Подбор персонала для «чайников». Прием на работу, адаптация, ведение документации, увольнение

О том, как организовать подбор сотрудников, если вы никогда этим не занимались, можно прочитать здесь: «Подбор персонала для “чайников”. Описание вакансии, первое собеседование, технология отбора» . Что делать дальше? Какие документы нужно оформить, как ввести нового сотрудника в курс дел? Статья будет полезна директорам, владельцам маленьких фирм, секретарям и линейным руководителям.

1. Оформление на работу

• Необходимые документы.
• Должностные инструкции.
• Оформление документов.

Итак, вы нашли нужного кандидата. Наступает следующий этап – оформление его на работу.

Ни для кого не секрет, что лишь официально оформленные трудовые отношения регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Но даже при отсутствии трудового договора, взаимодействие сторон – участниц трудовой деятельности требуется каким-либо образом регламентировать. Например, закрепить договором гражданско-правового характера.

Если же речь идет об оформлении согласно ТК РФ, то необходимо попросить у будущего работника следующие документы:

1. Паспорт.

2. Трудовая книжка. Если человек принимается на работу впервые, то работодатель заводит трудовую книжку по письменному заявлению принимаемого. Если же книжка утеряна, то в заявлении работник должен указать причину ее отсутствия. Деньги за оформление ТК могут удерживаются с работника, что оставлено на усмотрение работодателя.

3. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Если его у сотрудника нет, то оформлением занимается работодатель. Но при желании его может оформить и будущий сотрудник – физическим лицам СНИЛС оформляется быстрее.

4. Военный билет – для военнообязанных.

5. Диплом либо иной документ, подтверждающий квалификацию. Если работа предполагает наличие определенных знаний, умений, навыков. Например, водительское удостоверение для водителя либо удостоверение на допуск по электробезопасности у электрика.

На этом заканчивается список документов, необходимых при оформлении согласно ТК РФ. Однако на деле это еще не все. Давайте рассмотрим подробнее.

1. Если у сотрудника есть ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика), то он может сообщить вам об этом.
2. Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы, чтобы можно было оформить налоговые вычеты.
3. С этой же целью предоставляются свидетельства о рождении детей либо разводе.

Вообще, важно запомнить одно прописное правило – вам нужна максимально полная информация о кандидате. Ваша главная задача на данном отрезке документооборота – обезопасить организацию. Вы не можете знать, когда именно и в какие сроки государство потребует представить отчеты, поэтому военный билет необходим, даже если вы и не ведете учет военнообязанных (не секрет, что многие организации так и поступают). Вы не знаете, куда повернет ваше общение с работником, поэтому вам необходимо заявление для выдачи трудовой книжки, если человек говорит, что ее потерял. Вы не знаете, не придется ли вам разыскивать сотрудника, поэтому очень важно запросить у него информацию о месте фактического проживания, городские телефоны, электронную почту, какие-либо контакты родственников и так далее.

К слову, фактически вам не нужны ксерокопии документов сотрудника, а требуется лишь верность реквизитов работника в используемых организацией документах. Но пусть уж лучше и они будут. Не нужно вам и заявление о приеме на работу, но неплохо, если принимаемый его напишет.

Очень важно (письменно и с указанием даты) ознакомить работника с Правилами внутреннего трудового распорядка и Должностной инструкцией (она подписывается в двух экземплярах). В этих документах расписаны правила поведения, область ответственности, права и обязанности сотрудника, схема подчинения. Без подписи в них невозможно будет предъявить официальную претензию в дальнейшем.

Со стороны работодателя на подпись работнику необходимо предоставить унифицированные формы: приказ о приеме на работу, трудовой договор в двух экземплярах, личную карточку. После подписания второй экземпляр ТД отдается сотруднику.

Все оформленные сотруднику документы (медицинский полис и СНИЛС, например) лучше выдавать ему под подпись.

Озаботьтесь также правильным заполнением трудовой книжки. Ее заполнение регламентируются законодательно, поэтому при возникновении ошибок исправлять их придется вам. Ознакомиться с правилами заполнения можно, прочитав Инструкцию по заполнению трудовых книжек (Приложение к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 г.)

Оформление документов на работу – ответственный этап, поэтому все действия необходимо проводить своевременно, а не задним числом, чтобы не возникало внештатных ситуаций.

2. Адаптация

• Подготовка рабочего места.
• Неформальные требования.
• Знакомство с коллективом.
• План обучения.
• Стажировка.
• Наставник.
• Аттестация.
• Испытательный срок.
• Досрочное его окончание.

Итак, с формальностями покончено, завтра сотрудник выходит на работу. Мысленно поставьте себя на его место. Вот приходите вы на работу и… Где ваше рабочее место? Есть ли стол, стул, компьютер, телефон, сейф или станок, шкаф для спецодежды, набор гаечных ключей, метла и тряпка? Человек оценивает организацию с первой минуты работы. Забудьте обо всем! Подготовьте рабочее место уже сегодня, чтобы завтра не пришлось судорожно бегать и искать все необходимое.

Расскажите новому сотруднику, что принято в вашей организации и что категорически запрещено. Приветствуется ли приход на работу в шортах и топике или в деловых костюмах. Допустимо ли чаевничать на рабочих местах или в специальной комнате, надо ли отпрашиваться для похода на обед, не забудьте рассказать, где расположены ближайшие кафе и столовые. Разъясните, как обращаться к сослуживцам и руководителям.

Чем больше вы расскажете сотруднику о внутренних правилах, тем проще ему будет работать. Можно и не говорить обо всем этом, люди самостоятельные должны разобраться. Но может случиться и так, что, почувствовав себя неловко или даже чужим, сотрудник не придет на работу завтра. И все, что вы делали до этого, пропадет зря. И придется начинать все сначала.

Если кроме вас в организации есть еще сотрудники, то процедуры знакомства не избежать. Четко и громко произнесите имя и фамилию нового сотрудника, должность и род его занятий. Так же четко представьте ему всех присутствующих. Зачем? Причина проста: редкий человек бросится жать руки и рассказывать, чем он тут будет заниматься, незнакомым людям; да и расспрашивать их, чем они здесь занимаются, тоже решатся немногие.

Вещи вроде и понятные, и простые, но, к сожалению, мы часто о них забываем. Вы-то давно уже здесь работаете, и все правила вам кажутся самими собой разумеющимися, но для впервые вышедших на работу сотрудников – это тайна.

Вот сотрудник занял рабочее место, получив все формальные и неформальные инструкции. И что ему делать дальше? Правильно! Внимательно ознакомиться с планом обучения, врученным вами. Вы ведь его уже подготовили, верно?

Для чего нужен план обучения? Так сложилось, что сегодня практически не осталось двух одинаковых рабочих мест. Время сейчас такое, что под одним и тем же названием может скрываться совершенно разная работа. Неудивительно, что и «самый профессиональный профессионал» не сходу разберется, как именно у вас организован бизнес. Здесь вам и ему приходит на помощь план обучения, можете назвать его и планом вхождения в должность, суть от этого не изменится. Перед сотрудником ставится задача изучить необходимое, вы же получаете инструмент постановки целей и контроля. План обучения может быть как однодневным, так и многодневным. Бывают даже шестинедельные, например, для студентов без опыта работы.

Что включать в план обучения? Все, что сочтете нужным и важным, что необходимо знать сотруднику для успешной работы. Начать можно с простых вещей: названия вашей организации, рода ее деятельности, что продает или изготавливает, как оформляются документы, как производится продукция и т. д. и т. п.

Пример:

Обучение сотрудников

(первичное)

День первый

Вводная лекция о производителе (история, направления работы, продукты)

• Компания … (цели, задачи, направления работы).

• Правила проведения работ в офисе и у клиента. Внутренние регламенты.
• Направление работы (что делать, как, зачем...) по рабочим местам.
• Отчет.

Не забудьте проверить, как сотрудник усвоил полученные за день данные. Лучше попросить его рассказать об этом в письменном виде. Так вы научите сотрудника отчитываться о проделанной работе без напоминания. Да и сами не забудете его проверить.

Стажировка на рабочем месте – важный элемент адаптации. Ставя задачи и проверяя их исполнение, вы быстро понимаете, что и как умеет делать работник, а в чем он пока слаб. Обязательно закрепите за новичком наставника, к которому работник сможет обратиться за советом и помощью, кто будет обучать необходимым навыкам. Нужно ли говорить, что в идеале это должен быть самый опытный и авторитетный специалист? Возможно, это будете вы. Длительность стажировки зависит от многого: от уровня подготовки вашего нового сотрудника до сложности и многоплановости его должностных обязанностей. Венчает весь этот процесс аттестация! Совсем не обязательно собирать комиссии и готовить многокилометровые тесты – вопросов 200 вполне хватит! :) А если серьезно, все зависит от самой работы. Иногда достаточно просто поговорить с сотрудниками или клиентами и довериться своим ощущениям.

Испытательный срок. Не путать с аттестацией! Испытательный срок прописан законодательно, и если вы решаете его вводить, придется все делать по закону. Сразу стоит усвоить, что уволить сотрудника на испытательном сроке затруднительно. Поэтому если вы решите вводить таковой у себя, внимательно изучите связанные с ним законодательные тонкости.

Случилось так, что вы ошиблись. Новый сотрудник вам не подходит. Не зарывайте голову в песок, проблема сама собой не решится. Не тяните. Расставайтесь как можно быстрее. Пока ни работник, ни вы не привыкли к порядку вещей. Вызывайте его на разговор, где честно говорите о своих претензиях. Если необходимо, платите отступные. Хотя часто человек и сам понимает, что занял не свое место, но попросту боится начать разговор. Это ваша ошибка, вам за нее и платить. Если затянуть, обойдется дороже. Конечно, с опытом приходит и понимание того, как создать условия для инициирования работником решения о досрочном уходе. Но пока его нет, действуйте, как указано выше.

3. Работа

• Отпуска, отгулы, больничные.
• Соответствие сотрудника работе.

Работа – это не только трудовые свершения, но и мелкие неприятности: опоздания, отпуска подчиненных – очередные и без сохранения заработной платы, больничные листы.

Это те случаи, где без бумаг не обойтись. Какими бы дружескими ни были отношения с вашими сотрудниками, оформлять в бумажном виде необходимо все.

Если мы говорим о ежегодном очередном оплачиваемом отпуске, то здесь наш главный помощник – действующий график отпусков, который должен быть составлен заблаговременно (не позднее 17.12 предшествующего года). Сотрудники знакомятся с ним под роспись, а за две недели до предполагаемой даты мы письменно уведомляем работника о предоставлении ему очередного отпуска. Если же даты отпуска меняются или сотрудник принят уже после составления такого графика, то ему необходимо написать заявление на отпуск. В идеале все даты обговариваются сотрудниками и руководителем отдела заранее, чтобы всех все устраивало. Отпускные выплачиваются не позднее трех дней до начала отпуска (статья 136 ТК РФ).

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется только по письменному заявлению сотрудника. Бывают ситуации, когда работодатель обязан предоставить подобный отпуск (подробнее об этом можно прочитать в ст.128 ТК РФ), в остальных случаях это происходит по согласованию сторон.

Листы временной нетрудоспособности оформляются либо на самих сотрудников, либо по уходу за кем-то, например, за ребенком. В день выхода с больничного работники предъявляют их руководителю и сдают в отдел кадров. Для того чтобы не возникало потом лишних вопросов, заведите специальный журнал и забирайте их у сотрудников под роспись с указанием даты. Таким образом вы, например, избежите лишних вопросов о сроках выплаты, если такие появятся. Тут придется и отслеживать изменения в законодательстве. Так, сейчас работодатель оплачивает три первых дня (ранее – два), также с завидной частотой меняются вид и правила заполнения больничного листа.

Но взаимодействие с сотрудниками не ограничивается только документооборотом. В процессе работы руководству необходимо постоянно держать руку на пульсе, присматриваться: хорошо ли сотрудник справляется со своими служебными обязанностями, комфортно ли ему в коллективе и комфортно ли коллективу с ним. Возможно, где-то необходимо ужесточить требования, где-то, наоборот, сделать их мягче. Почти все нюансы взаимоотношений в коллективе не должны проскальзывать мимо пытливого взгляда руководителя. В нужный момент подхватив, подбодрив, осадив, хороший начальник дает подчиненным заряд энергии, понимание того, что они на своем месте. Тогда и работник будет приносить максимальную пользу организации, что вам в итоге и нужно.

4. Увольнение

• Безболезненное расставание.
• Заявление на увольнение.
• Оформление документов при увольнении.

Наступает момент, когда работа в вашей организации перестает (по тем или иным причинам) радовать сотрудника. Сам сотрудник непроизвольно сигнализирует вам о начавшемся кризисе. Будьте внимательны. Повышенная конфликтность, демонстративное неподчинение, игнорирование распоряжений, систематические опоздания, нервозность, агрессивность, нежелание объяснять свою неисполнительность – все это показывает, что пришло время расставаться. И как можно быстрее.

Чем раньше вы поговорите с сотрудником, тем выше вероятность, что вы разойдетесь без конфликта и взаимных угроз. Сам разговор должен проходить на ровной ноте, без противостояния. Обычно человек и сам понимает, что его не устраивает место работы, поэтому идет навстречу. Главное в подобном разговоре – доброжелательность и желание выяснить ситуацию, агрессия со стороны представителя фирмы недопустима.

Когда разговор закончен, а вы с сотрудником пришли к общему знаменателю, пришло время получить заявление об увольнении.

Заявление об увольнении пишется в стандартной форме:

«Прошу уволить меня по собственному желанию 01.12.2012 г. <…> дата прописью и подпись».

Законодательство требует написания заявления об увольнении как минимум за две недели до самого увольнения. Однако если никаких взаимных обязательств у фирмы и уходящего сотрудника не осталось, а бизнес-процессы не остановятся без последнего, можно и нужно (при взаимном желании) скорее увольнять работника. Во-первых, сотрудник волей-неволей будет поддерживать в коллективе дух противоречия, возможно, даже недовольства. Нужно избавить слаженный коллектив от этого. Да и идти на принцип (если вам все равно, а сотрудник хочет побыстрее покинуть компанию) нерационально – расставаться лучше на позитиве.

Конечно, если есть необходимость в поиске или обучении нового сотрудника, либо завершении этапа работ, увольнение происходит по истечении обговоренного времени.

Многие организации используют так называемый обходной лист, в котором сотрудники должны получить роспись руководителей некоторых подразделений организации (АХО, библиотека, IT-отдел и так далее). Дело это хорошее, если только работодатель не манипулирует им, грозясь (при отсутствии подписей) не выдавать трудовую книжку, заработную плату и документы. Хотим предостеречь читателей – это незаконно. И при мало-мальски грамотном сотруднике – грозит проблемой, прежде всего, самой организации. Поэтому пусть обходной лист будет сам по себе, а увольнение – отделенной от него процедурой.

Итак, мы подходим к моменту, когда написанное и подписанное руководителем заявление на увольнение оказывается в отделе кадров, где его заводят в программу кадрового документооборота. В день увольнения (это последний рабочий день) работодатель обязан выдать трудовую книжку и произвести полный финансовый расчет. Также рекомендуем выдавать сотрудникам справки формы 2-НДФЛ за все время работы. Это позволит в дальнейшем избежать лишней работы кадровику, бухгалтеру либо другому человеку, оформляющему эти справки. Да и экс-сотрудник, вероятно, вспомнит фирму добрым словом, когда ему не придется возвращаться за справками.

При выдаче ТК обязательны подписи работника в приказе об увольнении, книге движения и учета ТК, а также в личной карточке. Это, во-первых, требуется по закону, а во-вторых, является аксиомой, позволяющей обезопасить фирму в случае возможного судебного разбирательства.

Также можно использовать небольшую анкету при увольнении, позволяющую оценить видение сотрудником тех или иных сторон организации: плюсы, минусы, возможности. Это хороший материал для осмысления.

Пожалуйста, выполняйте все финансовые и документальные обязательства четко и в срок. Речь идет об уважении руководства членами подчиненного коллектива, ведь решить уволиться может каждый сотрудник, а все проколы рано или поздно могут выйти фирме боком. Помните, лицо организации определяется в том числе и мнением ее бывших работников, «сарафанное радио» в этом случае играет большую роль.

Очень важно своевременно и бесконфликтно завершать процедуры увольнения. Тогда удается поддерживать в коллективе слаженность и целеустремленность.

Итог

Итак, теперь вы знаете:

• как оформить будущего сотрудника на работу;
• провести обучение и адаптировать новичка к месту;
• азы кадрового документооборота;
• как безболезненно расстаться с работником.