Заполнение электронной трудовой книжки в программе 1С:ЗУП. Конспект вебинара с видео

Спикер: Елена Пономарева, эксперт по трудовым отношениям, консультант по управлению, кадровый аудитор, преподаватель и руководитель образовательного центра.

Официально термина «электронная трудовая книжка» — нет, под ним понимается электронный номер лицевого счета в Социальном фонде России. Все кто живет и трудится на территории РФ должны иметь лицевой счет в СФР и на нем ведутся записи и о страховом стаже, о льготах, о пособиях и он же условно называется «электронная трудовая книжка».

1С не любит работать с незнакомой информацией, ей нужны справочники и классификаторы, поэтому первостепенно нужно уделить время, чтобы заполнить справочники и классификаторы. Часть из справочников уже предзаполнены в программе, но некоторые нужно заполнить вручную.

Какие классификаторы нужны, чтобы сформировать форму ЕФС-1:

• ОКЗ – Общероссийский классификатор занятий, необходим при формировании штатного расписания, планирования договоров ГПХ и т.п. Доступен как сразу в классификаторах 1С, так и в других справочных системах.

• Причины увольнения СФР.

Есть 2 классификатора с основаниями увольнения: «основание увольнения» — со ссылкой на соответствующую статью кодекса и «причины увольнения СФР» — в форму ЕФС-1 при увольнении необходимо проставить код причины из данного классификатора. В 1С этот классификатор также подгружен. 

Вручную нужно заполнить классификатор «Трудовые функции».

Когда открывается карточка для заполнения «трудовые функции», обратите внимание, коды для договоров ГПХ уже предзагружены, необходимо дополнить их трудовыми функциями с кодами по ОКЗ. По клавише «Создать» откроется форма для заполнения. У каждого вида деятельности нужно заполнить 3 кода: профстандарт, ОКПДТР и ОКЗ. 

Когда в графе «Код по ОКПДТР» открываем по трем точкам классификатор, находим соответствующую должность, то видим, что там прописан код по ОКПДТР и код по ОКЗ. 

Обратите внимание, что в ОКПДТР — наименование должности, а в ОКЗ — вид занятия, но их уже объединили в пары, поэтому лучше сначала выбирать код по ОКПДТР, код по ОКЗ подгрузится автоматически.

Для электронных трудовых книжек обязателен только код по ОКЗ, а код по ОКПДТР заполнять не нужно. Все виды деятельности в ОКЗ сгруппированы по группам: в первой группе коды, а во второй — описания. Иногда должность и код можно найти без проблем, например, бухгалтер по зарплате, но если название должности слишком сложное, то с ходу код не определить и нужно смотреть в описание во втором разделе классификатора. 

Обратите внимание, что в 1С нет второго раздела классификатора ОКЗ, придется обращаться к справочно-правовым системам и подбирать их там.

Рекомендую выписать себе все эти коды, чтобы в 1С через поиск открывать соответствующий код, но можно делать это и через классификатор. Например, руководители организаций.

Открыли соответствующий код и нужно скопировать наименование группы занятий, потому что, когда мы выбираем код из ОКЗ, графа «Наименование трудовой функции» автоматически не заполняется. Чтобы ее вручную не прописывать, скопируйте наименование группы из классификатора, а потом вставьте в строку «Наименование». 

Подбираем трудовые функции как для штатных должностей, так и для всех тех, кто будет работать по ГПХ. Можно заранее выбрать все потенциально нужные коды.

В дальнейшем, когда заполняется справочник «Должности», необходимо установить трудовую функцию. Раздел «Настройка — Предприятие — Должности» по клавише «Создать» открывается форма «Создание должности», туда нужно вписать наименование (краткое и полное, если они отличаются) и обязательно заполнить графу «Трудовая функция», которую мы заполняем из классификатора «Трудовые функции». Когда мы ее устанавливаем, то коды подтягиваются из классификатора автоматически. Если вы заполняли все вместе с одами ОКПДТР, то у вас подтянутся и эти коды.

Для электронных трудовых книжек обязателен только код по ОКЗ.

Для того, чтобы формировать кадровые мероприятия и для того, чтобы соответствующие коды в электронную трудовую подтягивались, особенно при неполном рабочем времени или на дистанционной работе, то в настройках функционала программы нужно проставить соответствующие флажки.

Когда вы только начинаете работать с программой, то данную настройку лучше сделать втроем: системный администратор, бухгалтер и кадровик, чтобы точно определить, какие опции будут нужны. 

Когда флажки выставлены, то коды «ДИСТ» и «НЕПД» подтянулись автоматически. Далее, когда мы оформляем кадровые мероприятия: прием, перевод, договор ГПХ появляется надстройка «Отразить в трудовой книжке», где нужно поставить флажок. При приеме, переводе или увольнении этот флажок ставится автоматически, потому что форму ЕФС-1 нужно направить однозначно. 

Следите за тем, чтобы по каждому кадровому мероприятию, по которому необходимо отчитатьс