Автоматизация учета: CRM, 1С и ГИС от заявки до закрывающих документов

Автоматизация — это не про то, чтобы поставить модную программу и ее внедрить. Она нужна, чтобы вернуть бухгалтеру его время. 

Иногда появляется ощущение, что бухгалтер работает не в учете, а в постоянном восстановлении контекста. Бухгалтер параллельно делает множество дел: пишет в мессенджер, разговаривает с директором, смотрит запрос от банка и отвечает налоговой. Сотрудник задает вопрос по поводу документа, который точно отправляли.

И при этом у бухгалтера открыты все вкладки, которые можно. Это очень узнаваемая картина. Не потому что бухгалтеры любят хаос, а потому что процессы часто устроены так, что вся система держится на человеческой памяти. 

И бухгалтеру приходится не просто пользоваться той информацией, которая уже есть, и выполнять те задачи, которыми он занимается, но еще отвлекаться и перепрыгивать из задачи в задачу, из процесса в процесс. Когда-то мы начали смотреть, куда реально уходит рабочий день, и стало очень неприятно. Человек весь день занят, но не сидит без дела. 

Если мы хотим вернуть бухгалтеру время, нам нужно автоматизировать не только проводки. Мы все привыкли уже к 1С и к автоматизации проводок и к тому, что декларации формируются автоматически. Нам нужно убрать потери времени вокруг процесса. 

Я очень люблю формулировку «автоматизация сжимает время», потому что часто, когда бухгалтер слышит «автоматизация», он думает, сейчас опять будет какая-то сложная программа, которую нужно изучить, внедрить, настроить, а у меня нет времени.

Но настоящая автоматизация работает наоборот: она берет длинный путь задачи и делает его короче:

Автоматизация нужна не только компаниям-аутсорсерам, она нужна всем бухгалтерам, потому что у всех бухгалтеров есть одна боль – нет времени. Сегодня моя задача показать, где именно это время можно освободить.

Я хотела сделать так, чтобы бухгалтеры работали спокойно, без аврала, без хаоса, без удержания в голове. Мы описали эти процессы, сделали громадное количество работы на сегодня, и таким образом и появилась наша онлайн-школа «Я Аутсорсер».

Когда говорят про автоматизацию, многие сразу думают про 1С. Хаос начинается намного раньше, не в отчетности, не в проводках, не в закрывающих документах. Он начинается в моменте появления задачи: кто-то позвонил, написал, отправил голосовое, попросил быстро посмотреть. И если задача появилась хаотично, дальше весь процесс уже будет хаотичным. 

Поэтому автоматизация начинается не с программы, а с порядка появления задачи. Если вы хотите освободить время бухгалтера, сначала нужно посмотреть не на то, как он делает проводку, а на то, как к нему вообще попадает задача.

Если сказать очень простым языком, речь идет не про набор программ, а про маршрут. У задачи должен быть путь — она появилась, зафиксировалась, попала в СRМ, стала задачей, получила ответственного и срок. 

Потом она дошла до 1С, ЭДО, закрывающих документов и ответа клиенту. Если между сервисами нет маршрута, бухгалтер снова становится переносчиком данных. Jн берет информацию и из одного места несет в другое, потом в третье, потом еще сверяет руками.

Сегодня клиент может написать голосовым в мессенджер в 23.00, сообщение автоматически попадает в CRM. Когда приходит сотрудник на работу, он создает задачу, назначает ответственного, ставит срок и конечно же отвечает клиенту, что задачу приняли, сделаем тогда-то, и уже это видит все бухгалтерская группа.

Один из сильных шагов, который мы сделали, мы перестали принимать задачи по телефону. Не жестко, не с позиции нам нельзя звонить, а мягко с позиции выгоды для клиента. Мы объясняли это так:

СRМ в бухгалтерии— это не просто воронка, а память процесса. То, что не должен каждый раз вспоминать бухгалтер. Клиент не всегда понимает, насколько масштабной была работа бухгалтера. Например, руководитель хочет видеть реальную задолженность, быстрые платежи и чтобы бухгалтерия звонила контрагентам, а бухгалтер в это время наводит порядок в 1С.

Для клиента и директора это может выглядеть так, что нет быстрого обещанного результата. А внутри была огромная работа по восстановлению данных, распознанию ошибок, приведению базы в порядок, настройке процессов, чтобы дальше работать нормально. Но если это не зафиксировано, рождается конфликт ожиданий.

Поэтому СRМ нужна еще и для того, чтобы показывать масштаб работы. Чтобы было понятно, что мы обещали, что входит в обслуживание, что уже сделано и почему сначала нужно навести порядок в системе.

Очень частая проблема у нас в бухгалтерском бизнесе— это клиент подписал договор, а дальше начинается ручной режим. Кто-то должен вспомнить, что нужно создать проект, кто-то запросить доступы, кто-то должен подключить сервисы. 

Нужно поставить регулярные задачи. Если в этот момент все держится на памяти, клиента очень легко потерять. Мы пошагово описали процесс запуска клиента в работу и создали шаблон задачи.

Теперь у нас нет проблем, что клиент забыл и ушел. После подписания договора запускается маршрут, что нужно сделать, кто ответственный, какие сроки и какие сервисы подключать и что проверить.

Раньше подготовка документов нашей компании могла занимать до пяти дней, потому что нужно было поднять архивы, найти документы, запросить недостающие, собрать руками, восстановить переписки, отсканировать все это. Что сделали мы, чтобы изменить этот процесс?

Мы перевели 80% на электронный документооборот, стали использовать автоматические системы, вводим первичные документы в 1С, подгружаем документы в систему, а сопроводительное письмо пишем с помощью искусственного интеллекта.

И за счет этого время подготовки документов по запросу налоговой сократилось с пяти дней до двух часов. Это огромная разница в нагрузке на команду. И это снова не про красивую программу, не про то, что нужно долго настраивать. Это про то, что бухгалтер перестает тратить неделю на поиск и сбор того, что уже должно быть в системе.

Иногда кажется, что автоматизация— это обязательно что-то отдельное, сложное и новое. Но очень многое уже можно сделать внутри связки инструментов, которые бухгалтер и так использует. 

Итак, нужно связывать системы между собой. Бухгалтер начинает делать одни и те же действия несколько раз, если этого не сделать. Например: выгрузил выписку, занес в таблицу, перенес в 1С, потом еще раз сверил вручную.

В этот момент человек работает уже не бухгалтером, а интерфейсом между программами: банк отдельно, 1С, СRМ, СБИС, маркетплейсы, и человек начинает переносить одну и ту же информацию руками. Интеграции нужны, чтобы убрать двойную работу.

На сегодняшний день существует автоматическая загрузка банков, разных ставок НДС, кассы, маркетплейсов, все это сокращает количество ручных действий. И мы снова возвращаемся к основной проблеме, которая решится — у бухгалтера наконец-таки появится время.

Проблема дебиторки у нас часто бывает. Недавно у одного из наших учеников увидела задолженность в размере 1,5 млн руб. И не потому что клиенты им не платили принципиально, а потому что в хаосе работы руководитель просто не выставлял вовремя счета своим клиентам. 

И получается странная ситуация. Бухгалтерский бизнес сам кредитует клиентов, потому что процесс не автоматизирован. Мы настроили автоматическое выставление счетов через бухгалтерское дело и решили эту проблему раз и навсегда.

Теперь счета формируются и отправляются клиентам автоматически до 5 числа текущего месяца. И оплата тоже отслеживается автоматически. 

Я даже придумала, как мне отработать возражение клиента и убедить его, что нам нужно платить заранее, почему клиент должен внести предоплату. Я ему просто объяснила, что в нашу себестоимость, чтобы не увеличивать цену, не входит стоимость юриста по взысканию дебиторской задолженности. И клиент сразу понял, принял и подписал документ и договор, в котором была предоплата.

Бухгалтеры вынуждены все время держать руку на пульсе и быстро адаптироваться к новым реалиям. Чтобы разложить все по полочкам удобно пользоваться Клерк.Системой — в подписке выходят разборы законов, мини-курсы, вебинары и конспекты к ним.

Подписчики также получают доступ к базе консультаций и могут задать вопросы по интересующей теме практикующим экспертам.

Вы можете оформить подписку на месяц за 1 190 рублей (14 280 руб. в год) или купить сразу годовой тариф за 11 400 рублей вместо 14 280 рублей.

Выбрать тариф

Заручитесь информационной и экспертной поддержкой с подпиской на Клерк.Систему, чтобы работать спокойно и уверенно по новым правилам весь год!