Почему компании автоматизируют загрузку выписок в 1С
Для многих бухгалтеров и финансистов каждое утро начинается с рутинного процесса загрузки банковских выписок в систему 1С.
Ручной ввод данных занимает много времени. Когда бухгалтер получает выписку, ему нужно разнести ее в 1С и сделать проводки. Процедура требует внимательной работы с данными, использования различных справочников. С другой стороны часто, приходится повторять одни и те же действия, например, при разнесении операций по РКО. Или нужно в 1С внести комиссии одной проводкой, для этого приходится считать на калькуляторе или в Excel общую сумму из выписки.
Из-за трудоемкой работы с выписками бухгалтерам порой приходится приходить в офис задолго до начала рабочего дня, чтобы успеть разнести все данные. Часто вводится сменный график работы. Такая ситуация ведет к перегрузке сотрудников и снижению их эффективности.
Другая сложность — несвоевременное предоставление информации о текущих остатках на счетах. Часто руководителю нужно оперативно узнавать количество средств на счетах компании, но информация доступна лишь после полной обработки выписки. Это создает неудобства, особенно если информация нужна срочно, например, для принятия управленческих решений.
Несмотря на то что есть технологии для автоматизации, некоторые компании по-прежнему справляются с этой задачей вручную или при помощи, например, Excel. При этом чем масштабнее бизнес, тем больше операций проводится по счетам, особенно если компания работает со множеством банков, у нее несколько юридических лиц.
Такая структура неизбежно усложняет процессы, связанные с управлением финансами. Ручной ввод данных становится все более трудоемким и влечет ошибки. Бухгалтеры сталкиваются с необходимостью разносить выписки для каждого отдельного юрлица, что значительно увеличивает объем работы и временные затраты. В итоге автоматизация становится не роскошью, а необходимостью.
Система Мультибанк для корпоративного казначейства позволяет обеспечить безопасность платежей, загружать выписки без участия пользователей и снизить ручной труд на 90%, получать информацию по остаткам и обороту по холдингу в режиме онлайн и увеличить скорость отправки платежей. Это возможность работать в одном окне со всеми банками.
Как проводить загрузки выписок в 1С автоматически: 3 способа
Упрощение загрузки через регламентные задания
Первый способ автоматизации процесса загрузки выписок в 1С — это использование регламентных заданий. Хотя этот метод не полностью автоматизированный, он тем не менее упрощает работу сотрудников, позволяет сэкономить время и силы.
Процесс состоит из двух основных шагов. Сначала нужно выгрузить выписку из системы «Клиент-Банк» и сохранить ее в определенной папке на компьютере. Этот шаг требует участия сотрудника, но дальнейшие действия делаются с помощью регламентного задания.
Система «Мультибанк», построенная на базе 1С, автоматически загружает файлы из указанной папки в систему. Это означает, что как только выписка попадает в папку, данные становятся сразу доступны для работы — их не нужно разносить вручную. В результате сотрудники могут сразу получить доступ к актуальной информации о денежных остатках.
Преимущество метода — возможность использования шаблонов для автоматического распознавания и обработки выписки. Это позволяет системе самостоятельно идентифицировать поступления по договорам, прием платежей и прочие операции. С помощью специальной маски (шаблона) система выделяет ключевые реквизиты, например НДС, подразделение, и другие, которые могут быть указаны в выписке. Это упрощает процесс, особенно в случае большого количества операций.
Иногда компании ведут бухгалтерский учет в одной системе, а для управления ликвидностью используют другие инструменты. Выписка загружается в бухгалтерскую программу для отражения операций и подготовки финансовых отчетов. При этом те же данные могут быть использованы в другой системе для анализа движения средств и управления финансовыми потоками.
Отправка выписки на электронную почту
Второй способ автоматизации загрузки выписок в 1С реализуется с помощью электронной почты. Это метод особенно актуален для компаний, сотрудничающих с банками, которые предлагают функцию автоматической отправки выписок на заданные электронные адреса.
Суть метода заключается в следующем: банки, с которыми у компании установлены договоренности, автоматически отправляют выписки на электронную почту организации с заданной периодичностью. Для этого часто создают отдельный электронный ящик, специально настроенный для приема таких данных.
После того как выписку отправляют на электронную почту, она автоматически загружается в систему. Важный элемент процесса — проверка целостности данных и верификация отправителя. Эта процедура позволяет убедиться, что выписка поступила от надежного источника. После загрузки данные сразу становятся доступными для использования и автоматической обработки в системе.
Этот метод особенно полезен в ситуациях, когда банк не поддерживает иные технологии передачи данных. Автоматизация через электронную почту позволяет компаниям сэкономить время и ресурсы, избавляя их от необходимости вручную загружать выписки в систему.
Интеграционные технологии банков
Третья группа способов автоматизации загрузки выписок — наиболее современные и технологически продвинутые. Они базируются на использовании интеграционных технологий, поддерживаемых разными банками. В отличие от других способов, где нужно файл сначала должен быть загружен в папку или отправлен на почту, здесь система сама отправляет запрос в банк и получает актуальную выписку.
Можно настроить загрузку в любое время. После получения выписка автоматически обрабатывается и данные разносятся в системе, что делает этот способ самым быстрым, безопасным и надежным.
SFTP-технология (технология первого поколения) — в сетевую защищенную (S в SFTP означает «безопасная») папку банк выкладывает файлы с выписками, либо вы выкладываете в нее файлы, которые банку нужно забрать и исполнить. В этой технологии обмен с банком происходит через сетевую папку.
Host-to-Host технология (технология второго поколения) — это прямое соединение между сервером вашей компании и сервером банка без использования промежуточных файлов.
Это технология сложнее для реализации со стороны банка. Она обеспечивает более быстрый обмен данными, но требует серьезных технических настроек.
API-интеграция (технология третьего поколения) — это самый современный способ взаимодействия с банком. Ваша система может отправлять запросы в банк напрямую и получать ответы в режиме реального времени.
Вы настраиваете автоматическое расписание, когда ваша система должна запрашивать данные у банка. В заданное время она автоматически отправляет запрос в банк, который обрабатывает его и мгновенно возвращает нужную информацию.
Эту технологию используют технологически продвинутые российские банки, например «Альфа-Банк», «СБЕР», «Т-Банк» и др.
Интегрируйте с банками вашу учетную, казначейскую или ERP-систему, используя открытые банковские API, с помощью системы Corp.bank. Это мультибанк для корпоративного казначейства, который позволяет сократить до 90% рабочего времени при взаимодействии с банками.
Как выбрать оптимальный способ загрузки выписки в 1С
Тренды указывают на то, что в дальнейшем в банковской индустрии будут продолжать развиваться интеграционные технологии — они превосходят другие имеющиеся на рынке и позволяют банкам значительно улучшать свои операционные процессы и взаимодействие с клиентами.
При этом сегодня из примерно 355 банков в стране лишь около 80 активно используют интеграционные технологии. Это значит, что у многих банков есть потенциал для совершенствования и внедрения более современных решений.
Первое, что нужно учитывать при выборе способа загрузки выписки в 1С, — поддерживает ли ваш банк интеграционные технологии.
Второй важный фактор — требования к безопасности. Первый способ считается менее защищенным, так как бухгалтер выгружает выписку вручную, и есть риск модификации важных данных, например, платежных реквизитов. Сотрудник может несознательно или намеренно изменить файлы перед их загрузкой в систему.
Когда банк отправляет файл на электронную почту, данные загружаются в систему автоматически, что снижает риск человеческих ошибок. Наиболее безопасный способ — интеграционные технологии. При этом внутри них самыми защищенными считаются API и Host-to-Host, потому что взаимодействие между 1С и системой банка происходит напрямую, без использования файлов. Таким образом минимизируется риск изменения данных.
Третий критерий выбора — индивидуальные особенности компании. Это финансовые возможности, квалификация сотрудников, стратегия компании в области технологий, планируемые сроки внедрения.
В конечном итоге выбор подходящей технологии должен основываться на том, какие технологии поддерживает ваш банк и какой вариант лучше всего соответствует задачам и ресурсам компании.
Инструкция по загрузке выписки с помощью интеграции с банком через УПСК (CORP.BANK)
Обработка «Мультибанк» показывает данные только по тем организациям и банкам, для которых настроен обмен.
1. Чтобы загрузить информацию из банка, перейдите на вкладку «Загрузка из банка». Доступны следующие данные:
банковские выписки (документы «Списание на расчетный счет» и «Поступление с расчетного счета»);
входящие сообщения произвольного формата.
2. Если канал прямого обмена с банком не работает, можно загрузить выписку банка файлом, предварительно полученным в «Клиент-банке». Обязательный критерий — наличие второй настройки обмена для загружаемой пары организация и банк (одна настройка обмена — для канала Host-to-Host, вторая настройка обмена — для выгрузки/загрузки файлов).
3. Если при разборе выписки нужно автоматически создавать не найденные карточки контрагентов и их счета, перед запросом выписки установите галочку для реквизита «Создавать не найденные элементы».
4. Для ручного получения выписки необходимо нажать на кнопку «Запросить выписку» — «Забрать имеющуюся выписку из банка» или «Сформировать текущую версию выписки банка».
5. Если запрос выписки нужно подписать с вводом пин-кода или без ввода пин-кода, на экране отобразится окно выбора сертификата подписи и ввода пароля. Выберите сертификат подписи с видом «Запрос выписки», введите пин-код, если требуется.
6. В загруженных выписках система автоматически определяет номер договора из назначения платежа, если номер содержит более трех знаков и хотя бы один из них — цифра (без учета пробелов).
7. Если в системе есть ранее созданные документы, при загрузке выписки они отобразятся в виде гиперссылок. Если в результате загрузки выписки система не подобрала уже имеющийся документ, а он есть, его можно выбрать вручную.
8. В системе также работает регламентное задание, которое забирает из банка сформированную им выписку. При ручном запросе в банк направляется команда сформировать выписку — тогда загрузка может потребовать немного больше времени.
Система также хранит выписку в формате банка с его подписью. Также можно сохранить выписку и печатные формы в формате PDF. Автоматическое сохранение происходит раз в сутки при первом запуске регламентного задания по запросу выписки за предыдущий день.
Также можно исключать отдельные операции выписки при создании документов «Поступление на расчетный счет», «Списание с расчетного счета».
Если банк направил вложение к письму, его можно сохранить по соответствующей кнопке в выбранный пользователем каталог.
Также в обработке «Мультибанк» можно получить и сохранить в системе данные о сроках действия сертификатов, которые обслуживают обмен с банком по каналу Host-to-host.
Corp.bank — это шлюзовой модуль, который можно интегрировать с одной или несколькими учетными, ERP- или казначейскими системами компании. Решение включает единое окно для обмена документами со всеми подключенными банками, поддерживает открытые банковские API и обеспечивает автоматическое получение выписок. Сочетая шифрование трафика и обмен данными между серверами клиента и банков, Corp.bank предлагает максимальную безопасность и эффективность для работы с финансовыми документами в масштабах всего холдинга.
Реклама: ООО «КАЗНАЧЕЙСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 9731067462, erid: 2W5zFGnZFSp
Начать дискуссию