Баланс обособленного подразделения: когда он есть, а когда его нет

И в одном из них было сказано, что подразделению открыт расчетный счет в банке, но на отдельный баланс оно не выделено.

И вот тут дедушка насторожился: — Расчетный счет открыт, говорите? А на отдельный баланс голова вас не выделила?

Так не бывает.

Определения отдельного баланса обособленного подразделения в действующих нормативных документах найти не удалось.

30 лет назад, в п. 3.4 ПБУ 4/96 «Бухгалтерская отчетность организации», было сказано что под отдельным балансом понимается система показателей, формируемая подразделением организации и отражающая его имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией, в том числе составления бухгалтерской отчетности.

Чуть позже, в письме Минфина России от 29.03.2004 № 04-05-06/27, чиновники заявили, что под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, установленных организацией для своих подразделений, выделенных на отдельный баланс.

Ну а если еще и вспомнить теорию бухгалтерского учета (а сдал я экзамен по этому предмету на 4 балла уже полвека назад – в мае 1976 года), то балансом можно считать систему группировки активов и источников его образования в денежном выражении  на отчетную дату.

И вот если в подразделении есть такой учет какого-либо его имущества (в денежном выражении) в связке с источниками его образования, то можно сказать, что это подразделение на отдельный баланс выделено. Хотя, может, руководство такого решения и не принимало   

Начнем с того, что подразделению открыт расчетный счет.

Согласно п. 2.2 Инструкции Центробанка России от 30.06.2021 № 204-И «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов и счетов по вкладам (депозитам)» расчетные счета открываются юридическим лицам, в том числе для совершения операций их филиалами (представительствами), для совершения операций, связанных с предпринимательской деятельностью.

Вообще-то расчетный счет открывается организации. Но если право распоряжаться средствами на этом счете руководство организации возлагает на руководителя обособленного подразделения (в пределах предоставленных ему полномочий), то можно считать, что данный расчетный счет открыт данному обособленному подразделению.

И, чаще всего, подразделению открывается расчетный счет, на который денежные средства будут поступать не только от головной организации, но и от покупателей, а расходоваться не только на его содержание, и расчеты с головной организацией, но и на оплату приобретаемых ресурсов. Обособленному подразделению, следовательно, придется вести какой-то обособленный учет своего имущества (денежных средств на счете 51), равно как и источников его образования (расчетов с покупателями либо заказчиками, головной организацией и пр.).

Удобнее всего такой учет вести путем составления бухгалтерских записей и формирования оборотно-сальдовой ведомости.

А раз в подразделении ведется такой учет, данные которого его руководство будет передавать в головную организацию, то и отдельный баланс в подразделении есть.

Следовательно, подразделение будет считаться фактически выделенным на отдельный баланс, если в нем ведется обособленный от других подразделений организации учет каких-либо активов, находящихся в его распоряжении, и источников их образования.

Хотя, при большом желании, можно придумать схему, при которой открытие расчетного счета в подразделении не приводит его выделению на отдельный баланс.

Например, полученная в банке выписка (информация о движении средств по счету) в тот же день передается в головную организацию, где и ведется учет средств по расчетным счетам. Равно как и деньги с расчетного счета расходуются только по прямому указанию «головы». Подразделение является только курьером по передаче документов в банк и получению оттуда выписок.

Если необходимость в таком случае открывать расчетный счет на подразделение? Возможно, какой-то потаенный смысл в этом есть. Хотя проще было бы, думаю, головной организации общаться с этим банком напрямую, не задействуя сотрудников подразделения. Но, начальству виднее, оно грамотное, газеты читает.

Далее.  

Заработная плата всем сотрудникам организации, в том числе и работающим в обособленных подразделениях, может начисляться в бухгалтерии головной организации.

Однако никто не помешает принять решение, в соответствии с которым зарплата работникам конкретных подразделений будет начисляться в них же.

Эту проблему следует решать, исходя только из принципа экономической целесообразности.

Если в обособленном подразделении трудится относительно небольшое количество сотрудников, то, вероятнее всего, нет нужды нанимать на работу туда еще и бухгалтера-расчетчика по заработной плате. Проще будет передавать первичные документы по учету труда (табеля учета рабочего времени, наряды и пр.) в головную организацию. Там начисляется заработная плата, как своим сотрудникам, так и работникам подразделений, из нее удерживается налог на доходы физических лиц, на нее начисляются страховые взносы.

Ну а ежели основная масса работников трудится в подразделениях, а в головной организации только небольшой управленческий аппарат (как выразилась в своё время одна из слушательниц моего семинара по таким подразделениям — «генералы»), то, видимо, оптимально будет заработную плату начислять непосредственно в самих подразделениях.

Но в этом случае в подразделении будет вестись обособленный от головной организации учет активов (расходов на оплату труда, начисленных на нее страховых взносов, удержанного НДФЛ) и источников их образования (задолженности перед сотрудниками по заработной плате).

Опять-таки, как и при открытии для подразделения расчетного счета, такой учет удобнее всего вести в регистрах бухгалтерского учета и формировать оборотно-сальдовую ведомость.

Далее эти сведения будут передаваться в головную организацию.

Следовательно, желает того руководство организации, или нет, данное подразделение де-факто будет выделено на отдельный баланс.

Открытие расчетного счета для подразделения (и фактическое его выделение на отдельный баланс) само по себе еще не влечет каких-то дополнительных последствий ни для подразделения, ни для организации в целом.

А вот решение о том, что и заработная плата сотрудникам подразделения будет начисляться и выплачиваться непосредственно в нем же, уже означает, что организация признается плательщиком страховых взносов и представления отчетности по месту нахождения ОП (п. 11 ст. 431 НК РФ).

Поэтому подразделение выделяется на отдельный баланс не только согласно приказу руководства, а исходя из того, какие функции по распоряжению активами организации на него возлагаются.