21 июл. 2025 г. в 14:34Увольнение

Что выдать при увольнении, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки: список документов для бухгалтера (2025)

С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки — по собственному выбору или потому, что впервые устроились после перехода на электронный формат. При увольнении таких работников бухгалтеру важно не допустить ошибок и выдать полный комплект документов. Разбираемся, что именно включить в пакет, чтобы всё было по закону.

С 2020 года работники вправе отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и выбрать только электронный формат. Если такой сотрудник увольняется, бухгалтеру важно понимать, какие документы следует выдать вместо традиционной трудовой. Разбираемся, что входит в комплект обязательных бумаг.

Спойлер
При отсутствии бумажной трудовой книжки ключевым документом при увольнении становится форма СТД‑Р. Вместе с ней бухгалтер выдает расчетные и страховые документы. Если бывший сотрудник запрашивает другие сведения — выдать их нужно в установленный срок. Так вы избежите претензий и проверок.

Обязательные документы

Если бумажная трудовая книжка не оформлялась, при увольнении сотрудника вы обязаны выдать:

1. Форма СТД‑Р
Это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, если у сотрудника нет бумажной книжки. В форму вносятся сведения:

о приеме на работу;
о переводах (при наличии);
об увольнении (с указанием основания и статьи ТК РФ).

Форму СТД‑Р выдают:

в бумажном виде — с подписью и печатью работодателя (при наличии),
либо в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью (по согласованию с работником).

Документ должен быть выдан в день увольнения. При задержке работодатель обязан выдать его по письменному запросу сотрудника — не позднее 3 рабочих дней.

2. Расчетный лист
В день увольнения сотруднику нужно передать расчетный лист с расшифровкой:

заработной платы,
компенсации за неиспользованный отпуск,
иных начислений и удержаний.

3. Сведения о страховом стаже (ЕФС-1, подраздел 1.2)
Этот документ подтверждает стаж для целей пенсионного и социального обеспечения. Его включают в обязательный пакет.

4. Выписка из расчета по страховым взносам (раздел 3)
Подтверждает сумму страховых взносов, уплаченных за сотрудника. Предоставляется в связи с завершением трудовых отношений.

Дополнительно — по запросу работника

Некоторые документы не входят в обязательный комплект, но должны быть выданы при обращении работника:

Копии приказов о приеме, переводах и увольнении.
Справка о доходах и суммах НДФЛ (ранее — 2-НДФЛ).
Справка по форме 182н — нужна для расчета пособий на новом месте работы.
Копия трудового договора и дополнительных соглашений, если сотрудник ее не сохранил.
Прочие документы по письменному запросу.

Возврат личных документов

Не забудьте вернуть оригиналы личных документов сотрудника, если они хранились в отделе кадров: СНИЛС, паспорт, дипломы и т.д.

Как действовать, если сотрудник не пришел за документами

Если работник не явился в день увольнения, уведомите его письменно о необходимости забрать документы либо дайте согласие на отправку по почте. При письменном запросе работника документы должны быть выданы в течение 3 рабочих дней.