Распечатанный на бумаге документ из ЭДО – это не оригинал
Печать электронных документов для архива – это неправильно и несет налоговые риски.
Компания ведет документооборот с отдельными поставщиками и покупателями на бумаге – ставят подпись и печать. А с остальными – в ЭДО «Диадок», с использованием электронной подписи.
Сейчас в организации распечатывают реестр документов за месяц, подшивают к нему все документы на бумажном носителе (оригиналы), распечатывают документы из ЭДО с УКЭП.
Печать электронных документов для подшивки в бумажную папку — это частая практика, но с точки зрения закона она неправильная и несет налоговые риски, разъясняет эксперт в сервисе «Клерк.Консультации».
Распечатанный на бумаге документ из ЭДО – это не оригинал. Оригиналом он признается только в электронном виде, в формате XML с файлом электронной подписи. Если налоговики запросят документы – бумажные копии из ЭДО не примут, потребуются именно электронные файлы.
Как правильно и удобно организовать раздельное хранение:
1. Документы из ЭДО хранят исключительно в электронном виде. Распечатывать их не нужно.
Хранить можно в Диадоке на серверах оператора и обязательно – в локальном архиве. Раз в месяц архивы документов выгружают из Диадока вместе с файлами электронных подписей (.p7s / .sig) и служебными квитанциями.
На сервере организации или надежном облаке создают папку «ЭДО_2026». Внутри может быть такая структура: «[Месяц]» \(\rightarrow \) «Поступление» / «Реализация».
2. Бумажные документы можно хранить по уже действующей схеме:
реестр полученных УПД, актов, счетов-фактур и других документов за месяц;
реестр по реализации – тоже все документы за месяц.
Реестр за месяц формируют исключительно по тем операциям, которые прошли на бумаге, электронных документов там быть не должно. В папки подшивают только оригиналы с подписями и печатями.
Такая же схема будет с отчетностью – если сдали через ЭДО, все хранится в электронном виде.
На вопрос ответила эксперт консультаций «Клерка» Лилия Героева.
Еще больше решенных вопросов бухгалтеров — более 30 тыс. ответов на разные темы — вы можете найти в базе консультаций «Клерка». Читать тут.
Если вы не нашли нужного ответа в базе консультаций, задайте свой вопрос эксперту напрямую!
Наши специалисты отвечают на вопросы из разных отраслей даже по узким направлениям — всегда найдется специалист, который поможет вам в вашей сфере. Среднее время ответа — 3,5 часа.
Галина НерубащенкоНовостной корреспондент
ага,не документ)...а если накроются все серверы и всё - нет следов цивилизации, что была в цифре? ни фото, ни проектов, ни документов, ни медкарт, ни документов на жилье, ни счета в банке и т.п. - всё там было, где-то на сервере, в облаке, в виде как-то кодов, эфемерных цифирек, изображений...ужс) хоть фотки надо распечатать ...
Зато это отличная памятка, в которой можно посмотреть номер, дату, сумма документа. Так проще найти оригинал в ЭДО.
А ещё это помогает вносить доки в 1С . Не у всех есть возможность загрузки из ЭДО. Да и просто помогает избежать ошибок при автоматической выгрузке.
а как налоговая будет читать файлы в формате ХМЛ?