Удаленное подписание договоров с физлицами — это реально
Не секрет, что популярные системы ЭДО ориентированы на обмен документами с компаниями, ИП и государственными структурами. При этом «за скобками» остается огромный пласт работы с клиентами-физлицами.
Некоторые предприниматели нашли «альтернативу» затратному по времени и деньгам бумажному документообороту: обмен скан-копиями через мессенджеры. Но у этого варианта есть очень существенный недостаток — такие сканы не имеют юридической значимости. И если у вас возникнут какие-то проблемы, защитить свои права будет очень сложно.
Получается, остается только один способ — как и прежде, распечатывать документы, подписывать и отправлять курьером? Нет! Есть гораздо более удобное решение — удаленное подписание цифровых документов при помощи простой электронной подписи (ПЭП).
Преимущество ПЭП заключается в том, что для ее использования не нужно покупать токен и устанавливать специальное программное обеспечение. С оформлением ПЭП не возникает сложностей. Если вам требуется быстро подписать с клиентом документ — на сегодня это действительно оптимальный вариант.
Как это работает
Рассказываем на примере OkiDoki — сервиса, созданного специально для удаленного подписания документов с физическими лицами. Предположим, у вас онлайн-школа, которой нужно подписать договоры об обучении со студентами:
Заполняете сам договор. Можно взять готовый шаблон в сервисе или загрузить свой.
Отправляете ссылку студенту. Ссылку на договор генерирует сервис, а вам нужно только отправить ее клиенту через мессенджер.
Получаете уведомление о подписании. Процесс подписания документа занимает несколько минут. Когда все будет готово, сервис отправит уведомление на вашу почту.
Со стороны клиента процесс выглядит следующим образом. Он открывает ссылку через любой браузер, изучает договор и нажимает кнопку «Подписать». Далее вводит свои данные и получает SMS-сообщение с кодом. После этого остается ввести код из SMS и нажать кнопку «Завершить». Документ подписан.
В каких сферах востребовано удаленное подписание документов с клиентами
Возможностью подписывать документы с физлицами пользуются представители самых различных направлений. Сервис полезен любой компании и любому ИП, который работает с клиентами-физлицами. Это образовательные центры, представители туристической отрасли, сферы производства, медицинские учреждения, ветеринарные клиники, автосалоны и компании, специализирующиеся на различных видах ремонта.
А еще электронный документооборот востребован в сфере посуточной аренды: здесь часто приходится сталкиваться с проблемными клиентами. Поскольку заселение, как правило, происходит дистанционно, подписать бумажный договор с гостями невозможно.
Цифровые договоры имеют юридическую силу
По своей юридической силе документы, подписанные при помощи квалифицированной электронной подписи, ничем не уступают бумажным с собственноручной подписью. И Гражданский кодекс это подтверждает: в ст. 434 указано, что «договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного)».
Сама ПЭП является аналогом подписи собственноручной. Но чтобы подписанный ей документ имел юридическую силу, компаниям и ИП, работающим с физлицами, нужно соблюдать два условия:
Во-первых, это заключение соглашения об электронной подписи. В таком соглашении с клиентом фиксируют способ подписания договора и указывают права и обязанности сторон.
Во-вторых, следует установить, что представляет собой ПЭП именно в рамках взаимоотношений с клиентом. Самый распространенный вариант — это ПЭП в виде кода, который направляется клиенту в SMS.
При работе с физлицами через OkiDoki самостоятельно заниматься подготовкой соглашения и фиксировать ПЭП не нужно. Договоры уже дополнены соглашением, в котором описана как электронная природа документа, так и сама подпись. Это гарантирует соблюдение требований законодательства.
Почему именно OkiDoki
Для многих компаний и индивидуальных предпринимателей переход на ЭДО с физлицами кажется сложной задачей. В действительности это не так: сервис OkiDoki позаботился об удобстве пользователей. Чтобы внедрение цифровых договоров прошло без каких-либо проблем, в OkiDoki сделали подборки документов, из которых можно выбрать готовые шаблоны.
Также в OkiDoki создали мощный редактор документов, благодаря чему договор удастся без труда доработать под свои задачи. А еще можно воспользоваться услугой настройки шаблонов от OkiDoki. Специалисты сервиса добавят шаблон клиента или создадут документ с нуля.
Пять преимуществ работы с сервисом OkiDoki:
Гарантия законности. Электронные документы, подписанные ПЭП через сервис OkiDoki, обладают аналогичной юридической силой по сравнению с традиционными бумажными.
Подписание самых различных документов. С OkiDoki вы сможете подготовить и подписать договоры, акты выполненных работ, расписки и др. По сути, это любые документы, не содержащие высокого риска или конфиденциальной информации.
Экономия времени. Выставить документ на подпись клиенту можно менее чем за минуту.
Гибкость. Сервис позволяет настраивать документы под нужды бизнеса с учетом его специфики и особенностей отношений с клиентом-физлицом.
Доступность. Ценовая политика сервиса дает возможность внедрить ЭДО с физлицами без ущерба для бюджета и сэкономить на подготовке бумажной документации и услугах курьеров.
Чтобы пользоваться сервисом было максимально комфортно, у OkiDoki есть отзывчивая техническая поддержка в чате и по телефону. И еще один важный момент: в OkiDoki подумали не только о бизнесе, но и об удобстве клиентов-физлиц. Клиенту не придется скачивать приложение и проходить регистрацию, для подписания документа достаточно смартфона.
Узнать больше о работе сервиса вы можете на сайте OkiDoki: его сотрудники с удовольствием ответят на все вопросы. При регистрации на OkiDoki у пользователей есть возможность протестировать сервис и убедиться, что подписание документов с физлицами без бумаг и лишних затрат сделает ваш бизнес еще эффективнее.
Реклама: ООО «ОкиДоки», ИНН 6330100935, erid: 2W5zFJLvTZ2
Начать дискуссию