Может ли организация на УСН 15% учесть в расходах оплату аренды квартиры сотруднику

Организация на УСН «Доходы минус расходы» вправе учесть в расходах стоимость аренды квартиры и коммунальных услуг, но только при соблюдении условий:

1. Если сотрудник в командировке, то расходы на аренду жилья можно учесть по пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК, но только за дни фактического проживания. Если квартира простаивает, то эти дни не учитывают в расходах.

2. Если сотрудник постоянно работает в другом городе. Тогда аренду рассматривают как часть оплаты труда в натуральной форме.

Чтобы учесть расходы на оплату труда в натуральной форме необходимо:

• закрепить условие об обеспечении жильем в трудовом (или коллективном) договоре;

• учесть лимит: натуральная часть зарплаты не должна быть более 20% от месячной зарплаты сотрудника (с учетом премий и надбавок) по ст. 131 ТК;

• сохранить подтверждающие документы: договор аренды, акты, платежные поручения и т. п.;

• подтвердить экономическую обоснованность расходов (производственную необходимость переезда сотрудника).

Служебная командировка — поездка на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места работы.

На УСН «Доходы минус расходы» можно учесть расходы на командировку. Они прямо поименованы в закрытом перечне как командировочные по пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК. Главное — документально подтвердить операцию и экономически обосновать.

НДФЛ при оплате аренды в командировке не возникает. Это компенсация, которая связана с выполнением трудовых обязанностей по п. 1 ст. 217 НК. При наличии документов выплата освобождается от НДФЛ полностью.

Объекта обложения страховыми взносами тоже не возникает. Эти выплаты — компенсация, которая прямо исключена из облагаемой базы по пп. 2 п. 1 ст. 422 НК.

Главное условие — пребывание сотрудника в городе носит временный и служебный характер.

При постоянной работе в другом городе можно учесть расходы на УСН как часть оплаты труда в натуральной форме по ст. 255 НК. Учитывают только до 20% от месячной зарплаты сотрудника при условии, что это закрепили в договоре.

При постоянной работе оплата аренды облагается НДФЛ. Это доход сотрудника в натуральной форме, из которого нужно удержать налог со всей стоимости аренды.

Выплата облагается страховыми взносами. На всю сумму аренды начисляют страховые взносы как на выплату в пользу работника.

Исключение: НДФЛ и взносы не начисляют, если обязанность возмещения расходов на жилье установлена законом (например, для работников в районе Крайнего Севера или вахтовиков).