Кейс. Как собственники избавились от хаоса в финансах и перестали волноваться о злоупотреблении сотрудников

Рост компании может сопровождаться неприятными моментами: невозможно безопасно вывести дивиденды, сотрудники перестают соблюдать дисциплину, а запасы на складе по бумагам могут не соответствовать реальности. Причина — хаос в учёте. Всё это в конечном счёте приводит к кассовым разрывам и остановке важных бизнес-процессов.
Кейс. Как собственники избавились от хаоса в финансах и перестали волноваться о злоупотреблении сотрудников

В этом материале рассказываем, как финансовый директор из команды «Финансиста» помог компании «Оптима Нордик» навести порядок в документах и научиться контролировать рост предприятия.

Кто клиент

«Оптима Нордик» — поставщик оргтехники в сегменте b2b со штаб-квартирой в Москве. Ежегодно компания удваивает прирост продаж.

Что происходило в компании

Из-за сильного расширения предприятия за два последних года собственники начали терять контроль над денежными потоками. Увеличились риски, когда сотрудники могли злоупотреблять неосведомленностью руководства и использовать финансы компании в своих интересах. Ситуация усугублялась тем, что данные о продажах и движении денег были разведены по разным информационным базам — «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Бухгалтерия предприятия».

Отсутствие финансовой модели и планирования денежных потоков периодически приводило к кассовым разрывам.

Поэтому собственники решили организовать финансовую дисциплину, чтобы ни у кого не возникало соблазна нарушать правила компании. Справиться с наведением порядка в учёте должен был финдиректор от «Финансиста».

Что мы сделали

Наш специалист проверил базы документов с 1 января 2019 года и на основе этого:

  • организовали сбор информации в едином информационном поле;

  • регламентировали управленческий учёт;

  • обучили сотрудников обработке данных;

  • провели анализ финансового состояния компании.

Проверка учета

На этом этапе выяснилось, что закупщики и менеджеры по продажам находятся в одном информационном поле, а бухгалтеры и собственники — в другом. Обе группы пользовались разными программами и видели разную информацию. Из-за этого ни у кого не было достоверных данных о фактических долгах. Сверка взаиморасчётов превращалась в пытку для бухгалтера.

Поэтому для начала нужно было свести все первичные данные в одном информационном поле. Для этого аналитики занесли базы документов в систему сервиса «Финансист».

Для текущих сделок финансовый директор на аутсорсе дал рекомендации, как оформлять учётные операции, чтобы ошибки не повторялись, куда и как заносить данные, чтобы сводить информацию воедино.

Проверка клиентской базы

Далее специалист автоматизировал учёт и построил финансовую модель компании. Данные показали, что активная часть клиентской базы в последние полгода почти не растёт, несмотря на приток новых покупателей. Выручка увеличивается из-за роста среднего чека постоянных клиентов.

Аналитика клиентской базы показала, что средний срок работы с заказчиком в 2021 году был на уровне 3,5 месяца, а в 2022-ом — 2,5 месяца. Такая ситуация говорит, что увеличение общего количества покупателей нейтрализуется активным оттоком клиентов. Они делают разовые закупки и не возвращаются.

По мнению финдира на аутсорсе, ситуация может привести к резкому падению выручки, если от компании начнут уходить крупные и постоянные клиенты. Возможно, следует изменить подход работы менеджеров с новыми покупателями и попытаться вернуть старых заказчиков.

Всего у предприятия оказалось 1030 клиентов, из них активных только 173. Но если вернуть хотя бы 1% от «выпавших», это может принести компании 3 миллиона рублей выручки в месяц.

Другой подход к клиентам

Отдельно финдир провёл анализ клиентов. Оказалось, что для своих нужд постоянные заказчики приобретают технику не ранее, чем через полгода после первой покупки. Следовательно, есть категория покупателей, которые приобретают товары не для себя.

Поэтому специалист предложил ранжировать клиентов по их профилю — разные заказчики требуют различных действий по привлечению к повторным покупкам. Отдельно компании посоветовали пересмотреть структуру отдела продаж и систему мотивации, привязать KPI менеджеров к общим целям компании.

Проверка кассы

Собственники попросили организовать учёт кассы так, чтобы этого не видели сотрудники. Они желали понимать, сколько денег ушло на потребности компании и сколько дивидендов можно вывести безопасно для бизнеса.

Задачу решили с помощью сервиса «Финансист» благодаря гибкости настройки ролей и расчётных показателей.

Инвентаризация запасов

Изначально управленцы были уверены в достоверности данных об остатках на складах. Однако в ходе проверки финансовый директор поставил эту информацию под сомнение. Сумма списания удивила собственников и подтвердила их опасения относительно возможных злоупотреблений со стороны сотрудников.

Руководству посоветовали выделить склады под разные нужды, назначить материально ответственных лиц за каждый склад и регулярно проводить инвентаризацию.

Рекомендации

На основе проведенного анализа финансовый директор на аутсорсе подготовил ряд рекомендаций. Компании нужно:

  • систематизировать и регламентировать учёт данных о финансовых операциях;

  • ранжировать покупателей по направлениям их работы;

  • усилить работу по удержанию покупателей;

  • пересмотреть структуру отдела продаж;

  • планировать вывод дивидендов в платёжном календаре, чтобы избежать кассовых разрывов;

  • провести инвентаризацию.

Чтобы собственники смогли сконцентрироваться на целях компании и не беспокоиться о злоупотреблении со стороны сотрудников, стоит использовать корректную управленческую информацию. Это поможет избежать потери клиентов, а также нарастить выручку.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

Что такое нормальная нагрузка на Клерке

На ежеквартальном митапе, который прошёл в Клерке обмолвился про 7 DDOS атак, которые были в этом квартале. И коллеги поинтересовались вопросом много это или мало. Хочу немного прояснить.

Что такое нормальная нагрузка на Клерке
26

Комментарии

18
  • Иван, статья правильная. Только мне как-то непонятны некоторые моменты деятельности аудируемой компании. Или это вымышленный пример (?). Странно, что для рестуктуризации необходимо было: "выделить склады под разные нужды, назначить материально ответственных лиц за каждый склад и регулярно проводить инвентаризацию". И что значит загадочная просьба собственников: "организовать учёт кассы". Для меня, это априори. Странноватая компания

    • Татьяна

      Вполне может быть реальная организация. Складской учет, да и касса, могут действительно вестись так, что вызывает только один вопль: как вообще такое может быть?!!!! Своими глазами видела отрицательные остатки по кассе, по расчетному счету и нулевые по складу при наличии большого количества ТМЦ по факту.

        • Татьяна

          С собственниками я знакома. На счет ума мне сложно оценивать, вроде не дураки, но наивность присутствует. Но слепое доверия всем своим сотрудникам - это да. Отсутствие любого контроля. Я, когда всю эту картину увидела, прямо спросила: не думают ли, что люди тупо воруют все,что плохо лежит, включая деньги? В ответ уверенное - нееет, мы тут много лет одним коллективом, не может быть такого. Однако, после того как я собственникам их "красивый" учет показала, бухгалтер сбежала в тот же день без всякого до свиданья. Молча забрала трудовую и отключила телефон.

  • Ситуация усугублялась тем, что данные о продажах и движении денег были разведены по разным информационным базам — «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Бухгалтерия предприятия».

    Ой, мне знакома подобная ситуация. Дважды видела такое и дважды это был ужас. Когда собственникам или управляющим втюхивают эту УНФ, как очень удобную, а потом оказывается, что бухучет там вести невозможно. Вот вообще не возможно и все. И начинаются танцы с бубном. Если кому в голову придет мысль перейти на УНФ, чтобы вести "удобный и понятный" управленческий учет гоните ее (эту мысль) прочь. Лучше уж к бухгалтерии допилите, какие Вам надо отчетики и пользуйтесь

    • Жанна

      в складских торговых программах бухучет в привычном для бухгалтера понимании тоже вести невозможно, но нет проблемы перегружать нужные документы в бух.программу. Я считаю, что не все документы из управленческого учета нужны в бухгалтерии и нет необходимости ими забивать базу.

      Текущий оперативный учет можно вести в отраслевом решении, а по окончании месяца либо по мере необходимости выгружать данные в бухию, точно так же, как и зарплату.

      Как можно не вести учет денежных средств и кассы - непонятно. Такое впечатление, что примеры авторы рекламных статей высасывают из пальца, не представляя реальной работы.

      • Виктория В

        екущий оперативный учет можно вести в отраслевом решении

        УНФ это для ИПешек микрушек БЕЗ бухучета. Когда документы в бух перегружаются, там чёрт знает что выгружается, по крайней мере оба раза, которые мне знакомы именно так и было. Эта УНФ дешевая и люди, которые ее покупают совсем не хотят тратить дополнительные деньги на нормальную автоматизацию, которая просто необходима в их случае. Казалось бы это просто, как и зарплата, но нет. Там просто ужас, вот это факт, который мне лично известен

        Как можно не вести учет денежных средств и кассы - непонятно

        В статье, как я поняла, кассу могли смотреть и создавать документы кто угодно, без учета роли, поэтому был бардак. В этом проблема была, а не в том, что учета кассы у них не было в принципе.

        • Жанна

          с УНФ не сталкивалась, но всегда подозревала, что это вроде "моего дела" и "бухгалтерии от банка", для нормального учета не годится.

          В статье, как я поняла, кассу могли смотреть и создавать документы кто угодно, без учета роли, поэтому был бардак.

          ну если нет человека, который несет ответственность за деньги, всегда будет бардак. Правила работы с деньгами и материальными ценностями придуманы не просто так.

          • Виктория В

            У меня обратная ситуация, я не сталкивалась с "моим делом" и бухгалтерией от банка". А так да, совсем не годится.

            Про кассу в статье написано, что хотели понять сколько денег ушло на затраты, а сколько можно вывести. Это значит, что субконто по статьям расходов в кассе не проставлялось или проставлялось не корректно. Там дело было не в самих деньгах, а в том, что руководители не понимали сколько они выгребли из кассы себе в карман, а сколько выгребли ушлые менеджеры себе в карманы ))

      • Старый ворчун

        в складских торговых программах бухучет в привычном для бухгалтера понимании тоже вести невозможно,

        В бухгалтерских вести серьёзный учет торговой деятельности - тоже.

        • Виктория В

          Унф и любой нормальный учёт чего угодно это на разных планетах. Все на очень примитивном микроскопическом уровне.

          • Старый ворчун

            Все на очень примитивном микроскопическом уровне.

            Ну так она и называлась в девичестве "Управление небольшой (sic!) фирмой" и, возможно, для каких-то мелких фирм и годилась.

  • А мне статья понравилась. Где бы я ещё узнал, что нужно "назначить материально ответственных лиц за каждый склад и регулярно проводить инвентаризацию"?

    • Жанна

      🤣🤣🤣

Как выбрать обменник криптовалют: что нужно знать новичку

Опытные криптотрейдеры успешно справляются с покупкой и продажей криптовалют, в отличие от новичков, которые могут столкнуться с мошенниками и потерять деньги. Чтобы избежать этого, важно выбирать только проверенные обменники криптовалют, отвечающие строгим требованиям!

Как выбрать обменник криптовалют: что нужно знать новичку

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Печать в трудовом договоре не нужна, вкладыш в ТК можно не вшивать, пять вопросов по штатному расписанию: важные новости для кадровика

Собрали важные для кадровика пояснения Минтруда и Роструда в одном обзоре.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Мотивированные мнения без сомнения

Мотивированные мнения — один из наиболее спорных инструментов в рамках налогового мониторинга, с которым многие связывают свои опасения и нежелание переходить на новый режим взаимодействия с контролирующим органом.

Мотивированные мнения без сомнения
Лучшие спикеры, новый каждый день

Предпринимателям Оренбургской области продлят сроки уплаты налогов на имущество

Отсрочку на 12 месяцев по уплате налогов получат предприниматели, которые пострадали от паводков.

💬 На сайте «Клерка» заработал новый бесплатный инструмент, полезный всем!

Новый бесплатный сервисный инструмент «Сумма прописью онлайн» на «Клерке» поможет быстро перевести сумму, записанную цифрами, в сумму прописью по всем правилам орфографии русского языка.

Сложные вопросы перехода на ФСБУ 14 и доработки для эффективного перехода на ФСБУ 14 предприятий с большим количеством НМА и РБП

С 2024 года стал обязательным к применению стандарт ФСБУ 14 «Нематериальные активы», утвержденный приказом Минфина от 30.05.2022 № 86н.

Сложные вопросы перехода на ФСБУ 14 и доработки для эффективного перехода на ФСБУ 14 предприятий с большим количеством НМА и РБП
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Цитата дня. Про самозанятых

Налоговый режим для самозанятых не будут менять до 2028 года.

Цитата дня. Про самозанятых

Женщинам за рождение детей до 25 лет хотят платить 200 000 рублей

Для улучшения демографической ситуации депутаты предлагают установить единовременные пособия молодым мамам.

Начисление налогов в 1С в 2024 году: что изменилось в условиях ЕНС

С 2024 года в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» действует новый принцип учета расчетов на ЕНС. Что касается самого порядка учета и исчисления налогов или взносов, то он остался прежним. Рассмотрим на конкретных примерах, как сейчас в «1С:Бухгалтерия 8» происходит начисление налогов.

Начисление налогов в 1С в 2024 году: что изменилось в условиях ЕНС

Обзор сервисов по работе с самозанятыми, физлицами и ИП 2024. Поиск исполнителей, документы, проверки, расчеты

В нашем обзоре мы собрали сервисы, которые помогают бизнесу и самозанятым решать все задачи – поиск исполнителей, расчеты, обмен документами, проверка партнеров и т. д. Кроме того, многие из таких площадок работают с обычными физиками и ИП. Так что можно закрыть вопросы сотрудничества с любыми исполнителями.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

👑 Госдума хочет повысить налоги на роскошь. Надежда на благоразумие региональных властей, говорит эксперт

Регионам планируют дать право участвовать в определении налоговой ставки на дорогостоящую недвижимость и люксовые автомобили.

Глава ТПП: от совершенствования налоговой системы должен выиграть честный бизнес

Представители бизнес-сообщества сформулировали свои предложения и замечания по совершенствованию налоговой системы.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как ответить на требование ФНС по самозанятым: инструкция для заказчика

Если вам поступил запрос от Федеральной налоговой службы (ФНС) с требованием предоставить сведения и документы, касающиеся сотрудничества с самозанятыми, это может означать, что вас подозревают в маскировке трудовых отношений через договоры с плательщиками налога на профессиональный доход (НПД). У вас есть пять рабочих дней на подготовку ответа. Важно действовать быстро и грамотно, чтобы устранить все сомнения ФНС.

Как ответить на требование ФНС по самозанятым: инструкция для заказчика

Работа есть! Аналитик 1С ― самая дорогая вакансия в мае

Самые дорогие вакансии для удаленных работников в мае — аналитик 1С. Его заработок доходит до 450 тысяч рублей в месяц. Зарплаты таких работников отличаются в зависимости от уровня компетенций конкретного специалиста, локации работодателя и других факторов. Расскажем про все подробней.

Работа есть! Аналитик 1С ― самая дорогая вакансия в мае

Минфин может снять ограничение по числу договоров долгосрочных сбережений

Участники программы долгосрочных сбережений пока что могут заключить только 3 договора.

Как дистанционно подписать документы с клиентом-физлицом: возможные варианты

Современному бизнесу расстояния — не помеха. Можно легко масштабироваться и выйти на совершенно другой уровень дохода, если не ограничивать себя одним регионом, одной аудиторией и расширять партнерские связи. 

Как дистанционно подписать документы с клиентом-физлицом: возможные варианты

Какими документами можно подтвердить продажи на маркетплейсах

Маркетплейсы самостоятельно формируют и отправляют селлерам документы, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете продавца.

Как бизнесу сотрудничать с самозанятыми, ИП и физлицами

Работа с внештатниками — лучший выход в ситуации, когда нужны исполнители на разовые задания или на сезонные работы. Как с ними сотрудничать, не допуская ошибок, особенно если самозанятых стало критически много? Вам поможет платформа Qugo.

Как бизнесу сотрудничать с самозанятыми, ИП и физлицами

Амнистию по дроблению бизнеса могут провести в течение 2025 года

Налоговую амнистию получат не все компании и ИП. От наказания не уйдут те, кто намеренно применял искусственное дробление с целью уклонения от уплаты налогов.

Интересные материалы

Введут право на самозапрет сделок с недвижимостью

Для защиты владельцев жилья от мошенников на портале Госуслуг появится возможность установить самозапрет на сделки с недвижимостью.

3