Благодарственное письмо: как правильно написать, шаблон, образец

Как написать благодарственное письмо, что в нем указывать и в каком формате это делать — рассказали в статье.

Благодарственное письмо — это одна из форм делового письма, которую используют для нематериального стимулирования работников за достижения, а также для выражения уважения руководителю от подчиненных и признательности деловым партнерам.

Этот документ служит доказательством того, что компания не только испытывает благодарность, но еще и уделяет время, чтобы выразить ее в письменной форме. Получатель расценивает такое письмо как знак персонального уважения и объективной оценки его вклада, а также как подтверждение того, что его усилия и добросовестное выполнение обязанностей были замечены.

Последний аспект особенно значим, поскольку выражение благодарности деловым партнерам в письменном виде может способствовать получению дополнительных выгод в будущем.

Благодарственное письмо чаще всего пишут формально-юридическим языком. Законодательно вопрос содержания и формы не урегулирован. В деловом обороте сложилось несколько обязательных пунктов, которые указывают в письме:

1. Шапка. В этом разделе указывается информация об отправителе: наименование компании, ее реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН), юридический адрес.

2. Обращение к получателю. Обычно используют оборот «Уважаемый(ая)».

3. Содержание. В этом разделе перечисляют заслуги, за которые благодарят сотрудника или компанию.

4. Подпись. В конце письма уполномоченное лицо ставит подпись и расшифровку.

Современные компании могут использовать как электронный формат, так и бумажный. Тем более, что законодательно это никак не регулируется. Все зависит от удобства и корпоративной культуры. Например, если в компании организован КЭДО, составлять бумажное благодарственное письмо не имеет смысла.

В общем случае на благодарственных письмах не ставят печать компании, если только это не предусмотрено внутренними документами. Печать ставят для большей официальности — например, когда пишут письма партнерам или клиентам-юридическим лицам и ИП.

Так как у письма нет юридической силы, для придания ему формального вида хватает подписи генерального директора или другого уполномоченного лица. 

Существует несколько видов благодарственных писем: для сотрудников, руководителей, клиентов и партнеров. Все они пишутся по-разному. Собрали основные отличия в таблицу:

Благодарственное письмо сотруднику используют как форму нематериального поощрения. Это повышает мотивацию и способствует улучшению лояльности сотрудника к компании.

Благодарственное письмо для сотрудника может выглядеть так:

Скачать образец благодарственного письма сотруднику.

Скачать бланк благодарственного письма сотруднику.

Такие письма бренды часто отправляют, когда люди подписываются на рассылку, или делают заказы. Цель таких писем — повышение лояльности. Поэтому помимо благодарности в содержание включают полезную информацию. Например, инструкцию или навигацию по сайту, полезные ссылки или скидки.

Компании часто отправляют друг другу такие письма, подчеркивая успешное сотрудничество. Адресаты нередко размещают подобные благодарности в клиентских зонах офисов либо публикуют их фотографии на сайтах. Фактически, это способ продемонстрировать свою высокую квалификацию, профессионализм и надежность.