Как подтвердить расходы на транспондер в командировке
Если сотрудник использовал личное оборудование для оплаты проезда по платной дороге, то эти расходы нужно компенсировать. Но для этого нужно соблюсти несколько условий. Рассказали в статье, как подтвердить расходы на транспондер.
Евгения Михайловаэксперт Школы Клерка
Если сотрудник использовал личный транспондер для оплаты проезда по платной дороге, то работодателю нужно компенсировать эти расходы. Но проезд по таким магистралям должен быть заранее согласован с руководителем.
Если проезд по платной дороге не предусмотрен маршрутом командировки и не согласован с руководителем, то работодатель не обязан компенсировать такие расходы.
Однако если проезд по платным дорогам был согласован с руководителем, и он согласился его компенсировать, важно учесть два момента:
расходы для оплаты проезда по платным дорогам, оплаченные с помощью личного транспондера, должны быть указаны в локальных нормативно-правовых актах (коллективном договоре, правилах внутреннего распорядка), которые регламентируют затраты, компенсируемые сотрудникам;
в учетной политике должны быть указаны документы, которые предоставляет сотрудник для оплаты таких расходов.
Эти нормы в локальных актах позволят обосновать расходы, если у проверяющих появятся вопросы об их целесообразности.
Если сотрудник использовал личный транспондер, то для компенсации расходов ему нужно предоставить документы, которые подтверждают принадлежность устройства. Например, договор с оператором (в нем указываются паспортные данные владельца и номер лицевого счета транспондера).
Транспондер может быть не персонифицирован. Тогда расходы подтвердить будет сложнее — понадобятся документы от оператора, которые подтверждают принадлежность устройства сотруднику.
А факт оплаты можно подтвердить с помощью выписки с персонифицированного счета транспондера. Обычно такой документ можно получить в личном кабинете в блоке «Выписка».