Компания купила ноутбук у физлица — какие документы нужны бухгалтеру

Запрета на покупку имущества у физлица для компаний нет. Но бизнесу нужно заранее позаботиться о документах, которые подтвердят приобретение и позволят учесть расходы, рассказал «Клерку» независимый финансовый директор и основатель Finspect Артем Высоцкий.

Эксперт рекомендует всегда оформлять договор купли-продажи и акт, даже если речь идет о недорогой технике. В договоре стоит указать паспортные данные продавца и серийный номер устройства.

«Без серийника через год не докажете, что списываете именно этот ноутбук», — отметил Высоцкий.

Оплачивать покупку лучше с расчетного счета компании на счет самого продавца, который указан в договоре. Перевод денег родственнику или другому человеку усложнит подтверждение сделки и может вызвать дополнительные вопросы банка.

Кассовый чек при покупке имущества для собственных нужд компании не нужен. Другая ситуация возникает, если бизнес приобретает товар у физлица для последующей перепродажи. В таком случае компания должна сформировать чек с признаком «расход».

Удерживать НДФЛ из суммы, которую компания платит продавцу, также не нужно. Налог с продажи имущества физлицо рассчитывает и уплачивает самостоятельно, поэтому такую выплату не включают в 6-НДФЛ. Страховые взносы на нее тоже не начисляют.

Стоимость приобретения можно учитывать в расходах при наличии подтверждающих документов и экономического обоснования покупки. Например, ноутбук стоимостью 60 тыс. рублей можно отнести к материальным расходам после передачи сотруднику. Более дорогое оборудование может потребовать учета в качестве основного средства и начисления амортизации.

При покупке подержанной техники эксперт также советует проверить права продавца на имущество.

«Телефон может быть в кредите, ноутбук чужим, станок в залоге, поэтому попросите у продавца документы, по которым он это покупал», — пояснил Высоцкий.

При покупке через площадки объявлений стоит сохранить само объявление и переписку с продавцом. Они станут дополнительным подтверждением обстоятельств сделки. Высоцкий также советует обращать внимание на количество однотипных объявлений: регулярная продажа большого количества одинаковых товаров может указывать на предпринимательскую деятельность.