Расходы на УСН в 2026 году: что изменилось и как учесть по-новому

Главное изменение: перечень расходов стал открытым

До 2026 года статья 346.16 НК РФ содержала закрытый перечень расходов, которые можно учесть на УСН «Доходы минус расходы». Теперь формулировка изменена за счет пункта 45, который сделан перечень открытым и сделал отсылку на главу 25 НК РФ Налог на прибыль.

Что это значит на практике:

1. Можно учитывать расходы, которые прямо не названы в ст. 346.16 НК РФ, но разрешены для налога на прибыль (ст. 252 НК РФ).

2. Но все расходы должны по-прежнему соответствовать трем критериям ст. 252 НК РФ:

• экономически обоснованы;

• документально подтверждены;

• направлены на получение дохода.

3. И главное: кассовый метод никто не отменял — расход признается только после оплаты.

Основные виды расходов: что можно учесть в 2026 году

1️⃣ Основные средства и нематериальные активы

Как списывать: равномерно, поквартально, в течение календарного года приобретения.

2️⃣ Материальные расходы и товары

Что изменилось: раньше расходы на «работы и услуги производственного характера» учитывались только если это прямо соответствовало специфике деятельности. Теперь — можно обосновывать через ст. 254 НК РФ.

Примеры

3️⃣ Расходы на персонал

Что осталось: оплата труда, больничные, страховые взносы — все как прежде.

Что нового

Что по-прежнему нельзя (ст. 270 НК РФ):

1. Материальная помощь работникам.

2. Дополнительные отпуска, не предусмотренные ТК РФ.

3. Расходы на отдых, развлечение, лечение.

4️⃣ Обеспечение нормальных условий труда — новая категория расходов

Что можно учесть:

• кондиционеры, вентиляторы, освещение (если обосновано СанПиН);

• оборудование комнаты для приема пищи (чайник, холодильник, микроволновка, мебель);

• питьевая вода, кулеры.

Условия:

1. Должно быть закреплено в коллективном/трудовом договоре.

2. Издан приказ руководителя о выделении помещения.

3. Соблюдены нормативы (например, СНиП 2.09.04-87: комната для приема пищи при численности до 30 человек).

5️⃣ Представительские расходы — теперь доступны для УСН

Что относится к представительским:

1. Официальный прием представителей других организаций/ ИП.

2. Транспортное обеспечение в рамках города.

3. Буфетное обслуживание во время переговоров.

4. Услуги переводчиков.

Что НЕ относится:

1. Развлечения, культурная программа, отдых, лечение.

2. Проезд между городами (это командировочные расходы представителя).

Документальное подтверждение:

1. Распоряжение о проведении мероприятия.

2. Смета или лимит расходов.

3. Отчет о результатах переговоров (протокол, договор о намерениях — желательно, но не обязательно).

4. Первичные документы на затраты.

НДС и расходы: важные нюансы

Если вы плательщик НДС (основная ставка 22%):

• входной НДС можно принять к вычету или включить в расходы — но не оба варианта сразу;

• если вычет невозможен (нет счета-фактуры, ошибки в документе) — включить НДС в расходы тоже нельзя (кроме случаев, прямо названных в п. 1 ст. 170 НК РФ).

Если вы освобождены от НДС или применяете ставки 5%/ 7%:

• входной НДС всегда включается в стоимость покупок и учитывается в расходах.

Чек-лист: как безопасно учесть новый расход

1. Проверьте ст. 252 НК РФ: обоснован, документирован, направлен на доход?

2. Убедитесь, что расход не в списке запрещенных (ст. 270 НК РФ).

3. Проверьте специальные условия из гл. 25 НК РФ (например, нормативы, порядок признания).

4. Подтвердите оплату (кассовый метод!).

5. Оформите первичку с обязательными реквизитами (ст. 9 ФЗ-402).

6. Для новых категорий расходов (представительские, условия труда) — закрепите порядок в ЛНА.

Типичные ошибки 2026 года

Практические рекомендации

1. Ведите реестр новых расходов с привязкой к нормам гл. 25 НК РФ — это упростит защиту при проверке.

2. Обновите учетную политику: включите новые виды расходов и порядок их документального оформления.

3. Используйте УПД — он подходит и для бухучета, и для НДС.

4. Не смешивайте НДС и расходы: если не можете взять вычет — не включайте в затраты без прямого основания.

5. Храните документы 3 года — срок исковой давности по налоговым спорам (ст. 113 НК РФ).

Главный вывод

Открытый перечень расходов — это возможность, а не свобода. Каждый новый расход нужно обосновать, документально подтвердить и проверить на соответствие условиям гл. 25 НК РФ. Кассовый метод, первичка и запретный список из ст. 270 НК РФ — по-прежнему в силе.

Нужна помощь с учетом конкретных расходов?

📚 Пройдите курс «Главный бухгалтер на УСН».

📋 Скачайте конспекты и перечни расходов в курсе.

💬 Задайте свой вопрос преподавателю на онлайн-консультации (каждый месяц проводим в рамках курса консультации по налогам, учету, 1С, кадрам, воинскому учету и работе с персональными данными).