Когда нужна заверенная копия документа и как правильно ее сделать

Когда нужна заверенная копия документа и как правильно ее сделать

Документооборот в определенных случаях позволяет представлять вместо оригинала копию документа, но не простую, а заверенную. Как это правильно сделать, чтобы избежать претензий?

Что такое заверенная копия документа

Заверенная копия — это копия, имеющая все реквизиты, придающие ей юридическую силу. Такое определение следует из подп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Когда могут потребоваться заверенные копии

Таких ситуаций много. Например, процессуальное законодательство допускает представление письменных доказательств или в подлиннике, или в виде заверенной копии (ч. 2 ст. 71 ГПК, ч. 8 ст. 75 АПК, ч. 2 ст. 70 КАС). 

Заверенные копии подтверждают несение соответствующих расходов физическим лицом в налоговых отношениях (п. 4 ст. 226.1 НК). Или работодатель по требованию уволенного должен выдать именно заверенную копию документа, оформляющего прекращение трудового договора (ст. 84.1 ТК).

Какие копии считаются надлежаще заверенными

Если строго следовать п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), то надо на изготовленной копии (или выписке из подлинника) проставить отметку о заверении, которая проставляется под реквизитом «подпись».

Отметка должна включать в себя:

  • слово «Верно»;

  • наименование должности заверившего копию лица;

  • собственноручная подпись заверителя;

  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия),

а также дату заверения копии (выписки).

Надо ли указывать, где хранится оригинал

Если копия выдается для того, чтобы представить ее в другую организацию, то отметку надо дополнить сведениями о том, где хранится подлинник: 

«Подлинник документа находится в

Дата публикации: 28.01.2025, 07:26

Вы видите 30% этого разбора

Подпишитесь, чтобы получить полный доступ ко всем разборамзаконов, а также к другим сервисам на Клерк.ру

Подписка «Клерк.Плюс»

Самое нужное для бухгалтера

  • На 1 месяц

    499 ₽
    Списывается ежемесячно
  • На 12 месяцев

    4 999 ₽5 988 ₽
    со скидкой -17%
    Единоразовый платеж

Включает:

  • Доступ к базе разборов (более 600 экспертных статей с приложениями, новый разбор каждый день)

Подписка «Клерк.Премиум»

  • консультации с экспертами
  • ИИ-помощника и чат
Смотреть тарифы

Начать дискуссию

Другие материалы по этой теме

Смотреть все

Консультации по этой теме

12

Оперативные ответы практикующих экспертов по бухгалтерии, налогам, кадрам, праву, работе с 1С и другим темам, которые важны бухгалтерам, предпринимателям и кадровикам

Оплата за другое юр лицо

Добрый день,подскажите пож-та, если счёт был выставлен на одно юр.лицо,а денежные средства перевёл банк от свого лица и в назначении платежа указал ,что это оплата за благотворительность.В данном случае на кого выписывать отгрузочные документы? И нужны ли какие-то дополнительные документы от банка или юр.лица?

Путевые листы-заполнение в 2025

У ООО в собственности легковые, грузовые машины и спецтехника (экскаваторы, самоходный кран, установка ГНБ). Вопрос: 1. Правила и порядок заполнения путевых листов в 2025. 2. Может ли путевой лист заполняться за полный месяц? 3. В одном путевом листе за несколько дней или один месяц может быть указано несколько водителей? 4. Бланк путевых листов легкового и грузового автомобиля на одного и нескольких водителей.5. Какие документы необходимо заполнять по работе спецтехники (экскаваторы, самоходный кран, установка ГНБ)? 6. Если в путевых листах нет отметки медицинского осмотра, путевой будет действителен?

Оформление документов

Добрый день! В ООО практикуется при приеме товаров подписывать документ поставщику, а свой экземпляр оставлять себе без подписи. Расписываются на нем позже. Чем может грозить , если подписи на документах будут отличаться? например упд подпишет другой человек, не тот, который отдавал документы поставщику и принимал товар?

Порядок документооборота при корректировке отгрузки (Экспорт ЕАЭС)

Добрый день!

Организация на ОСНО отгрузила товар на экспорт ЕАЭС со ставкой НДС 0%. В комплекте документов Спецификация, ТОРГ-12, счет-фактура и CMR. После фактического получения товара покупателем в ТОРГ-12 и счет-фактуре обнаружена ошибка - неверно указана была цена одной из позиций, соответственно, итоговая сумма комплекта документов оказалась некорректной.

Вопрос:

Подскажите, пожалуйста, какова процедура документооборота по оформлению корректного комплекта документов в случае обнаружения ошибки уже после того, как товар пересек границу и был получен покупателем вместе с документами? Мы хотели выписать исправительный счет-фактуру на новую сумму и приложить сопроводительное письмо покупателю с описанием ошибки, не заменяя товарную накладную, т.к. сумма из изначальной накладной попала в CMR. Но покупатель просить именно заменить накладную, чтобы в ней была указана корректная сумма. В таком случае ведь сумма обновленной накладной не будет совпадать с суммой уже оформленной CMR к изначальному комплекту, а переоформить и CMR не представляется возможным, т.к. нет возможности переподписать у перевозчика. Ну и к тому же границу пересекал именно изначальный вариант CMR. Исправлять каким-то образом путем зачеркивания (какая из сторон это делает в таком случае)? Но опять же версии CMR должны быть одинаковы у всех сторон, как я понимаю, в т.ч. и у перевозчика.

Подписание документов на старое название

Добрый день. РОМАШКА на ОСНО.

Ромашке была оказана услуга в январе этого года. Акт выполненных работ пришел только сейчас в ЭДО. Но у Ромашки изменилось название на Солнышко. Документ прислали в формате ПДФ в котором название организации РОМАШКА. Но подпишем мы эцп сегодняшней датой и эцп выдана уже на СОЛНЫШКО.

Правильно ли это?

Закрывающие документы при агентской схеме

Организация на ОСНО, оказание услуг по продвижению рекламы в интернете, работает по агентской схеме. По окончании месяца получаем УПД от интернет-площадки, УПД перевыставляем клиентам, но площадка выставляет нам УПД за минусом нашей скидки.

Например: клиент оплатил и потратил на рекламу 10000 руб, поставщик выставил нам УПД на 9000 руб. Правильно ли будет, если: Мы перевыставляем клиенту УПД на 9000 от интернет-площадки, на 1000 выставляем УПД на агентское вознаграждение (т.е. скидка, которую получили от площадки, мы с нее уплачиваем налог), затем делаем зачет взаимных требований между нами и клиентом, т.к. клиент оплатил нам полностью 10000 руб. Или нам нужно эту скидку как-то отражать сразу, когда мы перевыставляем УПД от поставщика?

Обмен документами с дистанционным сотрудниками

Добрый день!

При переводе сотрудника на дистанционный формат работы, подскажите, пожалуйста, каким образом осуществляется обмен документами с сотрудником (в т.ч. личные документы сотрудника, а также для ознакомления, подписания, изменения, расторжения трудового договора, дополнительных соглашений к трудовому договору, приказами Работодателя, и иными документами, относящимися к трудовым отношениям) без применения ЭЦП?
Нужны обоснования со ссылками на законодательство. Благодарю заранее.

Смотреть все консультации
ГлавнаяБух.Совет