Клерк.Ру

Как бухгалтеры убеждают сотрудников сообщать об изменении персональных данных

Почему работодатель должен страдать из-за нерасторопности сотрудников? Читательница нашего форума решила предпринять хоть какие-то шаги чтобы призвать сотрудников к совести, донести до них информацию о возможных последствиях непредставления работодателю новых паспортных данных.

Поясним, за неактуальные персональные данные, указанные в РСВ и 2-НДФЛ, компания может получить штраф. Однако бухгалтер может и не знать, что какой-то сотрудник, например, поменял фамилию и паспорт.

Мне рассказали, что оштрафовали фирму за неправильные данные в 2-НДФЛ. 500 руб каждая так сказать "ошибка".
Хочу как-то прописать ответственность сотрудников за неуведомление об изменении данных. как это лучше сделать.
Приказ?
Что-то типа. "Ответственность за несообщение работодателю об изменении паспортных данных и прописки ,адреса проживания несет работник. Согласно действующему законодательству на сегодняшний день штраф накладывается на предприятие и составляет 500 руб. за каждое неверное сведение.
И роспись со всех."
И думаю в начале табличка с паспортными данными каждого.
- Ростовчанка

Напомним, недавно другая читательница нашего форума жаловалась, что компанию пытаются оштрафовать за неверные паспортные данные сотрудника, который на момент сдачи отчета уже достиг 45-летнего возраста, однако паспорт поменял позже. Так что на момент сдачи 2-НДФЛ у него был старый паспорт, а на момент проверки справок налоговиками – уже новый.

Отметим, что бухгалтер, задумавшаяся об ответственности сотрудников за актуальность их персональных данных, отнюдь не одинока в своих стремлениях. Ранее мы писали о креативе бухгалтера, которая, не мудрствуя лукаво, просто решила удержать штраф за РСВ с зарплаты тех сотрудников, чьи данные не понравились ИФНС (например, у них отсутствовал ИНН).

Наши читатели сетуют, что не существует законных оснований, обязывающих сотрудников предоставить работодателю свой ИНН. Да и о замене паспорта сотрудник может умолчать. Вот и выкручиваются бухгалтеры, кто как может…

Героиня сегодняшнего повествования не намерена вводить штрафы для сотрудников, основная цель – побудить их актуализировать сведения о персональных данных, которые имеются у работодателя, так сказать, повысить градус ответственности.

Дать совет бухгалтеру можно в теме форума «Ответственность сотрудников за неуведомление об изменении данных».

Мнения

А чем,простите занимаются сотрудники налоговой ,ПФ? Эта информация, за достоверность которой налоговые агенты не могут нести ответственность..

 Мы как говорится за что купили-за то и продали... Значит платить НДФЛ от себя платить не можем ,только в день получения дохода, а за всё остальное ....

Так формировать ,мне кажется не правильно.  Нужно составить приказ, по которому работника можно штрафовать за нарушение дисциплины, ( перечислить все и туда вписать несвоевременное предоставление своих персональных данных. ) а то получается что переадресуете штраф.

Аватар

Ребята, налоговой и ПФР просто нужны деньги, ну ооочень! Все данные на работников у них есть, им передает ФМС. В справке достаточно указать только ИНН или СНИЛС. Они не меняются ни при смене паспорта, ни при смене фамилии и т.д. Отследить смену паспортных данных или прописки у каждого работника ну просто невозможно, если у организации большой штат. Вот и получается, что и у налоговой, и у ПФР вся личная информация на работников есть, а вот денег в бюджете нет. Вот и придумывают всякую ХЕРЬ. Зачем им эта информация, если у них она и так есть? Для того, чтоб нас штрафовать!!!! Тем более, что к занижению или не перечислению налогов данные неточности и ошибки не ведут. А нет, мы должны всем своим работникам вживить чип с персональными данными и следить за ними...      

Аноним, Вы писали:

Ребята, налоговой и ПФР просто нужны деньги, ну ооочень! Все данные на работников у них есть, им передает ФМС. В справке достаточно указать только ИНН или СНИЛС. Они не меняются ни при смене паспорта, ни при смене фамилии и т.д. Отследить смену паспортных данных или прописки у каждого работника ну просто невозможно, если у организации большой штат. Вот и получается, что и у налоговой, и у ПФР вся личная информация на работников есть, а вот денег в бюджете нет. Вот и придумывают всякую ХЕРЬ. Зачем им эта информация, если у них она и так есть? Для того, чтоб нас штрафовать!!!! Тем более, что к занижению или не перечислению налогов данные неточности и ошибки не ведут. А нет, мы должны всем своим работникам вживить чип с персональными данными и следить за ними...      

 Да щаз... Я тут на днях пыталась выяснить ИНН иностранца. Вернее, двоих. Потратила два часа времени и кучу нервов, два инспектора пытались при мне у себя в компьютерах  найти то, что по закону должно быть - после передачи сведений из ФМС. НЕТУ! Ну то есть я вполне допускаю, что эти ИНН где-то в природе существуют, и потом, после того, как им присвоят его сейчас, окажется, что у них по два ИНН (о чем, кстати, сами сотрудники налоговой и сказали). Но факт налицо - налоговая не может найти ИНН людей, у которых он должен быть.  

Аватар
А сами через сайт налоговой узнать ИНН не пробовали? В принципе, если ИНН человеку присвоен, то информация там должна быть, а если ее нет, то нужно идти в налоговую для постановки на учет. А то, что некоторые инспектора налоговой не сильно грамотные или плохо налажен межведомственный обмен информацией к сути вопроса об отслеживании изменений личных данных работников отношения не имеет. Ваша проблема может возникнуть только на этапе приема на работу нового работника. А мы рассуждаем о тех, кто уже в штате. Какой смысл следить за изменением их данных. У них уже есть и ИНН и СНИЛС, поэтому изменение паспортных данных, прописки или даже фамилии не мешает их идентификации в налоговой или пенсионной системе. А штрафы, которые налагают на работодателей за ошибки в этих личных данных работников, это всего лишь ну ОООЧЕНЬ легкая статья доходов для бюджета и премий инспекторам!!!  

Аноним, Вы писали:

А сами через сайт налоговой узнать ИНН не пробовали? В принципе, если ИНН человеку присвоен, то информация там должна быть, а если ее нет, то нужно идти в налоговую для постановки на учет. 

 Первое, что сделали, это попробовали сами через сайт. Потом уже пошли в налоговую ножками. Сдается мне, через полгодика-год всплывет, что у них по два ИНН. 

Так рассуждать можно долго, а толку? Вся система настроена не на идентификацию, а на сбор штрафов. Вот и все. 

Аватар
Вот об этом и речь. Это очень легкие деньги для государства и один сплошной геморрой для работодателей. А про два ИНН я думаю, что это маловероятно. Не исключаю такой возможности, если скажем инспектор не ошибется в какой-нибудь букве. Именно такой случай у меня был. Но в моем случае человек точно знал что ИНН у него есть, а сайт налоговой показывал, что он не стоит на учете. Оказалось, что ошибка в фамилии была допущена. А в принципе при присвоении ИНН важен документ, удостоверяющий личность. Именно по нему мне налоговая и нашла номер ИНН. Так что, вряд ли возможно получить два разных ИНН. 
Проблема в том, что какие бы меры и убеждения не применяли бухгалтера к сотрудникам - это не гарантирует отсутствие претензий со стороны ФНС, что ФИО, ИНН и СНИЛС не соотвествуют, даже если сотрудники будут сразу и письменно уведомлять бухгалтерию об изменении персональных данных.
Пример из жизни моего клиента. В апреле сдали ЕРСВ за 1 кв. 2017г. Всё сдалось хорошо, протокол положительный. В июне приходит требование из ФНС об уточнении информации в ЕРСВ за 1 кв. 2017г. из-за несоответствия ФИО, ИНН и СНИЛС по одному человеку. Начали разбираться. Выяснилось что несоответствие по сотруднице которая уволилась из организации в феврале месяце, а в мае она вышла замуж и сменила Фамилию(((((( Так как она уже не работала в организации, то соответственно и не уведомляла бывшего работодателя о смене Фамилии, но этого мало -  на момент сдачи отчета в апреле у нее еще была прежняя Фамилия!!!! И даже если бы работодатель перед сдачей отчета перепроверил персональные данных всех действующих и уволенных в период отчета сотрудников - это бы не имело значения, так как персональные данные бывшей сотрудницы изменились уже после сдачи ЕРСВ и в момент отправки были актуальными((((

Упс, комментировать могут только зарегистрированные пользователи. Пожалуйста, .