Утвержден перечень из 26 документов для проверок ГИТ

Ранее инспекторы часто запрашивали практически любые документы «на всякий случай». Теперь действует принцип: можно требовать только то, что прямо указано в утвержденном Рострудом перечне. Это снижает административную нагрузку и защищает компании от избыточных требований.

Роструд вправе запросить:

1. Документы, устанавливающие организационно-правовую форму работодателя, его права и обязанности, в том числе приказы о назначении руководителя, избрании единоличного исполнительного органа и назначении ответственных должностных лиц.

2. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и документы (сведения) об ознакомлении с ними работников под роспись.

3. Штатное расписание.

4. Решения работодателя, принятые с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа.

5. Документы, подтверждающие соблюдение порядка учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

6. Заявления, обращения, уведомления работников.

7. Приказы (распоряжения) работодателя, изданные в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений, и данные об ознакомлении с ними работников под роспись.

8. Документы, устанавливающие трудовые отношения: трудовые договоры, служебные контракты, дополнительные соглашения, гражданско-правовые договоры о выполнении работ/оказании услуг, документы о полномочиях лица, подписавшего трудовой договор, и о допуске работников к работе.

9. Документы, устанавливающие права и обязанности сторон трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений.

10. Документы по социальному партнерству в сфере труда (полномочия сторон, предложения о начале коллективных переговоров, ответы, запросы информации и т.д.).

11. Документы, подтверждающие выполнение обязательных требований в сфере социального партнерства, в том числе при заключении коллективных договоров и соглашений.

12. Документы, связанные с заключением, изменением и прекращением трудового договора: трудовые книжки / сведения о трудовой деятельности, должностные инструкции, заявления работников, договоры о полной материальной ответственности, приказы по личному составу, личные карточки Т-2, книги учета трудовых книжек и др.

13. Документы, подтверждающие выполнение обязательных требований в сфере защиты персональных данных работников.

14. Документы по рабочему времени: табели учета рабочего времени, графики работы (сменности), результаты специальной оценки условий труда (СОУТ), соглашения о неполном рабочем времени, документы об ознакомлении с правом отказаться от ночной и сверхурочной работы.

15. Документы по времени отдыха: графики отпусков, уведомления о начале отпуска, приказы о предоставлении отпусков, согласия на работу в выходные и праздники (с учетом мнения профсоюза), записки-расчеты при увольнении, документы о компенсации за неиспользованный отпуск.

16. Документы по оплате труда: локальные акты о системе оплаты труда, документы об индексации зарплаты, расчетные и платежные ведомости, платежные поручения с реестрами, расчетные листки, согласия на удержания, приказы о простое.

17. Документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части нормирования труда.

18. Документы о предоставлении гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством.

19. Документы о трудовом распорядке и дисциплине труда.

20. Документы о квалификации работников, профессиональных стандартах, подготовке и дополнительном профессиональном образовании, ученические договоры.

21. Документы, подтверждающие соблюдение требований охраны труда и обеспечение безопасных условий труда.

22. Документы по организации системы охраны труда: выдача СИЗ, молока и лечебно-профилактического питания, санитарно-бытовое и медицинское обслуживание, обучение по охране труда, финансирование мероприятий по улучшению условий труда.

23. Документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части материальной ответственности сторон трудового договора.

24. Документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части регулирования труда отдельных категорий работников.

25. Документы, подтверждающие соблюдение обязательных требований в части рассмотрения и разрешения индивидуальных и коллективных трудовых споров;

26. Документы, подтверждающие наличие у работника инвалидности, а также срок действия таких документов, медицинские заключения, индивидуальная программа реабилитации или абилитации инвалида.

Инспектор не имеет права запрашивать документы, которых нет в этом перечне. При получении запроса сверх списка можно направить мотивированный отказ со ссылкой на утвержденный Рострудом перечень.

Наиболее часто запрашиваемые блоки — оплата труда (п. 16), рабочее время и СОУТ (п. 14), отпуска (п. 15) и кадровая документация (п. 12). Результаты специальной оценки условий труда теперь прямо включены в перечень — их отсутствие станет нарушением.

Чтобы подготовиться к проверкам ГИТ, можно воспользоваться этими советами.

1. Проверьте наличие и актуальность всех документов.

2. Убедитесь, что работники ознакомлены с ЛНА и приказами под роспись (или электронно с подтверждением).

3. Приведите в порядок табели, графики отпусков, документы по индексации зарплаты и выдаче СИЗ.

4. Сохраните копию утвержденного Рострудом перечня — ее можно прикладывать к ответу на незаконный запрос.