Нужен ли акт от самозанятого
Закон о самозанятых акт не требует: исполнителю достаточно выдать чек. Но для компании акт выполненных работ самозанятого остается первичным документом. Каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичкой (ч. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ), и чек эту роль не закрывает.
Чек | Акт | |
Кто формирует | Самозанятый в «Мой налог» | Стороны вместе |
Что подтверждает | Оплату и налог исполнителя | Что именно сделано и принято |
Без него | Нельзя учесть расход (ч. 8 и 9 ст. 15 закона № 422-ФЗ) | Расход сложно защитить, если налоговая спросит, за что платили |
Подписи | Не нужны | Обеих сторон |
Поэтому бухгалтерия просит оба документа. Предоставляет ли самозанятый акт сам или его готовит заказчик, закон не решает: стороны договариваются в договоре.
Обязательные реквизиты акта
Реквизиты первички перечислены в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Для акта с самозанятым они выглядят так:
Реквизит по закону | Что писать в акте |
Наименование документа | «Акт выполненных работ» или «Акт оказанных услуг» |
Дата составления | День приемки работы |
Кто составил | Название организации и ФИО исполнителя |
Содержание операции | Конкретный результат: что сделано и в каком объеме |
Измеритель | Сумма в рублях, при необходимости количество |
Должности ответственных | Должность подписанта от компании, «Исполнитель» со стороны самозанятого |
Подписи | Обеих сторон, с ФИО |
Отдельно стоит указать ИНН исполнителя, номер и дату договора и пометку, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход. Строку «Без НДС» тоже лучше написать: самозанятые его не платят, и бухгалтерии так проще.
Акт с организацией и акт с физлицом
Акт выполненных работ самозанятого для компании строже, чем для частного заказчика.
Заказчик-организация | Заказчик-физлицо | |
Реквизиты заказчика | Полное название, ИНН, КПП | ФИО |
Подпись заказчика | Обязательна, с должностью | Желательна |
Ставка налога исполнителя | 6% | 4% |
Нужен ли акт | Практически всегда | По договоренности |
Если заказчик ИП, в акте нужен ИНН из 12 цифр, а КПП у предпринимателя нет.
Образец описания работы
Главное поле акта — содержание. Бывает, что налоговая доначисляет налог на прибыль только потому, что акт не детализирован: из него нельзя понять, за что заплатили. Сравните:
Слабо | Лучше |
Обучение персонала | Три вебинара по 90 минут для отдела продаж, запись и презентации переданы |
Перевод | Перевод договора поставки с английского, 14 страниц |
Юридическое сопровождение | Две претензии контрагентам и отзыв на иск по делу № А40-…/2026 |
Курьерские услуги за ноябрь | Доставка 38 отправлений по реестру от 30.11.2027 |
Если работ несколько, их перечисляют строками с отдельными суммами и итогом. Последний пример показывает частую ловушку: «за ноябрь» звучит как зарплата, а «38 отправлений по реестру» как результат.
Образец текста акта
Ниже пример основной части. Шапку с названием, номером и датой, а также реквизиты сторон добавьте по таблице выше.
Исполнитель Петрова Анна Сергеевна, ИНН 123456789012, применяющая налог на профессиональный доход, выполнила, а Заказчик ООО «Вектор» в лице генерального директора Смирнова И. П. приняло работы по договору № 14 от 1 ноября 2027 года:
Три вебинара по 90 минут для отдела продаж — 36 000 ₽.
Презентации и записи вебинаров переданы Заказчику — 4 000 ₽.
Итого: 40 000 ₽, без НДС. Работы выполнены в срок и в полном объеме, претензий по качеству нет.
Строка про отсутствие претензий не обязательна, но снимает спор о качестве, если он возникнет после оплаты.
Пять ошибок, из-за которых акт не примут
Подписал только исполнитель. Без подписи заказчика нет подтверждения, что работа принята, а это один из реквизитов первички.
Вместо результата указан период. «Услуги за месяц» и одинаковые суммы каждый месяц выглядят как оплата труда работника.
В акте нет ссылки на договор. Бухгалтерии трудно связать документ с основанием платежа.
Акт есть, чека нет. Акт расход не подтверждает, если исполнитель не выдал чек. Чек стоит открыть, сверить ИНН компании и сумму, а подлинность проверить по ссылке из чека.
Реквизиты с ошибкой. Неверный ИНН исполнителя или название компании, которое не совпадает с выпиской из реестра.
Как подписать акт дистанционно
Первичный документ можно составить на бумаге или в электронном виде с электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). На практике с самозанятыми чаще обмениваются сканами: исполнитель подписывает PDF, заказчик ставит свою подпись и отправляет обратно, а оригиналы досылают почтой.
Если договор предусматривает обмен документами по электронной почте, пропишите в нем адреса сторон. Тогда письмо с подписанным актом будет связано с конкретным договором.
Почему акт не стоит делать в нейросети
Попросить нейросеть составить акт быстро, но в него придется вписать ФИО и ИНН исполнителя. Это персональные данные, а их передача другому лицу требует согласия человека и договора поручения (ч. 3 ст. 6 закона № 152-ФЗ). Если сервис зарубежный, компания должна заранее уведомить Роскомнадзор о трансграничной передаче (ч. 3 ст. 12 того же закона).
Есть и вторая проблема: нейросеть легко пропускает реквизиты первички или пишет «услуги за период», не зная, чем это грозит. Акт с реквизитами организации и подписями обеих сторон можно бесплатно составить в СамоБланке: документ собирается прямо в браузере, ФИО и ИНН исполнителя не отправляются на сервер.
Сколько хранить акт
Акт выполненных работ самозанятого, как и другую первичку, организация хранит не меньше пяти лет после отчетного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Вместе с актом удобно хранить договор, чек и сохраненный ответ ФНС о статусе исполнителя на дату оплаты: при проверке понадобится весь комплект.
Частые вопросы
Акт составляют до оплаты или после?
Как договорятся стороны. Если работу оплачивают после приемки, акт подписывают раньше оплаты. Если работали по предоплате, акт оформляют после сдачи результата.
Можно ли один акт на несколько работ?
Да. Работы перечисляют отдельными строками с суммами, а внизу ставят итог. Главное, чтобы у каждой строки был понятный результат.
Нужен ли акт сверки с самозанятым?
Закон его не требует. При долгом сотрудничестве с частыми оплатами акт сверки помогает убедиться, что чеки выданы на все суммы.
Кто подписывает акт со стороны компании?
Руководитель или сотрудник с доверенностью. В акте указывают его должность и ФИО.
Автор: Николай Шутов, основатель сервиса СамоБланк.
Реклама: Шутов Николай Юрьевич, ИНН 772378297443, erid: 2W5zFHxnzst