ЭТрН с 1 сентября: где бизнес уже сталкивается с проблемами и что должен знать бухгалтер

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы стали обязательной частью работы участников перевозки. На практике переход вызывает немало вопросов: не все контрагенты готовы, данные приходится собирать из разных систем, а водитель становится полноценным участником электронного документооборота.

Разберем, на что обратить внимание бухгалтеру и компании.

Переход на электронные перевозочные документы касается грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов.

В электронном виде оформляется не только ЭТрН, но и другие документы перевозочного процесса, в том числе заказ-заявка и отдельные экспедиторские документы.

Документы формируются через оператора информационной системы электронных перевозочных документов, передаются в ГИС ЭПД и подписываются участниками электронной подписью. Водитель при необходимости предъявляет QR-код документа со смартфона.

Компания может быть полностью готова к работе с ЭПД, но перевозка все равно «зависнет», если к системе не подключен другой участник.

Например, поставщик работает с электронными документами, а получатель по-прежнему ожидает бумажные документы.

Поэтому важно проверить готовность всей цепочки: поставщиков, покупателей, перевозчиков и экспедиторов.

Информация о перевозке нередко хранится в нескольких местах: часть — в 1С или ERP, часть — в таблицах, переписке и мессенджерах.

Сотруднику приходится вручную собирать данные для формирования электронного документа. Это увеличивает нагрузку и риск ошибок.

Поэтому важно не только подключить ЭПД, но и понять, откуда будут поступать данные и кто отвечает за их корректность.

Особенно непросто небольшим перевозчикам, где один человек может одновременно быть ИП, директором, бухгалтером и водителем.

Водителю необходимо работать с электронными документами непосредственно во время рейса.

В ряде случаев подписывать документы можно со смартфона через «Госключ» — без компьютера и физического носителя электронной подписи.

Перед рейсом:

• сформирована ли ЭТрН;

• подписаны ли необходимые титулы;

• доступен ли QR-код на смартфоне.

Во время рейса:

• заряжен ли телефон;

• можно ли быстро открыть QR-код.

При доставке:

• предъявить QR-код получателю;

• после выгрузки дождаться подписания документа получателем.

Для бухгалтера особенно важно заранее распределить ответственность.

Нужно определить:

• кто формирует ЭТрН;

• кто проверяет данные;

• кто подписывает документы;

• кто отвечает за действия водителя;

• кто контролирует завершение ЭДО;

• что именно входит в обязанности бухгалтера, особенно при ведении учета на аутсорсе.

Бухгалтер не обязательно должен контролировать каждый этап перевозки. Главное — чтобы в компании было понятно, кто за какой участок отвечает.

Перед началом работы с ЭТрН стоит проверить:

✔ подключен ли оператор ИС ЭПД;

✔ умеет ли учетная система формировать необходимые документы;

✔ готовы ли основные контрагенты;

✔ понятно ли, кто подписывает каждый титул;

✔ есть ли у водителей доступ к документам и QR-кодам;

✔ предусмотрен ли порядок работы с субподрядчиками;

✔ распределена ли ответственность между бухгалтером и сотрудниками компании.

ЭТрН — это не просто электронная замена бумажной накладной.

Меняется весь процесс перевозки: документ формируется в системе, подписывается несколькими участниками, сопровождает груз в пути, а после доставки должен быть завершен электронный документооборот.

Поэтому сейчас важно проверить не только наличие ЭПД, но и всю цепочку — от формирования ЭТрН до ее окончательного подписания.

1. Материалы о перечне электронных перевозочных документов и участниках перевозки.

2. Материалы о проблемах перехода на ЭПД и порядке работы водителя.

3. Материалы о подписании документов со смартфона через «Госключ».

4. Материалы о распределении ответственности при работе с ЭТрН.