WhatsApp и Telegram в налоговом споре: когда переписка помогает, а когда топит налогоплательщика

В налоговых спорах бизнес все чаще пытается защищаться перепиской в WhatsApp¹, Telegram, электронной почтой, фотоотчетами и детализацией звонков. Логика понятная: если стороны общались, отправляли фотографии, обсуждали работы и созванивались, значит, сделка была реальной.

Но судебная практика показывает: для налогового спора этого мало. Переписка может помочь, но только как дополнительное доказательство. Она не заменяет договор, акты, журналы работ, сметы, КС-2, КС-3, М-29, транспортные документы и иные первичные документы.

Особенно показательно постановление АС Западно-Сибирского округа от 18.03.2026 по делу № А27-13715/2024. В этом деле инспекция доначислила компании НДС и налог на прибыль, а суды трех инстанций поддержали налоговый орган.

Компания ссылалась на то, что спорные контрагенты были реальными: имели активы, работников, запасы, денежные средства и положительную деловую репутацию. Дополнительно в суд представили переписку по электронной почте, фото и видео ежедневных отчетов в WhatsApp¹ и Telegram, детализацию звонков и пояснения контрагента о ходе выполнения работ.

Но эти доказательства не спасли. Суды исходили из того, что главным документом по спорным работам был журнал производства работ. Именно он показывал, когда начались и закончились работы, кто их выполнял, какая техника участвовала и кто был ответственным исполнителем.

По спорным участкам ответственными исполнителями в журнале значились работники самой организации. Данные о фактическом привлечении работников субподрядчиков отсутствовали либо были указаны без конкретики: без наименования организации, Ф. И. О. представителей и привязки к объему работ.

В результате суд сделал вывод: переписка и фотоотчеты не подтверждают реальное выполнение работ именно спорными контрагентами.

Главная ошибка компании была в том, что она пыталась сделать из мессенджеров замену нормальной первички. Суд на это посмотрел довольно холодно: переписка может помогать, но она не должна подменять документы, которые стороны сами предусмотрели в договоре и которые прямо подтверждают выполнение работ.

В этом деле договоры с субподрядчиками не предусматривали, что работы можно подтверждать отчетами в WhatsApp¹, Telegram, фотографиями или телефонными звонками. Стороны закрепили другой порядок: обязательным документом был журнал производства работ. Поэтому именно журнал суд и поставил в центр доказательств.

И это логично. Если в договоре написано, что ход работ фиксируется в журнале производства работ, то потом трудно объяснять суду: «Журнал у нас слабый, зато вот фото в WhatsApp»¹. Для суда это выглядит примерно так: сами договорились вести один документ, а доказываете другим, который в договоре вообще не предусмотрен.

Фотографии и видео тоже не сработали. Они не позволяли установить главное: кто именно выполнял работы, на каком объекте, в какую дату, в каком объеме, по какому договору, какими силами, с какой техникой и как эти фото связаны с актами КС-2, сметой и отчетом М-29.

То есть фотография рабочего, бетона, техники или стройплощадки сама по себе еще не доказывает налоговый расход. Для налога на прибыль важны не просто красивые доказательства, а документы, которые подтверждают экономическую обоснованность и документальное оформление расходов. Это следует из статьи 252 НК РФ.

По НДС ситуация такая же жесткая: вычет возможен при наличии реальной операции, правильно оформленных документов и соблюдении условий статей 171 и 172 НК РФ. Если налоговая показывает, что контрагент фактически работы не выполнял, а документы расходятся с производственной картиной, один чат уже не спасает.

Детализация звонков также не помогла. Сам факт, что представители сторон созванивались, не подтверждает ни объем выполненных работ, ни их стоимость, ни фактического исполнителя. Люди могли обсуждать сроки, погоду, документы, перенос оплаты или вообще ничего существенного. Звонок — это коммуникация, а не первичный учетный документ.

Для суда важнее была связка: журнал производства работ, КС-2, смета, М-29, допросы работников, наличие людей и техники у контрагентов, движение денег и фактическое присутствие субподрядчиков на объекте. И эта связка у компании рассыпалась.

WhatsApp¹ и Telegram можно использовать только как дополнительный слой доказательств. Основой должны оставаться первичные документы по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», договор, акты, журналы работ, сметы, КС-2, КС-3, М-29, путевые листы, пропуска, заявки на технику и людей.

Вывод для директора еще проще: если работы реально выполняет субподрядчик, он должен быть виден не только в чате, но и в производственной документации. Его люди, техника, объемы, даты и ответственные лица должны совпадать в договоре, журнале работ, актах и внутренней переписке.

Если компания хочет использовать мессенджеры как доказательство, это нужно заранее прописать в договоре. Укажите, что стороны признают сообщения в WhatsApp¹, Telegram или электронной почте юридически значимыми, перечислите номера телефонов и ответственных лиц, установите требования к фотоотчетам: дата, объект, этап, объем, геолокация, привязка к договору и конкретному акту.

Иначе в суде получится неприятная ситуация: переписка есть, фотографии есть, звонки есть, а доказательств реального объема работ именно этим контрагентом — нет. Нормативная база здесь прямая: статья 252 НК РФ — расходы должны быть.

Инспекция сопоставила журналы производства работ общества и контрагента. В них расходились объемы и наименования работ. Сотрудники компании на допросах подтвердили, что субподрядчиков не видели.

Кроме того, налоговый орган установил признаки технических контрагентов: отсутствие имущества, транспорта, материалов, небольшой штат, финансовая зависимость и контроль денежных потоков. В итоге суд оценил доказательства в совокупности. И именно совокупность документов, допросов, журналов и анализа ресурсов контрагентов оказалась сильнее переписки в мессенджерах.

В споре был еще один важный блок: расходы на материалы. Налоговая сопоставила акты КС-2, сметную документацию и отчеты о списании материалов по форме М-29. Выяснилось, что компания списала материалов больше, чем следовало из актов и смет.

Перерасход не был согласован с заказчиком. Дополнительные соглашения не подписаны, изменения в техническую документацию и смету не внесены. Суд поддержал инспекцию: если перерасход не предъявлен заказчику, не согласован и не оплачен, его нельзя автоматически учитывать в расходах по налогу на прибыль.

Подписанный акт КС-2 фактически стал для суда «точкой отсчета». Что принято заказчиком — то можно обосновывать. Все сверх этого требует отдельного документального подтверждения.

Есть и другая сторона вопроса. Когда переписку представляет налогоплательщик, суд часто оценивает ее осторожно. Но когда переписку находит ФНС при выемке или получает в рамках проверки, и из нее видно управление контрагентами, подготовку документов, движение денег или согласование фиктивного документооборота, такие материалы могут стать сильным доказательством против компании.

В судебной практике есть дела, где инспекция использовала электронную переписку, Skype, файлы, печати, ключи банк-клиента и иные цифровые следы для подтверждения формального документооборота и подконтрольности контрагентов.

Логика простая: если в переписке обсуждают не реальное выполнение работ, а подготовку актов, движение денег, закрытие документов или управление техническими компаниями, это уже не деловая коммуникация. Это доказательство налоговой схемы.

Первое. Не используйте WhatsApp¹ и Telegram как замену первичным документам.

Второе. Если мессенджеры реально используются в работе, закрепите это в договоре. Укажите номера телефонов, ответственных лиц, порядок фотоотчетов, обязательные реквизиты сообщений, геолокацию, объект, этап, дату и объем работ.

Третье. Проверяйте, чтобы переписка совпадала с первичкой: КС-2, КС-3, М-29, журналами работ, сметами, транспортными документами и актами.

Четвертое. Не допускайте фраз в переписке, которые можно трактовать как фиктивный документооборот: «сделайте документы», «закройте НДС», «подготовьте акты от этой компании», «потом перекинем деньги», «оформим через субчика».

Пятое. Если переписка важна для спора, заранее подумайте о ее надлежащем подтверждении: нотариальный осмотр, выгрузка, идентификация номеров, лиц, дат и связи с договором.

Это инструмент. Он может помочь, если подтверждает реальные работы и совпадает с первичными документами. Но он же может стать доказательством против бизнеса, если раскрывает формальный документооборот, управление контрагентами или расхождения между документами и фактическими обстоятельствами.

Для налогового спора главное не количество скриншотов, а согласованность доказательств.

Если журнал работ, КС-2, М-29, смета, допросы, переписка и банковские операции говорят разное, суд, скорее всего, поверит не чату, а налоговой реконструкции.

Документы и практика: постановление АС Западно-Сибирского округа от 18.03.2026 по делу № А27-13715/2024; ст. 252 НК РФ; ст. 171 и 172 НК РФ; ст. 54.1 НК РФ; ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; определение ВС РФ от 16.04.2020 № 304-ЭС20-4941; постановление АС Северо-Кавказского округа от 29.01.2019 по делу № А52-5065/2017; определение ВС РФ от 04.10.2021 № 308-ЭС21-16811.

Если у вас уже идет налоговая проверка, пришло требование ФНС, инспекция задает вопросы по контрагентам, НДС, расходам, переписке или реальности работ — лучше не ждать акта проверки.

Проведем экспресс-анализ налоговых рисков, проверим документы и переписку, подготовим позицию для ФНС или суда. Мои книги по налогам, проверкам, НДС, расходам и защите бизнеса.

Если статья была полезной — подпишитесь, поставьте лайк и сохраните материал. В налоговом споре выигрывает не тот, у кого больше скриншотов, а тот, у кого документы не спорят друг с другом.