Если ФНС запросила документы, которые компания утратила, уничтожила или по другим причинам не может предоставить, необходимо оперативно уведомить об этом инспекцию. Об этом «Клерку» рассказала финансовый директор бухгалтерской компании «Статский Советник», сертифицированный налоговый консультант Елена Бронникова.
В уведомлении нужно объяснить причины отсутствия документов и указать сроки их возможного восстановления. Если бумаги были утрачены из-за пожара, затопления, кражи или других обстоятельств, это следует подтвердить справками МЧС, актами коммунальных служб, документами полиции или другими доказательствами.
При отсутствии вины налогоплательщика его нельзя привлечь к ответственности за налоговое правонарушение на основании ст. 109 НК. Однако одной ссылки на отсутствие документов недостаточно — компании потребуется доказать объективные причины их утраты.
Если архив остался у бывшего бухгалтера или руководителя, который отказывается его возвращать, стоит подтвердить попытки получить документы обратно, например обращениями в правоохранительные органы или суд.
«Просто сослаться на конфликт с бывшим сотрудником не получится, так как обеспечение сохранности учета является прямой обязанностью руководства», — отметила Бронникова.
Отсутствие первичных документов создает и другие налоговые риски. Инспекция может поставить под сомнение расходы при расчете налога на прибыль и вычеты по НДС. При существенной нехватке документов налоговые обязательства могут определить расчетным способом.
Поэтому компании стоит одновременно с ответом ФНС начать восстанавливать архив: запрашивать дубликаты у контрагентов, получать банковские выписки и использовать сохранившиеся электронные данные.
Если установленный законом срок хранения конкретных документов уже истек, компании также следует подтвердить правомерность их отсутствия. Бронникова рекомендует сохранять акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.
Алёна СветуньковаШеф-редактор отдела новостей