Дресс-код, костюмы за счет компании и налоги: как одевать сотрудников без НДФЛ, взносов и лишнего спора с инспекцией

Внешний вид сотрудника — тема на стыке кадров, налогов и здравого смысла. Работодатель хочет, чтобы директор выглядел солидно, администратор — в фирменной форме, сотрудник производства — без колец и лака, а бухгалтер — чтобы за всё это потом не доначислили НДФЛ, взносы и налог на прибыль.

И вот здесь начинается самое интересное. Одно дело — требовать дресс-код. Другое — покупать одежду за счет компании. Третье — доказать налоговой, что это не подарок работнику, а расходы бизнеса.

Разберем: что можно прописать в локальных актах, когда можно наказать за внешний вид, как учитывать одежду в расходах и почему кейс Нижнетагильского хлебокомбината до сих пор вспоминают, когда речь заходит о костюмах директора.

В ТК РФ нет отдельной статьи «работник обязан выглядеть прилично и не раздражать директора кроссовками». Но это не значит, что работодатель бессилен.

Работник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину. Это следует из ст. 21 ТК РФ. Работодатель, в свою очередь, вправе требовать от работников исполнения трудовых обязанностей, соблюдения ПВТР и требований охраны труда — ст. 22 ТК РФ. А ст. 189 ТК РФ говорит, что дисциплина труда — это подчинение правилам поведения, установленным в том числе локальными нормативными актами и трудовым договором.

Роструд в письме от 18.03.2021 № ПГ/04981-6-1 подтвердил: требования к внешнему виду, стилю или форме одежды можно закрепить в трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, например в ПВТР, должностной инструкции или положении о дресс-коде. Главное — ознакомить работника под подпись.

То есть схема простая: сначала положение о внешнем виде, потом ознакомление, потом контроль. А не так: «С понедельника все в костюмах, кто в джинсах — тот враг корпоративной культуры».

Если работник нарушил дресс-код, работодатель может применить дисциплинарное взыскание: замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию. Это ст. 192 ТК РФ. Но при взыскании нужно учитывать тяжесть проступка и обстоятельства, а применять выдуманные наказания нельзя.

Порядок тоже важен. По ст. 193 ТК РФ до взыскания надо запросить письменное объяснение. Если работник за два рабочих дня его не дал — составляется акт. Взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая болезни, отпуска и времени на учет мнения представительного органа работников.

Штрафовать за внешний вид нельзя. «Минус 5 000 рублей за отсутствие галстука» — звучит бодро, но для трудового спора выглядит грустно. Если работодатель хочет завязать внешний вид на деньги, это надо делать через положение о премировании: четко прописать условия выплаты премии и основания для ее снижения. И даже тогда суд будет смотреть, не надуманное ли нарушение.

Суды обычно поддерживают работодателя, если внешний вид связан с санитарией, безопасностью, формой или реальной трудовой функцией. Но если требование превращается в формализм, работодатель может проиграть.

Например интересный случай с пищевым предприятием: сотруднице объявили два взыскания за обручальное кольцо, а потом уволили за повторный проступок, когда она пришла с накрашенными ногтями. Суды поддержали работодателя: сотрудница игнорировала положение о гигиене персонала, а для пищевого производства это не вопрос вкуса, а вопрос санитарии. Там же указан похожий спор, где суды поддержали выговор медсестре за длинные ногти с лаком и обручальное кольцо.

Другой пример — пилот, который не надел светоотражающий жилет, а обмотал его вокруг шеи. Работник объяснял, что защищался от солнца. Суды сказали: жилет нужно носить поверх одежды, это очевидно и не требует отдельного романа в локальном акте. Здесь безопасность победила креатив.

А вот история с пиджаком уже в пользу работника. Сотруднику снизили премию за то, что он возвращался с обеда и держал пиджак в руках, а не был в нем. По ПВТР требовался деловой костюм. Суды признали нарушение надуманным: лето, жарко, работника остановили сразу после входа в здание. Суд не согласился, что пиджак обязан быть на человеке каждую секунду, иначе дисциплина труда мгновенно умирает.

Еще один показательный спор — помощник машиниста пришел в выходные в черных джинсах вместо брюк из комплекта спецодежды. Он говорил, что брюки порвались, а склад закрыт. Но суды поддержали замечание: свидетели пояснили, что дежурный мог вызвать кладовщика, а работник о проблеме не сообщил и порванные брюки не вернул.

С бородой логика похожая. Если должность связана с применением СИЗ органов дыхания, запрет на бороду может быть законным: маска должна плотно прилегать к лицу. Но если работодатель не доказал, что конкретный работник действительно обязан использовать такие СИЗ, взыскание может посыпаться. В одном споре суды поддержали запрет, в другом 5-й КСОЮ отправил дело на пересмотр именно потому, что не проверили связь должности с применением СИЗ.

Главный вывод по трудовым спорам: дресс-код должен быть не про «начальнику так красивее», а про работу, безопасность, санитарные требования, клиентов или корпоративную функцию.

Для бухгалтера важно не смешивать три понятия.

Спецодежда и СИЗ — это одежда и средства защиты, которые нужны из-за вредных, опасных факторов, загрязнения или особых температурных условий. Работодатель обязан бесплатно выдавать СИЗ за свой счет, обеспечивать их хранение, стирку, ремонт и замену. Это ст. 221 ТК РФ.

Форменная одежда — это одежда, которая показывает принадлежность работника к организации: логотип, единый стиль, фирменные цвета, бейдж, регламент ношения. Она не обязательно защищает от вредных факторов, но может быть нужна для клиентов и имиджа.

Деловая одежда — костюмы, рубашки, обувь, галстуки. Вот тут налоговые риски выше всего, потому что налоговая легко задаст вопрос: это одежда для работы или личная выгода сотрудника?

И этот вопрос не праздный. Для налога на прибыль ст. 252 НК РФ требует, чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.

Если речь о спецодежде, СИЗ и имуществе, которое не является амортизируемым, смотрим подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Там прямо названы затраты на спецодежду, средства индивидуальной и коллективной защиты, а также другое неамортизируемое имущество. Стоимость такого имущества включается в материальные расходы по мере ввода в эксплуатацию.

Если речь о форменной одежде, которая остается в личном постоянном пользовании работников или свидетельствует о принадлежности к организации, можно анализировать п. 5 ст. 255 НК РФ. В целом ст. 255 НК РФ относит к расходам на оплату труда выплаты и расходы, связанные с содержанием работников, если они предусмотрены законодательством, трудовыми или коллективными договорами.

Но Минфин в письме от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958 сделал важное разделение. Если форменная одежда не передается работникам в собственность, ее стоимость не учитывается как расходы на оплату труда по п. 5 ст. 255 НК РФ. При этом расходы на такую одежду, переданную во временное пользование и не являющуюся амортизируемым имуществом, могут учитываться как материальные расходы по подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Вот это как раз «клерковская» развилка: если форма остается собственностью компании, не надо автоматически тащить ее в расходы на оплату труда. Правильнее смотреть на материальные расходы и порядок передачи в эксплуатацию.

По ст. 210 НК РФ в налоговую базу по НДФЛ включаются доходы в денежной и натуральной форме.

Минфин в письме от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19 сформулировал рабочее правило: если форменная одежда выдается сотрудникам в собственность, это натуральный доход и он облагается НДФЛ. Если одежда принадлежит организации, передается работникам только в пользование и после срока службы сдается на склад для утилизации, ее стоимость не является доходом работников и НДФЛ не облагается.

То есть вопрос не в том, дорогой костюм или дешевый. Вопрос в том, стал ли он личным имуществом работника и покупался ли в его интересах.

Если сотрудник получил одежду навсегда и может носить ее где угодно — риск НДФЛ высокий. Если одежда учтена как имущество работодателя, выдана для работы, возвращается или списывается по акту — позиция намного сильнее.

Если покупка одежды фактически является выплатой или натуральной выгодой в рамках трудовых отношений, налоговая может поставить вопрос о страховых взносах. Если же одежда принадлежит работодателю, выдана для исполнения трудовой функции и не переходит в собственность сотрудника, аргументов против начисления взносов больше.

Но тут не надо играть в «переименуем личную покупку в корпоративный стиль». Если компания покупает директору дорогой гардероб, а документы состоят из одного авансового отчета и фразы «для имиджа», налоговая будет смотреть на это скептически. И, честно говоря, не без оснований.

Был интересный спор по делу А60-31602/2019. Нижнетагильский хлебокомбинат возмещал директору расходы на деловую одежду и обувь. Налоговая решила, что директор получил натуральный доход, и доначислила НДФЛ. Также инспекция сняла расходы по налогу на прибыль. В споре фигурировали НДФЛ 235 285 руб. и налог на прибыль 560 000 руб.

Компания отбилась. Арбитражный суд Уральского округа постановлением от 27.02.2020 № Ф09-393/20 оставил в силе выводы в пользу налогоплательщика. Суд принял во внимание, что одежда покупалась для поддержания делового стиля руководителя и имиджа предприятия, была собственностью компании и не передавалась работнику в личное имущество.

Почему это важно? Потому что дело часто пересказывают слишком смело: мол, можно покупать директору костюмы за счет компании и не платить налоги. Нет, так читать этот кейс опасно.

Правильный вывод другой: расходы можно защитить, если заранее выстроена система. В деле были документы: трудовой договор с условием о возмещении расходов, приказ, связь расходов с представительской функцией директора, срок эксплуатации, учет одежды как имущества компании. То есть суд оценивал не сам факт покупки костюма, а всю конструкцию.

Если просто оплатить директору одежду и потом написать служебную записку «все для имиджа», это не налоговая позиция, а литературное творчество.

Для аудитории «Клерка» практический вывод такой: нужно оформлять не покупку одежды, а систему обеспечения внешнего вида.

В компании должно быть положение о внешнем виде, форменной одежде или представительском стиле. В нем стоит указать, кому выдается одежда, зачем она нужна, какие функции выполняет работник, какие элементы входят в комплект, срок использования, порядок выдачи, возврата, замены и списания.

В трудовом договоре или должностной инструкции можно закрепить обязанность соблюдать деловой стиль, носить форму или использовать СИЗ, если это связано с трудовой функцией. Работников надо ознакомить с локальными актами под подпись.

По одежде нужны первичные документы: приказ о введении формы или представительского комплекта, документы на покупку, авансовый отчет при покупке подотчетным лицом, ведомость выдачи, карточка учета, акт передачи в эксплуатацию, акт возврата, акт списания или утилизации.

Если одежда остается собственностью работодателя, это надо прямо прописать. Если она передается работнику в собственность, надо заранее просчитать НДФЛ, взносы и налоговый учет расходов.

Самые слабые места обычно одни и те же.

Первое — одежда обычная, без логотипов, без признаков формы и без понятной связи с работой. Для руководителя это еще можно пытаться защищать через представительские функции и имидж компании, но нужны документы. Для рядового работника без контакта с клиентами — уже сложнее.

Второе — одежда фактически остается у работника. Если возврата нет, списания нет, учета нет, а вещь спокойно переходит в личное пользование, налоговая будет говорить о натуральном доходе.

Третье — локальный акт появился после покупки. Это любимый жанр: сначала купили, потом начали срочно писать положение. В суде это выглядит так себе.

Четвертое — нет экономической обоснованности. Ст. 252 НК РФ никто не отменял. Расход должен быть не просто красивым, а связанным с деятельностью, направленной на получение дохода.

Пятое — работника наказывают за внешний вид без нормального локального акта. Роструд допускает дресс-код, но только если он закреплен и работник ознакомлен под подпись.

Работодатель вправе вводить дресс-код, форму и требования к внешнему виду. Но это должно быть оформлено через трудовой договор, ПВТР, должностную инструкцию или отдельное положение. Без документов дисциплина превращается в «мне так кажется».

За внешний вид можно привлечь к дисциплинарной ответственности, но только по ТК РФ: объяснение, сроки, приказ, оценка тяжести и обстоятельств. Штрафы за внешний вид — плохая идея.

Спецодежда и СИЗ — самая защищенная зона, если они положены по условиям труда и правильно выданы. Форменная одежда — рабочая история, если есть логотип, единый стиль, регламент и учет. Деловая одежда директора — зона риска, но кейс Нижнетагильского хлебокомбината показывает, что и ее можно защитить при хорошем документальном оформлении.

Главный налоговый критерий простой: одежда куплена в интересах компании или работника? Если в интересах компании, остается ее собственностью, используется для работы и учитывается как имущество — позиция есть. Если это просто личный гардероб за счет работодателя — ждите НДФЛ, взносы и снятие расходов.

И главный совет: сначала положение, приказ, учет и связь с трудовой функцией. Потом костюмы. Не наоборот. Потому что фраза «это для имиджа компании» без документов для налоговой звучит примерно как «ну вы нам просто поверьте». А в проверке, как известно, вера идет отдельной строкой — и в расходы не принимается.

Помощь по налоговым проверкам, требованиям ФНС, восстановлению документов и защите расходов.

Мои книги по налогам, проверкам, защите бизнеса и работе с ФНС.

Налоговые льготы, вычеты и специальные решения — сейчас действует специальная цена.

Если статья была полезна — ставьте лайк и подписывайтесь.