Раздельный учет НДС в 2026 году: строим прозрачную систему при смешанной деятельности

Смешанная деятельность — это когда часть выручки облагается НДС, а часть подпадает под освобождение (например, продажа товаров с НДС плюс образовательные услуги без НДС). В таких условиях входной налог по покупкам нельзя принимать к вычету «по умолчанию»: часть расходов обслуживает только необлагаемую деятельность, часть — только облагаемую, а значительная доля (аренда, связь, канцтовары, управленческие услуги) нужна всему бизнесу сразу.

Если не вести раздельный учет, налоговая вправе отказать в вычетах, доначислить налог, начислить пени и выставить штраф по ст. 122 НК. Для компании это прямые финансовые потери и повышенный риск углубленных проверок.

 Раздельный учет — это как «след» логики: вы документально показываете, как именно пришли к суммам вычетов и включения в стоимость.

Ключевые нормы Налогового кодекса:

• п. 4 ст. 149 НК — закрепляет обязанность вести раздельный учет при совмещении облагаемых и освобожденных операций;

• п. 4 и п. 4.1 ст. 170 НК — задают алгоритм распределения входного НДС и формулу пропорции;

• разъяснения Минфина и ФНС — помогают применять нормы в спорных ситуациях и снижать налоговые риски.

При этом НК не предписывает единый шаблон учета: компания сама формирует методику и фиксирует ее в учетной политике. Именно этот документ становится главным аргументом при проверке: он показывает, что подход системный и последовательный.

Для каждой покупки определите, к какой деятельности она относится:

• только к облагаемым операциям → входной НДС принимается к вычету;

• только к необлагаемым операциям → НДС включается в стоимость приобретения;

• используется в обеих сферах (например, офисная техника, связь, коммунальные услуги) → подлежит распределению.

Базой служит выручка без НДС по основной деятельности. Формула:

Далее считаем:

• НДС к вычету = входной НДС по распределяемым приобретениям × доля облагаемых операций;

• НДС в стоимость = входной НДС − НДС к вычету.

Важно: в расчет пропорции не включают прочие доходы (проценты, курсовые разницы, доходы от аренды и т. п.) — только выручку по основной деятельности без НДС.

Если доля расходов, относящихся к необлагаемым операциям, не превышает 5% от совокупных расходов за квартал, компания вправе не распределять входной НДС по общим расходам и принять его к вычету полностью. Но это правило не работает для приобретений, изначально предназначенных только для необлагаемой деятельности: по ним НДС к вычету не принимается даже при соблюдении лимита. Применение правила 5% обязательно фиксируют в учетной политике.

• Ставка НДС. Основная ставка повышена с 20% до 22%. Это меняет абсолютные суммы налога, но не логику раздельного учета: распределение по-прежнему строится по признаку облагаемости, а не по размеру ставки.

• Новые формы документов. С 1 апреля 2026 года действуют обновленные формы счета-фактуры, книги покупок и книги продаж (постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26). Ключевое изменение — строка 5б в счете-фактуре. Ее корректное заполнение критично для подтверждения вычетов, ошибки могут стать основанием для отказа.

Единого обязательного шаблона нет — компания формирует удобный набор регистров. Оптимальный комплект:

• реестр операций с пометкой «облагается/не облагается» и перечнем подтверждающих документов;

• реестр прямого отнесения входного НДС (что сразу относится к облагаемым, что — к необлагаемым);

• реестр распределяемых приобретений с указанием базы распределения;

• расчет пропорции за квартал с расшифровкой выручки и расходов;

• сводный регистр вычетов и сумм НДС, включаемых в стоимость;

• бухгалтерские справки-расчеты по каждому распределяемому приобретению.

Для удобства аналитики в рабочем плане счетов вводят субсчета. Например, к счету 19 открывают субсчета: «НДС к вычету», «НДС к распределению», «НДС в стоимости». Аналогичную детализацию можно предусмотреть по счетам затрат (20, 26, 44).

• Раздел 3 — облагаемые операции и заявленные вычеты.

• Раздел 7 — необлагаемые операции.

Ключевой принцип: данные декларации должны быть увязаны с учетными регистрами. Несоответствия между выручкой, вычетами и операциями без НДС — одна из частых причин запросов и доначислений.

В квартале компания получила входной НДС по общехозяйственным расходам — 100 000 руб. Выручка без НДС:

• от облагаемых операций — 5 000 000 руб.;

• от необлагаемых операций — 1 000 000 руб.

Расчет:

1. Доля облагаемых операций = 5 000 000 / 6 000 000 × 100% = 83,33%.

2. НДС к вычету = 100 000 × 83,33% = 83 330 руб.

3. НДС в стоимость = 100 000 − 83 330 = 16 670 руб.

Эти суммы фиксируются бухгалтерской справкой, попадают в соответствующие регистры и затем отражаются в декларации: 83 330 руб. — в разделе 3 как вычет, операции без НДС — в разделе 7.

• Сначала распределяем, потом относим. Ошибка — применять пропорцию ко всему входному НДС сразу. Сначала нужно выделить прямые приобретения (только облагаемые/только необлагаемые) и только потом распределять общие расходы.

• Правило 5% не «универсальное». Его нельзя применять к приобретениям, изначально предназначенным для необлагаемой деятельности.

• Пропорцию считаем поквартально. НК требует именно квартальную базу — расчет за год не соответствует нормам.

• Методика должна быть в учетной политике. Без документально закрепленного подхода риск отказа в вычетах резко возрастает.

• Следите за новыми формами. Ошибки в новых полях счета-фактуры могут стать основанием для отказа в вычетах.