодие по правилам 2024 года, на что обратить внимание.

Как в 1С заполнить 6-НДФЛ за 1 полугодие 2024 года: пошаговая инструкция
Зарплата

После смены работы доход россиян увеличился на 20%

Те, кто решились поменять место работы в 2023 году, сейчас зарабатывают на 20% больше.

⚡️ Итоги дня: мигрантам ограничат места работы, в США создали автоматизированную домашнюю пивоварню, а хакеры украли криптовалюту на 235 млн долларов

Подготовили обзор главных событий дня — 18 июля 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
РСВ

После увольнения всех работников ИП сдает зарплатные отчеты до конца года

РСВ, ЕФС-1 и персонифицированные сведения о физлицах ИП сдают, только если они являются работодателями.

Вышла новая версия Методических рекомендаций по созданию первичной профсоюзной организации

Федерация независимых профсоюзов России (ФНПР) обновила методичку по созданию профсоюзной ячейки в организации.

Мошенники не могут украсть недвижимость на Госуслугах

Решения по сделкам с недвижимостью принимает Росреестр. Даже если к мошенникам попадет смартфон жертвы, они не смогут перерегистрировать право собственности.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Профсоюзы рекомендуют в жару уходить с работы домой

При плохом самочувствии из-за жары нужно сообщить об этом работодателю, остановить работу и покинуть рабочее место.

Миграционный учет

Как белорусу получить ВНЖ и гражданство РФ в 2024 году

Получение вида на жительство (ВНЖ) и гражданства Российской Федерации — важный вопрос для белорусов. В 2024 году процесс стал проще благодаря межгосударственным соглашениям, предоставляющим льготные условия.

Проверки

Минфин утвердил 8 индикаторов риска для контроля за рынком табака

С 20 июля 2024 года индикаторы риска закреплены приказом Министерства финансов от 11.06.2024 № 87н.

Автоматизация учета

Распознавание корпоративных документов: как не утонуть в море бумаг

Мы подсчитали, что ручной ввод данных из типовых форм занимает у сотрудников 6–7 часов в день. Автономная система Smart Document Engine на смартфоне справляется с подобной задачей буквально за минуты. В этой статье мы расскажем о самых эффективных бизнес-кейсах применения нашей мобильной OCR.

Распознавание корпоративных документов: как не утонуть в море бумаг

Росфинмониторинг начнет контролировать крупные операции с драгметаллами

Участникам нелегального оборота драгоценных камней и металлов установят запрет на списание денежных средств с банковских счетов.

В ГПК может появиться глава о Службе финансового уполномоченного

Служба финансового уполномоченного (омбудсмена) подготовила концепцию внесения изменений в Закон о финуполномоченном и Гражданский процессуальный кодекс (ГПК).

Аутстаффинг

Аутстаффинг иностранного персонала: мифы и реальность 

В условиях потребности в квалифицированных кадрах и оперативном решении задач возрастает популярность аутстаффинга. Однако вокруг этой услуги витает много мифов, которые порождают недоверие и страх. Развеем распространенные заблуждения об аутстаффинге иностранных работников, разберемся в правовой стороне вопроса и осветим реальные преимущества.

Аутстаффинг иностранного персонала: мифы и реальность 
Самозанятые

Почему опасно работать с самозанятыми? Как правильно оформить сотрудника

«Не работайте с самозанятыми!» — об этом кричат из каждого «утюга». Компании начали бояться платить самозанятым, даже в случаях, когда заключение договора с самозанятым обосновано. Хотя на самом деле, главное — не злоупотреблять.

Почему опасно работать с самозанятыми? Как правильно оформить сотрудника
Отчетность в СФР

Как заполнить форму ЕФС-1 по травматизму за полугодие 2024 

До 25 июля 2024 года компании и ИП с сотрудниками должны отчитаться по взносам на «травматизм». Разбираемся, как заполнить отчётную форму.

Как заполнить форму ЕФС-1 по травматизму за полугодие 2024 

Учет основных средств на УСН: гайд для бухгалтера

Применяя УСН «доходы минус расходы», можно уменьшить налоговую базу на стоимость основных средств, приобретенных или созданных своими силами, включая затраты по реконструкции и модернизации (пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК). Разберемся, какие действия помогут бухгалтеру правильно учесть основные средства для расчета налога.

Учет основных средств на УСН: гайд для бухгалтера

Число легальных производителей БАД увеличилось на 86%

Число регистраций в системе «Честный ЗНАК» в несколько раз превысило количество выданных свидетельств о государственной регистрации производителей и импортеров биологически активных добавок.

Как получить субсидии при найме сотрудников

За трудоустройство некоторых категорий работников компания может получить до 75 000 рублей за каждого сотрудника. Разбираемся, что для этого нужно сделать, и какие ограничения для работодателей и сотрудников нужно учитывать. 

Как получить субсидии при найме сотрудников

Обучение управлению бизнес-процессами: 15 курсов в 2024 году

Бизнес-процессы — это повторяющиеся действия внутри компании, например: обработка заявки от клиента, прием на работу нового сотрудника или согласование договора с юристом. Эффективность работы организации напрямую зависит от того, насколько правильно разработаны и описаны алгоритмы операций и исполняются ли они. Научиться внедрять системный подход и управлять бизнес-процессами можно на специальных курсах.

Обучение управлению бизнес-процессами: 15 курсов в 2024 году

Интересные материалы

Банки

Банки начали отказываться от рекламы кредитов

Чтобы не указывать полную стоимость кредитов в рекламе, банки сократили число рекламных кампаний для займов. Они сконцентрировались на рекламе платежных сервисов, вкладов и накопительных счетов.