О расходах организации на переезд сотрудников

Организация переезжает в другой регион.

1. Облагается ли НДФЛ и взносами единоразовая выплата сотрудникам для компенсации расходов на обустройство на новом месте жительства без подтверждающих документов, не включая проезд к месту нового жительства (прописано в Положении о переезде)?

2. Каким документом подтвердить оплату аренды квартиры сотрудником физическому лицу – арендодателю для компенсации затрат в рамках Положения о переезде?

В квитанции из мобильного банка видны только имя и отчество получателя и номер телефона. Достаточно ли такого документа?

1. Из разъяснений контролирующих органов следует, что в случае выплаты работнику компенсации за переезд в фиксированном размере, установленным соглашением сторон, без предоставления подтверждающих документов, такая выплата не может считаться компенсационной и подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

2. По нашему мнению, в случае если в договоре аренды, заключенном между сотрудником и физическим лицом – арендодателем, будет предусмотрен порядок оплаты арендных платежей путем перевода на банковскую карту арендодателя, при этом будут указаны реквизиты банковской карты, а также номер мобильного телефона арендодателя, то предоставленная сотрудником квитанция (чек по операции) из мобильного приложения, может являться надлежащим документом, подтверждающим оплату.

Вместе с тем, с целью дополнительного подтверждения тому, что денежные средства были фактически получены арендодателем, Организация вправе запросить у сотрудника дополнительные документы, например:

• выписка по счету карты, из содержания которой будет следовать, что денежные средства были списаны в пользу арендодателя;

• справка об исполненной операции по перечислению средств, заверенная банком, в которой будут указаны реквизиты получателя;

• акт сверки расчетов, подписанный между сотрудником и арендодателем, подтверждающий факт получения арендной платы;

• расписка арендодателя, подтверждающая факт получения средств на банковскую карту.

1. В соответствии со статьей 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

расходы по обустройству на новом месте жительства.

Порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Из указанных формулировок следует, что под расходами на переезд следует понимать непосредственно расходы на проезд и перевозку имущества работника и членов его семьи.

При этом ни нормы ТК РФ, ни иные нормативные акты не содержат разъяснений о том, какие именно расходы относятся к расходам на обустройство на новом месте. В связи с этим, можно предположить, что к указанным расходам могут быть отнесены любые расходы, связанные с обустройством работника на новом месте, если эти расходы установлены локальным нормативным актом (трудовым договором).

Как следует из вопроса, Организация планирует выплатить сотрудникам единоразовую выплату для компенсации расходов на обустройство на новом месте (в нее не входит оплата проезда к месту нового жительства и аренда квартиры) без представления каких-либо подтверждающих документов с их стороны.

Рассмотрим порядок обложения такой выплаты НДФЛ и страховыми взносами.

В силу пункта 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Перечень доходов, не подлежащих налогообложению НДФЛ (освобождаемых от налогообложения) установлен статьей 217 НК РФ.

Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ доходы, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку).

Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений.

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 422 НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 настоящего Кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 настоящего Кодекса.

В силу подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в подпункте 1 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, за исключением выплат в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, выплат в иностранной валюте взамен суточных, предусмотренных пунктом 1 статьи 217 настоящего Кодекса, российскими судоходными компаниями членам экипажей судов заграничного плавания, выплат в иностранной валюте личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы, а также компенсационных выплат за неиспользованный отпуск, не связанных с увольнением работников.

Из приведенных норм следует, что в общем случае компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, установленные законодательством РФ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

При этом в Письме Минфина РФ от 13.10.2021 № 03-03-06/1/82929 сделан следующий вывод:

«По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц указанных сумм подъемных, выплаченных организацией своим работникам, сообщается, что в соответствии с пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность.

Учитывая вышеизложенное, суммы возмещения работодателем расходов работника по обустройству на новом месте жительства при переезде на работу в другую местность освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора, при наличии соответствующих подтверждающих документов, при условии, что такое возмещение производится в соответствии со статьей 169 Трудового кодекса.

При этом в случае отсутствия документов, подтверждающих расходы сотрудника по обустройству на новом месте жительства, оснований для освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц сумм выплаченных подъемных не имеется.

По вопросу обложения страховыми взносами сумм подъемных, выплачиваемых вновь принимаемому сотруднику, приглашенному на работу из другого региона или города, сообщается следующее.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте пункта 1 статьи 419 Налогового кодекса), в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Вместе с тем в соответствии с пунктом 1 статьи 421 Налогового кодекса база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

При этом в случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными.

Таким образом, учитывая, что подъемные, выплачиваемые организацией работнику, приглашенному на работу из другого региона или города, в фиксированном размере без документального подтверждения, не являются возмещением расходов по переезду и обустройству на новом месте жительства, то такие выплаты не являются компенсационными и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты в рамках трудовых отношений».

Аналогичный вывод сделан в неофициальных разъяснениях Начальника отдела проектной работы Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС РФ А.С. Островской ("Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере", 2023, N 3):

«В соответствии с п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, предусмотренных по законодательству РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность.

Следовательно, суммы возмещения работодателем расходов работника по обустройству на новом месте жительства при переезде на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами в определенных законодательством размерах при наличии подтверждающих документов.

При этом в случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат по обустройству на новом месте жительства, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными. В данном случае оснований для освобождения от обложения НДФЛ сумм выплаченных подъемных не имеется. Такие выплаты также подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты в рамках трудовых отношений».

В Письме Минфина РФ от 28.02.2020 № 03-04-05/14737 указано, что суммы возмещения работодателем стоимости проезда работника и членов его семьи и провоза имущества при переезде на работу в другую местность освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании пункта 1 статьи 217 Кодекса в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора, при наличии соответствующих подтверждающих документов, при условии, что такое возмещение производится в соответствии со статьей 169 Трудового кодекса.

Аналогичный вывод сделан в Письме Минфина РФ от 30.11.2020 № 03-04-06/104194.

Из приведенных разъяснений контролирующих органов следует, что в случае выплаты работнику компенсации за переезд в фиксированном размере, установленным соглашением сторон, без предоставления подтверждающих документов, такая выплата не может считаться компенсационной и подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

2. В соответствии с пунктом 1 статьи 614 ГК РФ Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату).

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случае, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

Из приведенных норм следует, что порядок внесения арендной платы определяется условиями договора аренды.

Применительно к рассматриваемой ситуации, стороны договора аренды могут предусмотреть порядок оплаты арендной платы путем перевода денежных средств Арендатором на банковскую карту Арендодателя, привязанную к номеру его мобильного телефона.

Нормативно-правовыми актами конкретный перечень документов, которыми сотрудник может подтвердить расходование средств, не установлен. Вместе с тем в случае компенсации каких-либо расходов, сотрудник должен предоставить документ, свидетельствующий об оплате расходов.

Как следует из вопроса, сотрудник в качестве доказательства внесения арендной платы в адрес физического лица – арендодателя предоставляет документ «Чек по операции», распечатанный из мобильного приложения банка, в котором реквизиты получателя средств указаны только в виде имени и отчества, а также номера мобильного телефона.

Фактически сотрудник осуществляет оплату арендной платы с использованием банковской карты.

Требования к документам по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, содержатся в главе 3 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использование» (Положение № 266-П).

Так, в соответствии с пунктом 3.1 Положения № 266-П при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме (далее - документ по операциям с использованием платежной карты). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

В силу пункта 3.3 Положения № 266-П документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;

• вид операции;

• дата совершения операции;

• сумма операции;

• валюта операции;

• сумма комиссионного вознаграждения (в случае невзимания комиссионного вознаграждения кредитная организация - эквайрер информирует держателя платежной карты соответствующей надписью об его отсутствии);

• код авторизации;

• реквизиты платежной карты.

Квитанция (чек по операции), по нашему мнению, удовлетворяет критериям признания ее документом по операциям с использованием платежной карты.

В письме Минфина РФ от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253 сделан следующий вывод:

«Согласно пункту 3.1 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции».

В Письме Минфина РФ от 28.08.2009 № 03-01-15/9-432 сделан вывод о том, что подтверждением платежа по платежной карте через сеть Интернет, как установлено Положением Банка России, может являться документ по операциям с использованием платежных карт.

В Решении Сокольского районного суда Вологодской области от 20.02.2018 по делу № 2-401/2018 судом в качестве доказательства частичной оплаты денежных средств за выполненные работы по договору подряда были приняты чеки по операции Сбербанк онлайн (перевод с карты на карту).

Отметим, что существуют ряд судебных решений, в которых судами сделан вывод, что чек по операции в интернет-банке подтверждает уплату госпошлины, так как содержит все необходимые сведения (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 18.10.2024 № 88-30618/2024, Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 03.06.2022 № 88-10275/2022, Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 03.12.2021 № 88-17748/2021 и др.)

В то же время имеются судебные решения, в которых сделан противоположный вывод.

Например, в Апелляционном определении Ставропольского краевого суда от 05.06.2019 по делу № 33-4816/2019 указано следующее:

«Оставляя исковое заявление без движения, судья исходил из того, что к исковому заявлению приложена незаверенная копия чека по операциям "Сбербанк Онлайн" ПАО "Сбербанк России".

Действительно, приложенный к исковому заявлению распечатанный чек в электронном виде является по существу копией платежного поручения на бумажном носителе и не содержит подтверждения исполнения платежного поручения. Указанный чек по операции "Сбербанк Онлайн" об уплате государственной пошлины без отметки банка плательщика об исполнении и без подписи уполномоченного лица не свидетельствует о списании денежных средств со счета истца в счет оплаты государственной пошлины. Доказательством зачисления государственной пошлины в доход бюджета указанный чек также не является, поскольку соответствующих отметок банка не содержит. Приложенная к исковому заявлению копия чека не заверена банком, не имеет соответствующей отметки банка об исполнении, может быть составлена с использованием печатной техники любым иным лицом, не содержит полного номера расчетной карты, номера счета, а также фамилии плательщика, что не позволяет его идентифицировать. Также не исключается возможность представления такого документа одновременно в разные гражданские дела с участием стороны, обжалующей определение судьи.

С учетом изложенного фактическое исполнение операции в "Сбербанк онлайн" должно быть дополнительно подтверждено документом банка о соответствующем движении денежных средств плательщика по его счету и исполнении соответствующего платежа.

Таким образом, приложенный к исковому заявлению чек по операции Сбербанк онлайн, как верно указано судом первой инстанции, не может являться надлежащим доказательством уплаты государственной пошлины, в связи с чем, суд обоснованно оставил исковое заявление без движения».

Учитывая приведенные нормы и разъяснения, по нашему мнению, в случае, если в договоре аренды, заключенном между сотрудником и физическим лицом – арендодателем, будет предусмотрен порядок оплаты арендных платежей путем перевода на банковскую карту арендодателя, при этом будут указаны реквизиты банковской карты, а также номер мобильного телефона арендодателя, то предоставленная сотрудником квитанция (чек по операции) из мобильного приложения, может являться надлежащим документом, подтверждающим оплату.

Вместе с тем, с целью дополнительного подтверждения тому, что денежные средства были получены арендодателем, Организация вправе запросить у сотрудника дополнительные документы, например:

• выписка по счету карты, из содержания которой будет следовать, что денежные средства были списаны в пользу арендодателя;

• акт сверки расчетов, подписанный между сотрудником и арендодателем, подтверждающий факт получения арендной платы;

• расписка арендодателя, подтверждающая факт получения средств на банковскую карту.

Коллегия Налоговых Консультантов, 7 ноября 2025 года