Директор оплатил личные расходы корпоративной картой — когда ФНС доначислит налоги

Расходы руководителя по корпоративной карте могут признать его личным доходом, если компания не сможет подтвердить деловую цель платежей. При этом даже наличие кассового чека не гарантирует, что налоговая сочтет расходы обоснованными. Об этом «Клерку» рассказал адвокат Павел Бобрович.

По словам эксперта, один и тот же платеж гостинице может быть расходом на командировку, оплатой личного отпуска или задолженностью директора перед компанией.

«Инспекция сопоставляет даты, маршрут, участников, назначение платежа и результат для бизнеса. Кассовый чек подтверждает расчет с гостиницей, но не объясняет, зачем компании понадобилась поездка», — пояснил Бобрович.

Для подтверждения командировочных расходов потребуются распоряжение о поездке, билеты, переписка о деловых встречах и документы исполнителя. Если компания приобрела имущество, необходимо подтвердить его приемку и использование в деятельности организации.

Если организация окончательно оплатила личные услуги директора, у него может возникнуть доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ. В таком случае компания должна исполнить обязанности налогового агента, предусмотренные статьей 226 НК РФ.

Вопрос о начислении страховых взносов решается отдельно. Налоговики должны установить, связана ли выплата с трудовыми отношениями и предусмотрены ли основания для освобождения по статье 422 НК РФ.

Для компаний на общей системе налогообложения также возникают риски по налогу на прибыль и НДС. Расходы должны быть связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, а для вычета НДС необходимо соблюдение установленных законом условий.

Например, семейный отпуск директора, оформленный как деловая поездка, без подтверждения переговоров и деловой программы обычно не отвечает этим требованиям.

Если руководитель вернул компании деньги за личные расходы, необходимо сохранить банковскую выписку, дату возврата, документы о первоначальном платеже и отражении задолженности в бухгалтерском учете.

При этом возврат ошибочно потраченных средств и возврат уже предоставленной личной выгоды могут потребовать разных налоговых и учетных исправлений.

Бобрович также привел пример из судебной практики, опубликованной ФНС. Директор неоднократно получал деньги под отчет, однако компания не смогла подтвердить ни их целевое использование, ни поступление приобретенных ценностей. Суды поддержали включение неподтвержденных сумм в доход руководителя.

По словам адвоката, для подтверждения расходов по корпоративной карте важно документально проследить связь между платежом, приобретенными товарами или услугами и деятельностью компании.