1С и Учет имущества: интеграция с мобильными терминалами и RFID-оборудованием

Ежегодная инвентаризация… Для многих бухгалтеров, сотрудников АХО и руководителей это словосочетание звучит как приговор. Недели рутинной работы: бумажные ведомости, бесконечные сверки, поиск «потерявшегося» имущества и неизбежные человеческие ошибки. В эпоху цифровой трансформации такой подход к учёту активов выглядит архаично и крайне неэффективно. К счастью, современные технологии предлагают кардинально иное решение — интеграцию платформы «1С» с мобильными терминалами сбора данных (ТСД) и RFID-оборудованием. Эта связка превращает болезненный процесс в быструю и точную процедуру.

Почему «1С» недостаточно для учёта имущества?

Сама по себе «1С:Бухгалтерия» или 1С:ERP — это мощный инструмент для финансового и операционного учёта. Однако когда речь заходит о физическом пересчете тысяч единиц основных средств (ОС) и товарно-материальных ценностей (ТМЦ), их возможности ограничены. Данные в системе есть, но процесс их сверки с реальностью остается ручным.

Ключевые проблемы «бумажной» инвентаризации:

• Человеческий фактор: ошибки в записях, опечатки, неверное прочтение инвентарного номера.

• Низкая скорость: процесс занимает дни, а то и недели, отвлекая сотрудников от их основных задач.

• «Слепые зоны»: потерявшиеся или неучтенные активы, отклеившиеся бирки, затёртые номера.

• Запаздывание данных: информация вносится в систему постфактум, что создает задержки и несоответствия.

Связка «1С — ТСД — RFID»: как это работает?

Решение обеспечивает прямую связь между активами и их учётом в «1С». Это реализуется в несколько этапов:

1. Маркировка активов. Всему имуществу компании (компьютеры, мебель, станки, инструменты, спецодежда) присваиваются уникальные идентификаторы. Для этого используются:

• Штрихкоды: классическое и недорогое решение.

• RFID-метки: более современная и технологичная альтернатива. Их ключевое преимущество — возможность считывания на расстоянии без прямой видимости, что значительно ускоряет процесс. Метку можно спрятать, что защищает ее от повреждений.

Живая демонстрация учёт имущества с помощью ТСД с RFID

2. Интеграция программного обеспечения. К 1С подключается специализированное решение для учёта имущества. Как показала успешная практика внедрения в компании «Tutu.ru», оптимальным решением для мобильной работы становится применение готовых отраслевых решений, таких как «Клеверенс. Учёт имущества». Оно обеспечивает:

• Ведение базы данных по штрихкодам и RFID.

• Создание и проведение инвентаризаций.

• Оформление выдач, возвратов и перемещений ТМЦ.

Важно: эта конфигурация настраивает двусторонний обмен данными с основной бухгалтерской системой, чтобы избежать двойного ввода информации.

Работа в поле. Сотрудник берет мобильный ТСД со встроенным сканером штрихкодов и/или RFID-считывателем. В его память загружается задание на инвентаризацию. Он просто проходит по помещениям, считывая метки. Данные мгновенно фиксируются в терминале. Больше никаких бумажных листов и ручных записей.

Кейс: Как «Tutu.ru» автоматизировал учёт тысяч единиц имущества с помощью «Клеверенс»

О заказчике: Онлайн-сервис для поездок и путешествий «Tutu.ru» работает с 2003 года. В московском офисе компании с численностью более 400 человек насчитывается более 5 тысяч единиц оборудования: ноутбуков, кресел, принтеров, столов и прочего. «Учёт 15» ведётся в системе «1С:Бухгалтерия 8.3».

Проблема: Ежегодная инвентаризация проводилась вручную на бумажных носителях. Процесс был крайне трудозатратным: несколько сотрудников тратили на сверку одну-две недели. Задачи на покупку техники в CRM-системе позволяли отследить, какое оборудование за кем закреплено, но для понимания актуального наличия и местонахождения имущества не хватало единой точки обмена информацией.

Решение: Специалисты компании-интегратора «Первый БИТ» предложили комплексный проект:

• Маркировать всё имущество RFID-метками.

• Внедрить мобильное решение «Клеверенс. Учёт имущества» на терминалах сбора данных и настроить двусторонний обмен данными с «1С:Бухгалтерия 8.3».

• Оснастить сотрудников мобильными терминалами сбора данных Zebra MC339R со встроенным RFID-модулем.

Сложности и их преодоление: Процесс внедрения занял около года, что было связано, в том числе, с режимом удалённой работы, а также с необходимостью доработки функционала. Например, были внесены дополнительные отборы на ТСД по счетам учёта и организациям, а также усовершенствован механизм передачи объектов в аренду. Не обошлось и без сбоев («багов»), которые решались совместно с техподдержкой «Клеверенс».

Результаты:

• Сокращение объема ручного труда при проведении инвентаризаций. Полный отказ от бумажных ведомостей.

• Ускорение процесса инвентаризации в десятки раз — теперь она занимает буквально один день.

• Минимизация человеческого фактора и ошибок учёта.

• Появление возможности проводить оперативный учёт и контроль за перемещением активов (выдача, возврат) в режиме реального времени.

«Мы довольны, что внедрили программу «Клеверенс», так как она помогла решить задачу по учёту оборудования. Теперь можно видеть в режиме реального времени точную картину по наличию и движению имущества… Особенно хочется отметить возможность проведения гибкой инвентаризации в кратчайшие сроки, благодаря внедрённой технологии RFID», — отметил Геннадий Косеко, менеджер по работе с партнёрами сервиса «Tutu.ru».

Смотрите полный обзор внедрения софта от Клеверенс

Вывод

Интеграция «1С» с мобильными ТСД и RFID — это не просто «удобная фича», а стратегическое решение для повышения прозрачности и эффективности управления активами. Как показал кейс «Tutu.ru», это инвестиция, которая окупается за счет радикального сокращения времени и затрат на инвентаризацию, а также за счет полного контроля над каждым активом компании. Выбор проверенного мобильного решения, такого как «Клеверенс. Учёт имущества», позволяет не просто автоматизировать, а переосмыслить бизнес-процесс, совершив переход от учёта как рутины к учёту как к точному и быстрому инструменту управления.

Хотите узнать больше? Посмотрите видео-презентацию и вебинар по теме «Учёт 15» — там разбираются практические вопросы автоматизации учёта основных средств.