От таблиц к одной кнопке: как бухгалтер автоматизировал проверку расчета амортизации

Представим, что компания купила сервер за 1 000 000 рублей. Он будет работать не один год, а, например, пять. Списывать всю сумму на расходы сразу было бы неправильно: сервер еще служит и приносит пользу. Поэтому его стоимость распределяют во времени: каждый месяц списывают небольшую часть. Такой постепенный перенос стоимости основного средства на расходы и называется амортизацией.

На практике расчет зависит от того, о каком учете идет речь. В России амортизацию рассчитывают отдельно для бухгалтерского и налогового учета, и правила в них различаются, поэтому результаты чаще всего не совпадают.

Это учет, который нужен компании для отражения финансового состояния в отчетности. Здесь амортизацию начисляют по правилам, которые организация выбирает и закрепляет в учетной политике: например, можно списывать стоимость равными частями или использовать ускоренный вариант.

Здесь расчет нужен для определения показателей, которые учитываются при налогообложении. Основные правила установлены Налоговым кодексом: срок полезного использования объекта, методы начисления и порядок расчета.

Например, срок службы берется из утвержденного классификатора основных средств, а метод начисления можно выбрать только из предусмотренного перечня.

В каждом из видов учета амортизация считается по-разному. Из-за этого суммы почти всегда не совпадают, и бухгалтеру приходится каждый месяц сверять расчеты, находить расхождения и объяснять, откуда они взялись. А если в компании десятки или сотни основных средств, это часы рутинной работы с таблицами и формулами, при проверке которых всегда остается риск человеческой ошибки.

1. Что берется для расчета. Основа — первоначальная стоимость основного средства, то есть то, во сколько оно обошлось компании при покупке: цена, доставка, монтаж и другие затраты на доведение до рабочего состояния. Вторая важная величина — срок полезного использования: сколько месяцев объект будет приносить пользу.

2. На что делится. При самом распространенном линейном методе ежемесячная сумма амортизации получается простым делением: первоначальная стоимость делится на срок полезного использования в месяцах. Например, сервер за 1 000 000 рублей со сроком службы 5 лет, то есть 60 месяцев, будет списываться по 16 666,67 рубля в месяц.

3. Что нужно контролировать. Каждый месяц бухгалтер проверяет:

• амортизация начислена по всем основным средствам, которые должны были амортизироваться в этом месяце, включая новые, только что поступившие;

• сумма посчитана верно — с учетом правильной первоначальной стоимости и срока полезного использования;

• суммы в бухгалтерском и налоговом учете сходятся, а если расходятся — расхождение обосновано и учтено.

Эту ежемесячную проверку бухгалтер и делает вручную. Позиций много, формулы однотипные, а ошибка в одной строке может повлиять на расчеты следующих месяцев.

Современные учетные системы умеют начислять амортизацию автоматически. Но программа считает по тем данным, которые в нее внесены, поэтому ошибка в исходных данных попадет и в расчет. Например:

• в карточке основного средства не заполнен или ошибочно указан срок полезного использования;

• первоначальная стоимость указана не полностью: например, забыли включить доставку или монтаж;

• по новому объекту вовремя не запустили начисление амортизации, и он выпал из расчета;

• правила учета изменились, а параметры в карточке остались прежними.

Именно эту рутину и решил упростить бухгалтер в Битрикс24.

Главным автором инструмента стал бухгалтер, который отвечает за этот участок учета. Он отлично знает свою работу, но раньше никогда не писал программный код. Каждый месяц перед ним вставала одна и та же задача: в компании учтено более 800 объектов основных средств, и сверка амортизации по каждому из них отнимала часы кропотливого труда.

В очередной раз вместо того, чтобы вручную перебирать таблицы, бухгалтер решил разобраться, как этот процесс можно автоматизировать с помощью ИИ. Для этого он подробно описал свою работу: как устроен расчет, какие данные используются и на каких этапах чаще всего возникают ошибки. По сути, он объяснил процесс так, как объяснял бы его новичку: последовательно и с учетом всех важных деталей.

ИИ на основе этого описания сгенерировал код, и получился готовый инструмент.

Здесь важна роль экспертизы самого бухгалтера. ИИ помог перевести его знания о процессе в код, но именно специалист определил, что и как нужно считать, какие данные использовать и что проверять. Без этого подробного описания инструмент просто не знал бы, как должна работать амортизация в конкретной компании.

Получилась настольная программа с простым и наглядным интерфейсом. Бухгалтеру больше не нужно вручную расставлять десятки формул в Excel: достаточно выбрать файл и нажать одну кнопку. Инструмент сам заполняет Excel-шаблон проверки амортизации и формирует готовый файл для сверки бухгалтерского и налогового учета.

Внутри программа проверяет сразу несколько показателей:

1. амортизацию по новым основным средствам — отдельно для бухгалтерского и налогового учета;

2. итоговые суммы амортизации по каждому виду учета;

3. расхождения по каждой позиции между начисленной амортизацией и остаточной стоимостью;

4. общую сумму отклонений;

5. ожидаемую амортизацию текущего месяца и ее фактическое значение.

В результате бухгалтер получает готовый файл для проверки и сразу видит, где есть расхождения, которые нужно проверить. Вся процедура занимает несколько секунд вместо нескольких часов ручной работы.

ИИ не заменяет бухгалтера: он берет на себя рутинные проверки, расчеты и заполнение таблиц. Бухгалтеру остается контролировать результат, разбираться с расхождениями и принимать решения. За счет автоматизации на такую работу уходит не несколько часов, а несколько секунд.

Есть и практический момент с исходными данными: программа не изменяет оригинальный файл, а сохраняет результат в новый. Можно спокойно проводить сверку и при необходимости возвращаться к исходным данным.

В итоге меняется сама роль бухгалтера в этой операции. Вместо многочасовой проверки таблиц он получает готовый результат и тратит время на то, где действительно нужна его экспертиза: понять, откуда взялось расхождение, проверить исходные данные и решить, что с ним делать.

Рутинная и трудоемкая проверка амортизации основных средств превратилась в простую операцию: выбрал файл, нажал кнопку, получил результат. Чтобы автоматизировать такую задачу, не нужно быть программистом. Важнее хорошо знать свой процесс, понимать, что именно нужно проверить, и суметь подробно описать задачу для ИИ.