Материальная помощь

В организации выплачивается материальная помощь на день рождения сотрудника 3 000 и на 23 февраля( или 8 марта) по 1 000. ИТОГО сумма 4 000 ( она не облагается взносами и налогами)

КАждый раз выписывается приказ о матпомощи. Возможно ли сделать документ , по которому сотрудники могут не расписываться каждый раз , так как некоторые работают в пути и подписи собрать сложно.