Как исправить неправильные записи в трудовой книжке: порядок и образец заполнения

Ошибки в трудовой книжке исправляют согласно установленным правилам. При внесении изменений важно помнить основное положение:

«Записи, содержащие неверные или некорректные данные в разделах о работе и поощрениях, не исправляются посредством зачеркивания, закрашивания или фальсификации. Ошибочная информация признается недействительной, после чего вносятся правильные сведения».

Организация процессов ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них — обязанность работодателя. За непосредственное выполнение указанных функций ответственность несет специально назначенный сотрудник, утвержденный распоряжением руководителя организации. 

Существуют определенные правила исправления в трудовой книжке, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н. Нельзя сокращать слова типа «Пр.» («приказ»), «Расп.» («распоряжение»), «пер.» («переведен») и др., также не допускаются аббревиатуры «п.» («пункт»), «ч.» («часть»), «ст.» («статья») и полное название нормативного акта — «Трудовой кодекс Российской Федерации».

Записи о наложенных взысканиях в трудовой книжке не фиксируются, кроме ситуаций, связанных с увольнением сотрудников вследствие нарушений дисциплины.

При внесении записей в трудовые книжки работодатель обязан соблюдать правила, установленные приказом Минтруда № 320н, определяющим порядок оформления и учета документов. Согласно этому документу, обязательное внесение в документ предусмотрено лишь для определенных обстоятельств:

• оформление приема на работу новых сотрудников;

• прекращение трудового договора путем увольнения;

• постоянный перевод на другую позицию внутри компании;

• получение сотрудником дополнительного профессионального образования или специальности;

• повышение уровня профессиональной подготовки работников;

• изменение названия занимаемой должности;

• награждение за успешную деятельность и заслуги.

Также необходимо зафиксировать в трудовой книжке смену официального наименования работодателя, если такое событие произошло в процессе работы сотрудника. Другие виды сведений — временные переводы, выговоры или замечания — заносить в книгу недопустимо.

Исправление ошибок возможно как на первой странице трудовой книжки, так и в разделах, отражающих трудовую деятельность и поощрения сотрудника, однако порядок действий отличается. 

На титульном листе ошибку устраняют путем зачеркивания прежней записи и последующего внесения верной информации. По сведениям о новой специальности, профессии и образовании данные дополняют, но не зачеркивают.

Что касается основных разделов — сведений о работе и награждении, то там запрещены любые зачеркивания: ошибочную запись аннулируют, а потом фиксируют достоверные данные согласно Приказу Минтруда № 320н.

Изменение персональных данных работника может потребоваться по ряду обстоятельств: смена фамилии или имени, пропуск буквы кадрового специалиста при внесении ФИО, замена буквы «ё» на «е».

Чтобы исправить запись в трудовой на титульном листе, неправильную информацию аккуратно перечеркивают одной линией, а рядом указывают верные данные. Если строка заполнена полностью, исправленную версию размещают над первоначальной записью.

Кроме того, на внутренней стороне обложки книжки приводится название и реквизиты документа, подтверждающего изменение данных. Это может быть паспорт гражданина, свидетельство о рождении, заключении или расторжении брака и другие официальные бумаги. Обязательно отмечают орган власти, выдавший документ. 

Приведем примеры записей личных данных и их исправлений.

Название организации фиксируется в трудовой книжке без числового обозначения. Чтобы исправить ошибку нужно вписать новое название. Процедура исправления ошибки выглядит следующим образом:

1. В первом столбце указывают новый порядковый номер записи.

2. Во втором столбце прописывают точную дату внесения исправлений.

3. В третьем столбце пишут фразу «Ошибка в наименовании организации» — это означает внесение изменений в запись. А на следующей строке приводят правильное название организации.

Чтобы отменить запись в трудовой книжке ее необходимо аннулировать. Для этого используют фразу «Запись недействительна». Исправления вносят так:

1. В первой графе указывают новый номер записи.

2. Во второй — дату внесения исправлений.

3. В третьей пишут «Запись №…недействительна». Дальше указывают, на какую должность принят сотрудник.

Отсутствующую запись о трудоустройстве сотрудника вносят в трудовую книжку на основании приказа о приеме на работу или трудового договора. Допустить внесение такой записи можно в любое удобное время после обнаружения упущения в оформлении документации. 

Новую запись выполняют под очередным порядковым номером сразу после последней имеющейся строки, соблюдая последовательность датирования (указывается в графе №2 раздела «Сведения о работе»). 

Саму же запись о приеме надо сделать с точной датой фактического начала работы сотрудника, указанной в исходном приказе о найме (фиксируется в графе №3 раздела «Сведения о работе»). Это означает, что внесенная дополнительная запись должна абсолютно точно воспроизводить информацию из первичного документа, ставшего ее основой.

За ошибки в трудовой книжке можно получить административные санкции по ч. 1 и ч. 2 ст. 5.27 КоАП. Размеры санкций такие:

Все сведения о трудоустройстве, перемещении на иную должность, присвоенной квалификации, прекращении трудового договора, а также обо всех формах поощрений сотрудников заносятся в трудовые книжки на основании соответствующих приказов или распоряжений руководства предприятия. 

Эти записи нужно внести не позже 5 дней после выхода распоряжения, а в ситуации увольнения – строго в последний рабочий день. Их содержание должно буквально совпадать с текстом распорядительного документа.

Если обнаруживается ошибка или недостоверная информация в ранее сделанной записи, исправление осуществляется организацией, допустившей неточность, либо новым работодателем на основании официального письма предыдущей фирмы, совершившей ошибку.

Как исправить дату в трудовой книжке? Для этого нужно сделать новую запись.  Чтобы внести необходимые изменения в трудовую книжку, нужно написать «запись недействительна» и далее внести верную дату. 

Для этого нужно указать:

• порядковый номер;

• текущую дату (число, месяц, год);

• информацию, которая не соответствует действительности и на какую ее надо заменить;

• реквизиты приказа или документа, на основании которого делается корректировка.

Например вот так может выглядеть исправление даты увольнения в трудовой книжке.

Корректно заполнять трудовые книжки, а также вести учет рабочего времени, и составлять штатное расписание поможет курс профпереподготовки Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП. А еще на нем вы научитесь работать в 1С:ЗУП — помимо базовых знаний вы узнаете, как оформлять командировки, отгулы, совместительство и удержания из зарплаты.

Сейчас его можно приобрести по скидке 76% за 7 900 руб.

Записаться

После прохождения вы получите удостоверение о профпереподготовке на 256 ак. часов, которое мы внесем в реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора.