Клерк.Ру

Представление документов в ИФНС: как правильно сшить копии

Фото Михаила Мордасова, ИА «Клерк.Ру»

Минфин в своем письме № 03-02-РЗ/62336 от 29.10.2015 уточняет порядок представления в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе.

При формировании сшивов документов или их копий на бумажном носителе, Минфин рекомендует учитывать следующее:

1) сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;

2) все листы в сшиве прошиваются на 2 - 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 - 60 мм на 40 - 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 - 2,5 см;

3) на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

4) заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов в них, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления. При этом указываются реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.