Бумажная транспортная накладная с 1 сентября 2026 — готовятся новые исключения

1 сентября 2026 года заработал закон № 140-ФЗ от 07.06.2025: транспортную накладную, заказ и заявку на автоперевозку перевели в обязательный электронный формат. По общему правилу участники перевозки теперь формируют ЭТрН — электронную транспортную накладную — и передают ее через оператора ИС ЭПД в государственную систему ГИС ЭПД.  

Бумагу не отменили целиком — за ней сохранили узкий круг случаев. Перечень закреплен приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262 (Минюст зарегистрировал 02.06.2026, рег. № 86819), он действует с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года.  

Второй приказ — Минтранса от 02.09.2026 № 391 — Минюст зарегистрировал 04.09.2026 (рег. № 88150). Он вступит в силу 19 сентября 2026 года и дополнит список новыми позициями. На 10 сентября 2026 года документ еще не активен.  

Важный акцент: бумажная накладная — не свободный выбор. Если перевозка не укладывается ни в одно из исключений, оформлять нужно исключительно ЭТрН.

Приказ № 262 определил восемь ситуаций, в которых транспортную накладную, заказ и заявку допускается оформить на бумаге:  

• Технический сбой. Программно-аппаратные комплексы вышли из строя, и участник перевозки физически не может направить документы в ГИС ЭПД. Обязательное условие: сбой зафиксирован ГосСОПКА — государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак. Внутренние служебные записки организации о неработоспособности системы таким подтверждением не являются. 

• Нет доступа к интернету. Формулировка приказа: «отсутствие доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в том числе в населенных пунктах из перечня, утвержденного распоряжением Правительства от 10.07.2025 № 1855-р». Союз «в том числе» означает, что перечень населенных пунктов — лишь пример, а не закрытое условие. Исключение охватывает сам факт отсутствия доступа к сети, в том числе временный разрыв связи в рейсе. Но просто нестабильное качество сигнала — не основание: речь идет о фактическом отсутствии доступа.   

• Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо. Классический пример: компания перевозит продукцию между собственными складами на наемном транспорте. Существенный нюанс: если в накладной грузоотправителем записан экспедитор, условие о совпадении сторон не соблюдается. 

• Перевозка для физлица в личных целях. Физическое лицо выступает грузоотправителем и/или грузополучателем, груз предназначен для личных, семейных или домашних нужд, не связанных с предпринимательством.

• Каботаж иностранным перевозчиком из ЕАЭС. Перевозчик — компания или ИП из Беларуси, Армении, Казахстана или Кыргызстана — выполняет рейс по территории России.

• Военные грузы (Минобороны). Грузоотправителем или грузополучателем выступает Министерство обороны.

• Иностранное юрлицо без аккредитации. Грузоотправитель или грузополучатель — иностранная организация, сведения о которой не внесены в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств.

• Драгоценные металлы и драгоценные камни.

Пример. ООО «Воронежский металлург» нанимает транспортную компанию для перевозки партии золотых слитков со своего склада на склад покупателя. Поскольку груз — драгоценный металл, перевозка подпадает под исключение № 8. Транспортную накладную можно оформить на бумаге, даже несмотря на то, что стороны — коммерческие организации и интернет доступен.

Приказ Минтранса от 02.09.2026 № 391 добавит четыре новых основания (пункты 9–12) и расширит перечень ведомств для военных грузов.  

1. Территории с особыми режимами. Бумажные документы разрешены при перевозке по территории, где официально введен один из режимов: повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или контртеррористической операции. Основание привязано именно к официально введенному режиму, а не к «сложной обстановке» по ситуации. 

Пример. В районе введен режим ЧС из-за паводка. Местная транспортная компания развозит гуманитарные грузы. Поскольку на территории официально действует режим ЧС, транспортную накладную можно будет оформить на бумаге — перевозка подпадет под новое исключение.

2. Специальные грузы. Речь о грузах, предназначенных для удовлетворения особо важных государственных и оборонных нужд и обеспечения безопасности государства (п. 23 ст. 3 закона от 08.11.2007 № 257-ФЗ). Обычный опасный, ценный или нестандартный груз под это понятие не подпадает — отнесение к специальным грузам происходит в установленном порядке.  

3. Периодические печатные издания. Формулировка — «периодические печатные издания» без ограничения «социально значимые». Это значит, что бумажную ТрН можно будет оформить при перевозке любых газет и журналов, выходящих на регулярной основе.  

Пример. Редакция районной газеты нанимает перевозчика для еженедельной доставки тиража в точки распространения. С 19 сентября транспортную накладную на эти рейсы можно будет оформить на бумаге.

4. Продукция военного и двойного назначения во внешней торговле. Исключение распространится на автомобильные перевозки продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности и экспортного контроля (в соответствии с законами № 114-ФЗ от 19.07.1998 «О военно-техническом сотрудничестве» и № 183-ФЗ от 18.07.1999 «Об экспортном контроле»).  

Расширение перечня ведомств для военных грузов. Если до 19 сентября бумажная ТрН допускается только при участии Минобороны, то с 19 сентября в перечень будут добавлены МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР и ФСО — всего семь ведомств.  

Таким образом, с 19 сентября 2026 года всего будет действовать 12 оснований для оформления бумажной транспортной накладной. 

ЭТрН не нужно формировать, если нет договора перевозки и в перевозке не участвует привлеченный перевозчик (ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). К таким случаям относятся:  

• Доставка транспортом поставщика. Продавец везет товар покупателю на собственном автомобиле — вместо ТрН достаточно товарной накладной или УПД.

• Самовывоз покупателем. Покупатель забирает груз своим транспортом.

• Перемещение между своими складами. Компания перевозит груз между филиалами на собственном транспорте.

Для налогового учета в этих случаях нужны путевые листы, внутренние накладные или акты.

Дублировать нельзя. По одной перевозке не нужно создавать параллельно электронную и бумажную накладные. Документооборот, начатый электронно, должен завершаться электронно. Если ЭТрН уже сформирована и направлена в ГИС ЭПД, не следует оформлять вторую накладную на бумаге, даже если перевозка теоретически относится к исключению.  

Право остаться в электронном формате. Даже при наличии основания для бумажной формы стороны вправе по соглашению оформить документы электронно. Закон от 04.08.2026 № 302-ФЗ (ст. 5, действует с 4 августа 2026 года) прямо предусматривает: в случаях, когда бумажный формат допускается, формирование электронной транспортной накладной не исключается, если это предусмотрено договором перевозки.  

Форма бумажной накладной: переходный период. Постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200, которым утверждены Правила перевозок грузов автомобильным транспортом и форма транспортной накладной, утратило силу 1 сентября 2026 года. Срок действия Правил — до 1 сентября 2026 года — установлен пунктом 3 этого же постановления в редакции постановления от 30.11.2021 № 2116, которое изменило срок с 1 января 2027 года на 1 сентября 2026 года. 

Документ с новыми правилами перевозок и новой формой транспортной накладной находится на регистрации в Минюсте. Пока новый документ не вступил в силу, Минтранс рекомендует продолжать применять форму из постановления № 2200. Советник государственной гражданской службы 2 класса Иван Савченко заявил: «Использование формы, действующей до 1 сентября 2026 года, не может быть самостоятельным основанием для отказа в расходах и вычетах». 

Переходный период для дорожных проверок. До 1 марта 2027 года при предъявлении бумажной накладной вместо электронной — в том числе вне установленных исключений — инспектор на дороге ограничивается устным замечанием (ст. 2.9 КоАП). Это не отсрочка закона, а мера дорожного контроля — обязанность оформлять ЭТрН уже действует с 1 сентября 2026 года. Для налогового учета послаблений нет: без электронной накладной налоговая может снять расходы на перевозку и вычеты по НДС.  

Перед тем как оформить транспортную накладную на бумаге, стоит проверить: 

• подпадает ли конкретная перевозка под приказ № 262, а с 19 сентября — с учетом поправок № 391;

• если используется основание об особом режиме — введен ли этот режим официально на дату перевозки;

• действительно ли груз относится к «специальным» в установленном законом смысле;

• не начат ли уже электронный документооборот по этой перевозке;

• одинаково ли понимают применимое основание грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.

Базовый формат для коммерческих автоперевозок с 1 сентября 2026 года — электронный. Перечень исключений для бумажной накладной закрытый и трактуется узко. С 19 сентября он расширится до 12 оснований, но касается в первую очередь специфических перевозок: печатных изданий, специальных грузов, продукции двойного назначения и территорий с особыми режимами. Для большинства обычных коммерческих рейсов ничего не изменилось — нужна ЭТрН.