Клерк.Ру

7 инструментов для управления штатом дистанционных сотрудников

88% фрилансеров предпочитают работать дома, но при этом почти половина из них проводит за работой от трех до восьми часов в день, и лишь треть — от девяти часов и больше. Об этом во вторник, 3 декабря сообщили московский интернет-провайдер ОнЛайм и рекрутинговый сервис HeadHunter, которые совместно провели опрос 417 респондентов в ноябре 2013 года.

Опрос показал, что на «удаленке» работают главным образом представители IT-индустрии (26%), маркетинга и рекламы (14%), сферы медиа (13%). Не стоит считать, будто для большинства дистанционно работающих сотрудников преимущества фриланса — в том, чтобы меньше работать. Это не так: 77% респондентов ценит возможность работать не в офисе за возможность не тратить время на поездки на работу и обратно, 71% — за опцию самостоятельно определять свой рабочий график, а 51% — за большую собственную мобильность.

Для руководителей компаний, особенно небольших, фрилансеры или дистанционные штатные работники — возможность сэкономить на аренде офиса и закупке оборудования. Но как контролировать человека, которого нельзя видеть каждый день лично? И как наладить с ним хороший контакт, как скоординировать команду из нескольких человек, которые не ходят вместе в курилку и не обсуждают сплетни у офисного кулера? Проблема не нова, и у нее есть ряд технических решений.

Yaware. Сервис предоставляет аналитику об использовании рабочего времени каждым сотрудником и указывает, где он тратит больше времени, чем это необходимо. Для фрилансеров и внештатных сотрудников, труд которых оплачивается в почасовом режиме, есть функция «старт-стоп». Если работнику нужно куда-то отойти на 30 минут, он просто ставит счетчик на паузу и уходит. Это время не оплачивается работодателем, а работник получает возможность не отчитываться за него. Эта система подходит для предпринимателей, имеющими дело с людьми, которые привыкли, что их труд оплачивают почасово. Стоимость использования сервиса — 190 рублей в месяц за каждого сотрудника, которого нужно контролировать.

📌 Реклама
Отключить

15Five - инструмент для налаживания коммуникационных связей между сотрудниками. Это облачная платформа, которая заставляет членов одного коллектива раз в неделю тратить 15 минут на то, чтобы написать недельный отчет для коллег о том, как идет работа, какие возникают трудности или на что нужно обратить внимание всей команде. Если коллектив небольшой, на чтение всех постов от сотрудников у менеджера будет уходить не больше пяти минут, но ясности относительно того, что же на самом деле происходит в команде, будет больше. Внутри 15Five есть также возможность быстро поддержать разговор с одним из сотрудников. Первые четыре недели использования сервиса бесплатны, а после этого компании придется платить $49 в месяц за команду до десяти человек и $5 за каждого дополнительного сотрудника сверх этого «лимита».

📌 Реклама
Отключить

Asana. Многие для ведения проектов используют сложные CRM-системы, однако для большинства небольших команд их функционал избыточен. Если коллектив небольшой, а число проектов буквально несколько, то для контроля над ситуацией хватит и специализированного сервиса Asana — бесплатного менеджера для ведения проектов, который доступен как через веб-интерфейс, так и в виде приложений для мобильных устройств. Этот «облачный» сервис позволяет назначать отдельные задачи по проектам конкретным исполнителям, прикреплять к ним файлы со своего ПК, Google Drive и Dropbox, оставлять комментарии под каждой задачей. Интерфейс сервиса простой и понятный, цены — $50 в месяц для команды численностью до 15 человек, $100 — для 30 человек, $300 — для 50, и $800 — для тех, кому нужно управлять одновременно командой до 100 человек.

📌 Реклама
Отключить

Кстати, для людей, которым нужно управлять исключительно программистами, существует альтернатива — Pivotal Tracker. Этот инструмент управления проектами в области разработки ПО обойдется всего в $7 в месяц для команд из трех человек, которые могут вести одновременно не более пяти проектов.

Коллективу, у которого нет времени на ежедневные встречи в офисе, нужно не только переписываться друг с другом, но и периодически видеть друг друга. Ведь письменная коммуникация даже с применением «смайликов» не дает возможности видеть лица и эмоции коллег. Традиционно для видеозвонков используется Skype (он же позволяет и создавать группы для обычной текстовой переписки). Однако этот сервис, во-первых, не всегда корректно работает, когда с его помощью устраивается конференция на большое количество человек. А во-вторых, если нужно, чтобы программа поддерживала до десяти человек в одном разговоре одновременно, то каждому человеку придется подписаться на услугу Skype Premium, которая обойдется ему в $5 в месяц.

📌 Реклама
Отключить

Хорошая альтернатива — Google+ Hangouts. Здесь видеоконференции численностью до десяти человек можно проводить бесплатно, а качество работы — на высоком уровне. При желании можно платить $10 в месяц, и это позволит устраивать видеоконференции для 25 человек одновременно. При этом будет возможность поддерживать передачу видео в режиме высокой четкости.

Пользователи продукции Apple могут привести в качестве примера FaceTime, но это решение доступно только для пользователей «эппловской техники», в то время как Hangouts работает и в среде Windows, и в Android.

Intuit Online Payroll — инструмент, позволяющий грамотно начислять заработную плату сотрудникам. Основные сложности в его использовании возникают во время первичной настройки, когда придется серьезно потрудиться, определяя задачи, список сотрудников, стоимость каждого типа работ, затрачивамое на проекты время и другую подобную информацию. Зато впоследствии система будет в полуавтоматическом режиме «на лету» определять, сколько в этом месяце заработал каждый сотрудник: предпринимателю нужно будет только вовремя ставить галочки напротив сотрудников, взявшихся за выполнение той или иной задачи.

📌 Реклама
Отключить

Стоимость базового набора ПО, способного рассчитывать зарплаты сотрудникам — $25 в месяц. Подписка на «продвинутый» функционал сервиса будет нужна только резидентам США, поскольку позволяет рассчитывать не только зарплаты и гонорары, но и налоговые платежи.

Expensify — система учета расходов для небольшой компании. Стартап из Сан-Франциско разработал мобильное приложение, которое значительно упрощает процесс отслеживания расходов внутри небольшого коллектива стартаперов, которые на первом этапе пользуются «общими» деньгами. Expensify нужно установить на смартфоны всех сотрудников, имеющих доступ к «бюджету» компании. Приложение позволяет оперативно вносить данные о расходах на транспорт, связь, канцелярские принадлежности и т.д. Встроенный в приложение инструментарий может также распознавать печатные квитанции — для этого их нужно сфотографировать. Все это серьезно упрощает контроль над расходами компании, у которой «каждая копейка на счету».

📌 Реклама
Отключить

Бесплатная версия приложения позволяет использовать ее только для двух членов одного коллектива. За каждого дополнительного сотрудника, который будем им пользоваться, придется платить около $6 в месяц. Зато нет никаких ограничений на количество загружаемых в базу данных сервиса квитанций.

Подборка полезных мероприятий

Разместить
📌 Реклама
Отключить