Сервис «1С-ЭПД»: обзор возможностей для перевозочных документов

Электронная транспортная накладная в «1С-ЭПД»

В «1С-ЭПД» реализованы разные сценарии работы с ЭТрН. Базовый цикл - четыре титула. Грузоотправитель формирует Т1 с данными о грузе, участниках и транспорте, подписывает/отправляет. Перевозчик сверяет при погрузке, формируя Т2. Получатель заполняет Т3, фиксируя состояние/выгрузку. Завершает все перевозчик Т4 о выдаче.

ЭТрН может заменить акт выполненных работ. Для этого после завершения логистики оформляются Т5 (от перевозчика с указанием стоимости и НДС) и Т6 (подтверждение от грузоотправителя). Наличие этих файлов позволяет использовать электронную накладную для подтверждения факта перевозки перед налоговой службой.

Чтобы исключить ручной ввод, 1С поддерживает создание ЭТрН на основании других документов. Накладную можно сформировать из «Реализации товаров и услуг» и на базе заказа-заявки. Реквизиты подтягиваются автоматически, а пользователю надо лишь заполнить специфические поля и подписать титул электронной подписью.

Доставка редко идет по плану, и «1С-ЭПД» учитывает это. При замене водителя/авто перевозчик выпускает Т8 с причиной или ссылку на подтверждающий документ. Если надо сменить адрес или получателя, используется Т7. Сценарии варьируются от частичного возврата до переадресации новому контрагенту при отказе получателя.

Посредники требуют настроек. Экспедитор-грузоотправитель: ставится признак в Т1 с заказчиком. Экспедитор-перевозчик: если он везет груз собственным транспортом, оформляется не ЭТрН, а ЭПЛ. Сборный груз: при участии экспедиторов участники получают поручение/расписку, а в Т1 будут клиент и заказчик. Кросс-докинг/СВХ: при смене склада, привлечении временного хранения меняется лицо, проводящее погрузку, или создается ЭТрН на этапы, где промежуточное звено - экспедитор.

Электронный путевой лист в «1С-ЭПД»

В сервисе работа с ЭПЛ выстроена по принципу подписания титулов - блоков, каждый из которых фиксирует определенный этап жизненного цикла рейса.

Т1 – оформление. Фундамент закладывает собственник транспорта/арендодатель. При формировании нужны: реквизиты, вид перевозки, характеристики, срок документа. Важный момент - распределение ответственности. Надо указать, кто проводит медосмотр, техконтроль и вносит показания. При перевозке алкогольной продукции или опасных грузов, добавляется Т6 (послерейсовый медосмотр).

Т2 и 3 - предрейсовый осмотр. Фиксируется допуск. Указываются: данные, тип осмотра и время. Наличие лицензии у организации и медработника обязательно. 1С работает со штатными докторами/подрядными компаниями. Если осмотр не пройден, будет статус «Медосмотр не пройден» с причиной - документооборот прерывается, и лист блокируется. Механик/др. ответственное лицо подтверждает исправность. Ставятся дата/время выпуска и выносится вердикт - разрешен выезд или нет.

Т4 и 5 - показания одометра. Сотрудник фиксирует дату, время выезда и показания. Как только титулы подписаны, документы отправляются в ГИС ЭПД. После обработки данных формируется код. При заезде сотрудник ставит отметку об окончании, указывает дату и время возвращения, фиксирует показания для расчета пробега. После подписания путевой лист считается закрытым и архивируется в системе.

Электронный заказ-заявка и заказ-наряд в «1С-ЭПД»

Если лист отвечает за допуск, то ЭЗЗ и ЭЗН формируют коммерческую основу. Они переведены в формат диалога между участниками, где этапы фиксируются титулом.

Электронный заказ-заявка используется для разовых перевозок грузов по договору. Его жизненный цикл состоит из двух ключевых этапов:

1. «Оформление». Инициатором выступает грузоотправитель. Он создает цифровой слепок будущей перевозки, указывая всех участников цепочки, точные маршрутные точки, характеристики груза и реквизиты договора.

2. «Подтверждение». Документ поступает перевозчику. Если условия принимаются, вносятся данные о транспорте, водителе и услуге. При подтверждении грузоотправитель может сделать ЭТрН, подтянув данные.

Электронный заказ применяется при фрахтовании транспорта для перевозки грузов. Взаимодействие строится вокруг предоставления вместимости транспорта:

1. «Оформление». Заказчик заполняет блок об условиях: наименование груза или цель перевозки, особые указания, адрес подачи машины и сроки работ.

2. «Подтверждение». Владелец ТС принимает наряд, закрепляет исполнителей - указывает ответственного, марку, модель/номера авто и данные водителя.

3. «Подача». Как только автомобиль подан в указанное место, фрахтователь направляет подтверждение готовности к началу погрузки или посадки.

После фрахтовщик отправляет титул, фиксируя возврат транспорта. Статус завершает документооборот по заказу-наряду, позволяя сторонам приступить к расчетам.

Электронный договор фрахтования в «1С-ЭПД»

Договор фрахтования нужен, когда требуется не просто доставка, а предоставление вместимости транспорта на определенное время/рейс. Сервис переводит документ в цифру, исключая риск утери оригиналов и затягивания. Цикл состоит из двух титулов.

1. «Оформление». Инициатор сделки - фрахтователь. Он формирует оферту, прописывая условия. К сведениям относятся вариант фрахтования, характеристики груза, данные о транспорте, которое должно быть подано под погрузку, точки с указанием места подачи ТС и плата за пользование.

2. «Подтверждение». Документ поступает к фрахтовщику. Уполномоченное лицо подтверждает согласие. Если нужны корректировки, фиксируются др. условия и предложения. Как только стороны ставят подписи, договор обретает силу, передается в ГИС ЭПД и становится основанием для накладных.

Это исключает разночтения: условия фиксируется, что делает невозможными несанкционированные правки после подписания и гарантирует прозрачность.

Электронная сопроводительная ведомость в «1С-ЭПД»

В контейнерных перевозках документ, фиксирующий передачу - ведомость. Сервис автоматизирует процесс, адаптируя ЭСВ под сценарий использования контейнера.

«Передача пустого контейнера» запускает цикл работы с оборудованием еще до того, как оно будет загружено товаром.

1. «Оформление». Перевозчик формирует документ на подачу емкости. Вносятся данные участников, характеристики транспорта, номер контейнера и др.

2. «Подтверждение». Грузоотправитель подтверждает получение. Он фиксирует дату и время, оценивает состояние, принимая ответственность за сохранность.

«Перевозка груженого контейнера» - детализированный этап, охватывающий путь товара от склада отправителя до склада получателя.

1. «Оформление». Перевозчик инициирует документооборот по аналогии с подачей пустой тары, закрепляя параметры рейса.

2. «Подтверждение». Грузоотправитель дополняет ведомость указаниями по перевозке и передает опломбированный контейнер водителю.

3. «Передача». Перевозчик ставит отметку о приеме груза к перевозке, фиксируя момент перехода ответственности и статус «в пути».

4. «Приемка». Грузополучатель указывает дату и время прибытия, проверяет пломбы, контейнер и груз, завершая основную часть перевозки.

Возврат пустого контейнера - замыкающий этап логистики, необходимый для возврата многооборотной тары владельцу после выгрузки.

1. «Оформление». Перевозчик создает ЭСВ для финального плеча доставки - возврата порожнего оборудования.

2. «Передача». Грузополучатель подтверждает прибытие машины под погрузку пустого бокса и фиксирует время подачи ТС.

3. «Получение». Перевозчик закрывает документ, подтверждая прием пустого контейнера от грузополучателя и указывая время завершения операции.

Благодаря титулам ведомость позволяет отслеживать движение товара/перемещение оборудования, формируя базу для расчета простоя и штрафов за повреждение.