Бухгалтеры, проверьте замещения: эти часы могут внезапно стать сверхурочными

Сотрудник вышел в смену за отсутствующего коллегу. Ему оформили замещение и установили доплату. Казалось бы, на этом вопрос закрыт: дополнительная работа оплачена, значит, отдельно учитывать эти часы уже не нужно.

Но такая логика может привести к ошибке в расчете зарплаты.

Роструд ответил на вопрос работодателя на Онлайнинспекции: часы, отработанные сотрудником при замещении отсутствующего коллеги, не исключаются из расчета сверхурочной работы.

Иными словами, сама по себе доплата за замещение не превращает отработанные часы в «отдельные» и не позволяет автоматически убрать их из общего учета рабочего времени.

Для бухгалтера это особенно важно, если в организации используется сменный график и суммированный учет рабочего времени.

Замещение есть, доплата есть — а сверхурочные все равно могут появиться

На практике подобные ситуации часто выглядят одинаково.

Сотрудник работает по сменному графику. Один из коллег заболел или отсутствует по другой причине. Работодатель просит другого сотрудника выполнить его обязанности. Замещение оформляют, устанавливают доплату, а часы отражают в табеле.

Проблема появляется в конце учетного периода.

Если дополнительные часы привели к превышению установленной нормы рабочего времени, они могут участвовать в определении сверхурочной работы. И здесь уже недостаточно сказать: «За замещение сотруднику заплатили».

Доплата за замещение и оплата сверхурочной работы — это разные выплаты с разными основаниями.

Поэтому бухгалтеру нельзя просто исключить часы замещения из фактически отработанного времени при расчете сверхурочных.

Где бухгалтеры чаще всего ошибаются

Главный риск возникает тогда, когда кадровое оформление и расчет зарплаты рассматривают как два независимых процесса.

На самом деле они связаны между собой:

Получается неприятная ситуация: доплата сотруднику начислена правильно, а сверхурочные при этом рассчитаны неправильно.

И именно такую ошибку впоследствии может потребоваться исправлять.

Как не запутаться в замещении, сверхурочных и табеле

Если в компании регулярно приходится заменять отсутствующих работников, бухгалтеру и кадровику нужно понимать не только отдельные нормы ТК РФ, но и всю цепочку оформления.

Именно этому уделяется внимание на курсе «Кадровик с нуля до профи: от ТК до 1С: ЗУП».

В программе разбирают ситуации, которые напрямую связаны с расчетом рабочего времени и зарплаты: сменный режим, суммированный учет, сверхурочную работу, совмещение, оформление изменений условий трудового договора, ведение табеля и работу в 1С:ЗУП.

Записаться

Обучение проходит дистанционно и рассчитано на четыре месяца при нагрузке 1–2 часа в день. По итогам выдается диплом о профессиональной переподготовке на 256 академических часов.

Сейчас курс можно пройти за 9 250 ₽ вместо 33 000 ₽.

Ценность такого обучения как раз в том, что кадровые ситуации разбираются не в отрыве от расчета зарплаты. Можно увидеть, как решение работодателя влияет на документы, рабочее время, табель и итоговое начисление.

Что говорит Трудовой кодекс

Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ, сверхурочной считается работа, которую сотрудник выполняет по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени.

При суммированном учете рабочего времени есть важная особенность: превышение определяют с учетом нормального количества рабочих часов за весь учетный период, а не просто по каждой отдельной смене.

Поэтому одна дополнительная смена или несколько часов замещения сами по себе еще не означают, что у сотрудника обязательно возникли сверхурочные.

Сначала необходимо определить норму рабочего времени за учетный период и сравнить ее с фактически отработанным временем.

И вот здесь часы замещения становятся важными.

Если они вошли в фактически отработанное время и в результате сотрудник превысил установленную норму, их нельзя просто убрать из расчета со ссылкой на то, что за замещение была установлена доплата.

Пример: сотрудник заменил коллегу и превысил норму

Допустим, у сотрудника установлен суммированный учет рабочего времени.

За учетный период его норма составляет 450 часов.

Из-за отсутствия другого работника он несколько раз вышел дополнительно и в итоге отработал 458 часов.

За выполнение обязанностей отсутствующего коллеги ему установили доплату.

Что происходит с восемью дополнительными часами?

Нельзя автоматически рассуждать так:

«Эти часы относятся к замещению, за них уже есть доплата, поэтому в сверхурочные их не включаем».

Сначала необходимо определить фактически отработанное время и сопоставить его с нормой за учетный период.

Если в результате образовалось превышение нормы, возникает вопрос об оплате сверхурочной работы.

При этом доплата за замещение не заменяет оплату сверхурочных.

Почему особенно важно проверить суммированный учет

При обычном режиме работы сверхурочную работу проще заметить: сотрудник отработал больше установленной продолжительности рабочего дня.

При суммированном учете ситуация сложнее.

В одной смене сотрудник может отработать больше обычного, но это еще не обязательно означает сверхурочную работу. Окончательный расчет делают с учетом нормы за весь учетный период.

Поэтому бухгалтеру недостаточно посмотреть только на конкретную смену, в которой сотрудник подменял коллегу.

Нужно проверить:

• сколько часов сотрудник должен был отработать за учетный период;

• сколько фактически отработал;

• сколько часов пришлось на замещение;

• как эти часы отражены в табеле;

• не возникло ли превышение нормы;

• как рассчитана доплата за замещение;

• отдельно ли рассчитана оплата сверхурочной работы.

Что проверить в организации прямо сейчас

Особое внимание стоит уделить сотрудникам, которые регулярно подменяют отсутствующих коллег.

Первое — оформление. Проверьте, есть ли необходимое соглашение с сотрудником и правильно ли определены условия дополнительной работы.

Второе — график. Сопоставьте запланированные смены с фактической работой. Дополнительная нагрузка не должна оставаться только в переписке или устной договоренности.

Третье — табель. Проверьте, правильно ли отражены фактически отработанные часы.

Четвертое — норма рабочего времени. При суммированном учете определите норму за весь учетный период.

Пятое — сверхурочные. Сопоставьте норму с фактическим количеством отработанных часов.

Шестое — выплаты. Убедитесь, что доплата за замещение не используется как основание для исключения часов из расчета сверхурочной работы.

Еще одна ловушка: работа в выходные и праздники

Есть важное исключение, которое также необходимо учитывать при расчете.

Работа сверх нормы рабочего времени в выходные и нерабочие праздничные дни, оплаченная в повышенном размере по правилам ст. 153 ТК РФ, не учитывается при определении продолжительности сверхурочной работы, подлежащей оплате по правилам ст. 152 ТК РФ.

Поэтому при проверке нельзя складывать все дополнительные часы в одну общую сумму.

Нужно установить, почему сотрудник работал сверх обычного времени, в какой день это происходило и как работа была оплачена.

Что в итоге должен сделать бухгалтер

Ситуацию с замещением лучше проверять не по принципу «доплата начислена — значит, все в порядке», а по всей цепочке:

замещение → оформление → график → фактическая работа → табель → норма за учетный период → сверхурочные → начисления.

Если сотрудник подменял коллегу, это еще не означает автоматически, что у него появились сверхурочные.

Но и обратное утверждение неверно: нельзя исключить эти часы из расчета только потому, что сотруднику начислили доплату за замещение.

При суммированном учете решающим становится итоговое количество фактически отработанных часов за учетный период.

Поэтому работодателям стоит отдельно проверить сотрудников, которые регулярно выходят за отсутствующих коллег. Особенно если одновременно используются сменный график, суммированный учет рабочего времени и дополнительные выплаты за замещение.

Ошибка в одном документе может затем перейти в табель, расчет сверхурочных и зарплату.

Проще проверить часы замещения сейчас, чем потом пересчитывать начисления после обнаружения ошибки.

Материал подготовлен с учетом разъяснения Роструда и действующих на дату публикации норм трудового законодательства. Перед применением правил в конкретной ситуации необходимо учитывать условия трудового договора, локальные нормативные акты и особенности установленного режима рабочего времени.