Аутсорсинг управления проектами: миф или реальность?

– Андрей, в связи с чем в последние годы управление проектами получило в России особую популярность?

Причин здесь несколько, и основная заключается в эффективности проектных подходов. Когда западные компании, впервые приходившие на российский рынок и развивавшие бизнес с нуля, начали в короткие сроки выходить на лидирующие позиции, роль проектных подходов стала очевидной. Для зарубежных организаций выстраивание всех действий, направленных на развитие, модернизацию, оптимизацию компании, реализуется через проекты. Российские же компании долгое время пытались развиваться в рамках операционной деятельности. В результате, если говорить о финансовой сфере, некоторые организации годами внедряли новые информационные решения – ERP-системы, системы бюджетирования, системы бухгалтерского учета и т.д.

В последние годы ситуация меняется. Отечественные компании проводят массовое обучение сотрудников проектному управлению, обращаются к консультантам по вопросам проектного менеджмента, передают управление проектами на аутсорсинг. Уровень зрелости компаний в части проектного управления растет. Планирование проектов на следующий год стало обязательным, так же как и контроль их реализации в жестко установленные сроки и бюджет. В результате при эффективном управлении проектами компании реализуют большее количество инициатив – улучшают качество существующих услуг, создают новые услуги, выходят на новые рынки, оптимизируют бизнес-процессы и др. Расходование средств становится прогнозируемым, а инвестиции – оправданными. Все это в итоге повышает конкурентоспособность организации. В этом секрет растущей популярности проектного управления.

– Что представляет собой аутсорсинг управления проектами?

При аутсорсинге управления проектами организации передают управление своими проектами компании, специализирующейся на услугах проджект-менеджмента. Такая компания управляет проектами со стороны заказчика – собирает от него различные требования, проводит тендеры, выбирает подрядчиков, ведет проект, сдает его в эксплуатацию и т.д. Хотя за рубежом аутсорсинг управления проектами используется достаточно часто, в России он еще не прижился. Но его активно используют филиалы западных компаний, и потенциал услуги для российских организаций, на наш взгляд, тоже очень велик.

– Почему аутсорсинг управления проектами стал популярен? Что он дает?

Причин появления этого инструмента несколько. Главная – нехватка собственных кадров. Руководители и администраторы проектов – это редкие для рынка и дорогостоящие специалисты. Именно поэтому организации-заказчику гораздо проще обратиться к компании, специализирующейся на соответствующих услугах и обладающей квалифицированным персоналом. Все это позволит заказчику не искать кадры самостоятельно, не создавать под них новую инфраструктуру и потом, в худшем случае, не наблюдать, как их переманивает организация с более высоким уровнем проектной зрелости, а значит, лучшим понимаем специфики отрасли и лучшими условиями труда.

Еще одна причина, являющаяся следствием развития проектных подходов в компании, – это рост количества проектов. У одного из наших быстрорастущих клиентов уже третий год ежегодный прирост проектов составляет 30–50%. Другие причины – вывод непрофильной деятельности на аутсорсинг, стратегическая важность проектов, провалы реализации проектов собственными силами в прошлом, обучение своего персонала через профессионалов.

Преимущества аутсорсинга управления проектами вытекают из причин обращения к услуге. Аутсорсинг не только позволяет решить проблему дефицита квалифицированных ресурсов, но и обеспечивает возможность реализовать большее количество проектов, повысить качество результатов, внедрить передовые технологии управления, повысить профессионализм собственных сотрудников, а также улучшить прозрачность и управляемость компании.

– Какую роль аутсорсинг управления проектами может играть для организации в процессе выстраивания проектных подходов?

Это зависит от уровня зрелости компании в сфере проектного управления и выбранного ей пути развития. В целом каждая организация проходит 5 состояний:

осознание необходимости проектного управления, которое приводит к прохождению обучения управлению проектами отдельными сотрудниками;

понимание благодаря обученным сотрудникам необходимости перемен. В результате обучение проводится для лиц, принимающих решения, и после этого в компании реализуется обследование проектной деятельности. Вслед за обследованием компания получает информацию о своем текущем состоянии в области проектного управления, а также рекомендации по дальнейшему развитию, понимание направления движения. На этом этапе компании действуют по-разному. Есть 3 основных пути:

- внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП), которая включает в себя создание Проектного офиса, внедрение методологии управления проектами и информационной системы управления проектами;

- передача функций управления проектами на аутсорсинг;

- смешанный вариант, когда и внедряется КСУП, и используется аутсорсинг управления проектами.

Наиболее эффективным, как показывает практика, является именно смешанный вариант, т.к. корпоративная система управления проектами может не прижиться из-за сопротивления менеджеров проектов компании, а при использовании аутсорсинга создание КСУП будет происходить не так быстро. Смешанный вариант минимизирует риски.

В результате уже на постоянной основе происходит развитие КСУП, использование аутсорсинга управления проектами, массовое обучение.

организация начинает привязывать управление проектами к своей стратегии, чтобы наиболее эффективно выбирать проекты для реализации и наблюдать реализацию стратегии. Итогом этого состояния является внедрение инструментов управления портфелями проектов и программами.

– Может ли управление проектами быть полезно для бухгалтерии, финансовых подразделений?

Да, может. Основной пользой при эффективном управлении проектами будет оптимизация бизнес-процессов. В 2006 году наша компания обеспечивает управление 12-ю проектами внедрения информационных систем для одного из наших клиентов. По 4-м проектам заказчик – финансовый блок (финансовый отдел + бухгалтерия),  еще в 2-х проектах он активный участник. Плюс можно отметить, что уже раньше для финансового блока нами был реализован ряд проектов. Серьезные планы есть и на следующий год.

Похожим образом ситуация обстоит во многих других компаниях. Внедряются ИС по бухгалтерскому учету, зарплате, переводу отчетности на МФСО, налогам, электронному документообороту и т.д. Достаточно много решений, которые позволяют оптимизировать бизнес-процессы для финансовых отделов и бухгалтерии, сократить затраты, снизить риски, улучшить управляемость. Вот здесь как раз наиболее эффективен аутсорсинг управления проектами, т.к. такие проекты не являются первоочередными для компании и это не основная их деятельность.

Кроме того, эффективное управление проектами позволяет более точно планировать инвестиции в развитие, оценивать сроки возврата инвестиций, сроки получения выгод от проектов.

– Вы сказали, что на аутсорсинг эффективно передавать управление проектами внедрения информационных систем. Существуют ли проекты, которые лучше не отдавать на аутсорсинг и реализовывать своими силами?

Вообще стратегия здесь простая и она определена не только для аутсорсинга управления проектами, а для аутсорсинга в целом. Управление проектами по оптимизации бизнес-процессов эффективнее передавать на аутсорсинг, т.к. это непрофильная деятельность компании (не основные функции). Управлять проектами создания новых услуг, выхода на новые рынки и улучшения основных бизнес-процессов более верно своими силами.

Но на практике компании передают на внешнее управление и ключевые проекты – по причинам, которые уже упоминались: а) нет своих ресурсов, а расти и завоевывать рынок нужно быстро; б) необходимо обучать в работе с профессионалами своих руководителей проектов. Таким образом, аутсорсинг управления проектами может применяться без ограничений.