Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: разбираем риски, исключения и разницу между ГИС ЭПД и ГосЛог

Суть проблемы. Почти каждый второй запрос в поддержку операторов ЭДО начинается с фразы: «А нам ведь нужно регистрироваться в ГосЛоге прямо сейчас?» Или наоборот: «Мы зарегистрировались в ГосЛоге, значит, электронные накладные уже не нужны?» Это следствие того, что государство ввело две параллельные реформы, и бизнес их механически склеивает.

Ответ простой — это разные системы с разными задачами.

ГИС ЭПД работает с 2022 года в добровольном режиме. Система не требует прямого входа — вы работаете через специального оператора, а тот передает данные в ГИС ЭПД. При сбоях связи данные накапливаются у оператора и синхронизируются после восстановления, перевозка не останавливается (доступность системы — 99,5 %).

ГосЛог — это Национальная цифровая транспортно-логистическая платформа. Она включает реестры, цифровые профили участников и сервисы контроля. Для перевозчиков регистрация в ней станет обязательной только с 1 марта 2027 года, но уже сейчас экспедиторы обязаны быть в реестре.

Почему это важно для бухгалтера — если вы работаете с экспедитором, проверьте его наличие в реестре. Это можно сделать на сайте Минтранса или через сервисы проверки контрагентов. Отсутствие записи — риск, что ФНС признает расходы необоснованными по ст. 54.1 НК.

Минтранс провел рабочую встречу с представителями АПК, ФНС, операторами ИС ЭПД и отраслевыми объединениями. На совещании 16 июля 2026 года замдиректора Департамента цифрового развития Виталий Техтелев подчеркнул: 

«После 1 сентября электронный перевозочный документ становится базовой формой оформления. Бумажный документ сохраняется только в тех случаях, которые определены приказами Минтранса об изъятии. Мы учитываем мнение бизнеса, но бизнес также должен понимать и реализовать новые правила». 

То есть регулятор не планирует давать поблажек, кроме строго прописанных.

Основные выводы совещания:

• Система готова. ГИС ЭПД отработана, отказоустойчивость высокая, операторы настроены. Сбои не приведут к остановке перевозок.

• Бумага — исключение, а не правило. Перечень из приказа от 01.06.2026 № 262 закрыт, но Минтранс прорабатывает его расширение для сельхозпроизводителей (когда грузоотправитель и грузополучатель — разные юрлица внутри одного холдинга, но право собственности не переходит). Пока это только планы.

• Разграничение перевозки и экспедиции по фактическим документам. Если компания указана в накладной как перевозчик — это перевозка. Если она только организует процесс — это экспедиция. Это ключевой критерий для определения, кто считается грузоотправителем.

• ФНС не меняет подходы. Действующий формат ЭТрН продолжает применяться. Принципы налогового контроля сохраняются — инспекторы запрашивают документы в рамках проверок исходя из обстоятельств.

По общему правилу с 1 сентября 2026 года транспортная накладная должна быть электронной. Законодатель оставил лазейки, но они жестко ограничены. Все случаи, когда бумага допустима, перечислены в приказе Минтранса от 01.06.2026 № 262. 

Полный перечень случаев, когда допускается бумажная ТрН (и заказ, и заявка):

1. Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо. Например, перемещение между своими складами.

2. Перевозка для личных, семейных, домашних нужд граждан (не связанных с предпринимательством).

3. Военные перевозки с участием Минобороны.

4. Перевозки для неаккредитованных филиалов иностранных компаний.

5. Отсутствие доступа к интернету в населенных пунктах из перечня Правительства (распоряжение № 1855-р).

6. Технический сбой в ИС участника или оператора, подтвержденный через ГосСОПКА.

7. Перевозки драгоценных металлов и камней.

8. Каботажные перевозки юрлицами стран ЕАЭС.

Если вы перевозите вещи для себя (например, переезд) и заказываете машину как физлицо, вы не обязаны использовать ЭТрН. Но на практике большинство перевозок — коммерческие.

Один из страхов бизнеса — «а если у нас пропадет интернет, машина встанет?». Система спроектирована с учетом таких рисков.

Как работает ГИС ЭПД при сбоях:

• Участники работают не напрямую с ГИС, а через оператора ИС ЭПД. Если связь между оператором и ГИС прервана, документы накапливаются у оператора и передаются после восстановления. Перевозка не останавливается.

• Если у самого участника (например, у склада) пропал интернет, водитель подписывает титул в мобильном приложении офлайн. Данные сохраняются и отправляются позже. Инспектору на дороге можно предъявить QR-код, сохраненный на телефоне (или распечатанный динамический код).

• Технические сбои фиксируются автоматически через ГосСОПКА — Государственную систему обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак. Подключение к ней бесплатное через ФГУП «ЗащитаИнфоТранс». Если сбой зафиксирован, это является основанием для оформления бумажной накладной (см. исключение № 6 из приказа № 262).

Если же у вас просто «упала» база данных, но это не зафиксировано в ГосСОПКА, сослаться на технический сбой не получится. Придется либо ждать восстановления, либо надеяться на лояльность инспектора.

Это исключение для отдаленных районов. Перечень утвержден распоряжением Правительства от 10.07.2025 № 1855-р. Если ваш маршрут проходит через такие точки, бумага допустима.

Эти случаи узкоспециализированные, большинство бизнесов с ними не сталкиваются.

На том же совещании Минтранс сообщил, что прорабатывает расширение перечня для сельхозпроизводителей: когда грузоотправитель и грузополучатель — разные юрлица внутри одного холдинга, но право собственности на груз не переходит (например, перемещение зерна с поля на элеватор дочерней компании). Пока это только обещание, но бизнес ждет.

Это самый распространенный случай, рассмотрим его отдельно. В реальной бизнес-практике это встречается в следующих сценариях:

1. Перемещение товаров между собственными складами или торговыми точками. У компании есть центральный распределительный центр (РЦ) в Подмосковье и сеть магазинов по всей России. Когда товар едет из РЦ в магазин, собственник груза не меняется — им остается юридическое лицо компании. 

Пример. ООО «Альфа» отгружает партию товара со своего склада в Домодедово на свой же филиал в Екатеринбург. Договор перевозки заключается с транспортной компанией, но отправитель и получатель в документах — одно и то же ООО «Альфа».

2. Доставка сырья от поставщика напрямую на производство. По условиям договора поставки право собственности может переходить к покупателю еще на складе завода-изготовителя, но физически машина везет груз сразу на завод покупателя, минуя его промежуточные склады. В цепочке документов покупатель выступает покупателем у поставщика (как плательщик), а для нанятого перевозчика он одновременно является и тем, кто сдал груз (отправитель), и тем, кто его принял (получатель).

Пример. Завод металлоконструкций закупает стальной лист. Право собственности переходит на заводе металлопроката, но машина едет прямо в цех заказчика. Заказчик сам оформляет ТрН, где ставит свою печать в обеих графах.

3. Возврат брака, излишков или тары поставщику. Когда компания возвращает некачественный товар или пустую многооборотную тару владельцу, она сама организует логистику через наемного перевозчика. Юридически инициатор возврата (он же отправитель) и адрес, куда возвращается актив (он же получатель), принадлежат разным компаниям.

4. Использование собственного транспорта для доставки клиентам. Если ваша компания продала товар клиенту, но вместо того чтобы клиент прислал своих логистов, ваш отдел доставки сам привез заказ на машине вашей фирмы. Вы сами погрузили (отправитель) и сами выгрузили у двери клиента (получателя). Так как автомобиль принадлежит вам, для налоговой важно подтвердить использование ГСМ и рабочего времени водителя. Здесь бумажный путевой лист закроет вопрос расходов, а ТрН по п. 7 подтвердит факт перемещения ТМЦ силами привлеченного стороннего перевозчика, если вы решили усилить документальное подтверждение сделки.

5. Межфилиальная передача основных средств или инвентаря. Перемещение офисной мебели, оргтехники, производственного оборудования или служебных автомобилей между подразделениями одного юридического лица. Например, головной офис передает старое серверное оборудование в открывающийся региональный филиал. Транспорт нанимает головная компания, она же сдает и принимает имущество.

Важные юридические нюансы этой схемы:

• Договор перевозки обязателен. Исключение работает только тогда, когда владелец груза привлекает стороннюю транспортную компанию. Если водитель числится в штате вашей фирмы, оформляется только путевой лист, а транспортная накладная вообще не требуется.

• Экономия на ЭДО. В этом случае закон разрешает сэкономить на операторе ИС ЭПД и оформить бумагу. Но многие крупные компании в 2026 году продолжают делать электронную ТрН добровольно, так как водителю все равно нужен QR-код для ГИБДД, а бухгалтерии удобнее видеть движение машины в цифровом контуре.

• Разграничение ответственности. Несмотря на то что собственник один, в ТрН обязательно должны быть заполнены данные о пунктах погрузки и выгрузки, а также сведения о водителе и автомобиле. Без этого документ теряет юридическую силу и не защитит владельца груза в случае кражи или порчи товара в пути, так как невозможно будет доказать момент перехода ответственности к перевозчику.

• Отличие от экспедирования. Не стоит путать эту ситуацию с договором экспедиции. Если вы наняли экспедитора, который перепродал вам услугу перевозки, нанимая третье лицо, то в большинстве случаев экспедитор станет формальным грузоотправителем, и пункт 7 уже не сработает.

Из обсуждений в профессиональных сообществах. Бухгалтеры на форумах отмечают, что экспедиторы часто предлагают оформлять бумажные накладные «для простоты», не объясняя клиентам юридические последствия.

Юристы советуют прописывать в договорах экспедиции, кто именно будет указан грузоотправителем, и требовать от экспедитора подтверждения, что он либо сам является перевозчиком (тогда бумага допустима), либо привлекает третье лицо (тогда электронная накладная обязательна).

Многие надеются, что если до 1 марта 2027 года инспекторы на дороге не штрафуют за бумажные документы, значит, можно и не переходить на электронные перевозочные документы. Это опасное заблуждение.

Президент поручил МВД и Ространснадзору до 1 марта 2027 года при выявлении бумажных перевозочных документов вместо электронных ограничиваться устным замечанием водителю. Штрафы (по ст. 12.3 КоАП — до 500 рублей для водителя, до 10 тыс. для должностных лиц, до 100 тыс. рублей для юрлиц) не применяются.

Но это касается только дорожных проверок. Налоговая инспекция не связана этим поручением — ей Президент подобных поручений не давал. Она руководствуется Налоговым кодексом, а там нет переходных периодов.

Что это значит для бизнеса с 1 сентября 2026 года:

ФНС видит все перевозки через ГИС ЭПД в режиме реального времени. Если вы заявили вычет по перевозке, а в системе нет соответствующего титула, автоматическая камералка (АСК НДС-3) запросит пояснения. Вы пришлете бумажную копию — получите отказ. Последствия: доначисление НДС, пени, штраф по ст. 122 НК. Экономический ущерб многократно превысит 500 рублей дорожного штрафа.

Из обсуждений на бухгалтерских форумах: «Мы уже начали предупреждать клиентов — не верьте, что можно возить на бумаге до марта. Мы видим, как ФНС настраивает сверки. Лучше потратить месяц на настройку, чем потом год оспаривать доначисления».

• Заключите договор с оператором ИС ЭПД (если еще не сделали). Проверьте, что оператор есть в реестре Минтранса.

• Обеспечьте всех, кто подписывает документы (водители, кладовщики, менеджеры), электронными подписями — УКЭП или УНЭП (через «Госключ»).

• Настройте интеграцию вашей учетной системы (1С и др.) с оператором для автоматической выгрузки данных.

• Проведите аудит договоров с контрагентами: закрепите обязанность использовать ЭДО, определите порядок подписания титулов, оговорите, кто платит оператору.

• Проверьте экспедиторов — они должны быть в реестре ГосЛог. Если их там нет, это риск для налоговых вычетов.

• Обучите персонал (особенно водителей и кладовщиков) работе с мобильными приложениями операторов.

И главное — не надейтесь на переходный период. Он защищает только от штрафов ГИБДД, но не от налоговых последствий. С 1 сентября 2026 года все перевозки, не подпадающие под исключения, должны иметь электронный след в ГИС ЭПД. Иначе — потеря расходов и НДС, а значит, прямые финансовые потери.