Инвентаризация перед годовой отчетностью в 2026 году: четкий алгоритм

Закрепите в политике: какие объекты и как часто проверяете, кто входит в комиссию, какие формы документов используете, как оформляете расхождения. Если в старых правилах остались ссылки на Методические указания № 49 — удалите: в 2026 году они не действуют.

Почему это важно: если политика не соответствует ФСБУ 28/2023, налоговики могут посчитать инвентаризацию формальной, а отчетность — недостоверной.

• Для коммерческих организаций: можно использовать форму ИНВ‑22 либо собственный бланк. Главное — указать основание, объекты, сроки, состав комиссии.

• Для госучреждений: с 2026 года обязательна форма 0510439, подписанная КЭП руководителя.

Лайфхак: в приказе сразу пропишите формат фиксации результатов (бумажные описи или ЭДО) — это снизит споры при проверке.

До начала проверки МОЛ письменно (или в ЭДО) подтверждают: все документы сданы в бухгалтерию, ценности оприходованы, выбытия отражены. Без этой расписки инвентаризацию начинать нельзя.

Пример формулировки расписки: «Я, [Ф. И. О.], подтверждаю, что все первичные документы по ТМЦ сданы в бухгалтерию по состоянию на [дата], расхождений по движению ценностей не имею».

• Фото- и видеофиксация — для труднодоступных объектов (например, на высоких стеллажах или в удаленных складах).

• Удаленное участие членов комиссии — при условии, что сессия записывается, а подписи ставятся КЭП.

• Технические средства — сканеры штрихкодов, RFID-метки, дроны для обмеров.

• ТМЦ: пересчет, взвешивание, обмер.

• Основные средства: наличие, состояние, признаки обесценения.

• Расчеты: сверка с актами сверки, первичными документами, банковскими выписками.

Совет: присвойте каждому объекту статус: «в эксплуатации», «в запасе», «не актив» — это упростит анализ расхождений.

• Коммерческие организации: можно применять ИНВ‑3, ИНВ‑1 либо собственные формы, если в них есть все обязательные реквизиты.

• Госучреждения: используйте формы по приказу Минфина № 61н (0510466 — для запасов, 0510463 — акт о результатах).

Обязательные поля в описи: наименование, идентификаторы (инвентарный номер, артикул), количество, итоги по страницам, отметка о проверке подсчетов, расписка МОЛ, подписи членов комиссии с расшифровкой. В электронном документе — КЭП.

Бухгалтерия сопоставляет учетные и фактические данные. При отклонениях комиссия запрашивает у МОЛ письменные объяснения.

Как учитывать расхождения:

• Излишки: оцениваются по справедливой стоимости (МСФО 13) либо по балансовой стоимости аналогичных активов. Проводки: Дт 10/41/01 — Кт 91.01.

• Недостачи: сначала относят на виновное лицо (Дт 73 — Кт 94). Если виновных нет или взыскать невозможно — списывают на расходы при наличии подтверждающих документов (Дт 91.02 — Кт 94).

Важно: не списывайте недостачи «по умолчанию» — нужны акты, служебные расследования, приказы.

Ключевое правило 2026 года: результаты инвентаризации нужно отразить в учёте датой 31 декабря отчётного года — даже если саму проверку проводят позже, например в январе. Это обязательное требование для годовой инвентаризации: перенос даты отражения результатов на следующий год недопустим. При этом фактическое проведение инвентаризации в январе — распространённая и допустимая практика, главное — корректно зафиксировать итоги в отчётности за предыдущий год.

• Действует ФСБУ 28/2023 — он заменяет старые методические указания.

• Для госучреждений — новые формы по приказу № 61н.

• Разрешены альтернативные методы проверки (фото, видео, удаленный формат) при условии документального подтверждения.

• Кворум комиссии — не менее 80% (раньше требовалось 100%).