Метод GTD: как делать дела сделанными

Говорят, когда у человека много задач, он лучше работает. Да ладно?!
Метод GTD: как делать дела сделанными
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Ну, и да, и нет. С одной стороны, гипернагрузка в моменте буквально мобилизует голову, вынуждая повысить внимание и скорость принятия решений. Отсюда возросшие результативность и продуктивность.

Но работать в таком режиме долго не получится. Это как перегружать компьютер одновременно запуская и игру, и установку программы, и музычку фоном включать. Загудит и перегреется.

Однажды мы уже провели эту аналогию между мозгом и компьютером — и там, и там оперативная память, которая решает большинство повседневных задач. Увеличить её нельзя, поэтому в определённый момент, когда задач становится слишком много, мы теряемся, скачем между задачами, берёмся за самые простые дела (их проще сделать, а значит проще добыть дофамин — гормон радости), а сложные и важные — откладываем на потом. И начинаем тормозить, гудеть и перегреваться.

Единственный способ ситуацию разрулить — научиться оптимизировать работу с оперативной памятью. Один из действенных методов — GTD.

Что такое GTD

GTD (или Getting Things Done) буквально переводится, как «доведение дел до завершения». Это методика управления задачами, которую около 20 лет назад в одноимённой книге описал бизнес-тренер Дэвид Аллен.

Для чего рекомендуют использовать методику GTD:

  • методика помогает освободить мозг;

  • систематизировать все мысли и задачи;

  • распределить их по сегментам;

  • сфокусироваться на актуальном и важном, а на неважное временно забить.

Главные принципы GTD

Ключевая идея GTD в том, чтобы хранить максимум информации вне головы (таким образом разгрузить мозг) и регулярно пересматривать и обновлять список незаконченных дел. Для этого нужно придерживаться нескольких принципов, без которых GTD в принципе невозможен. Разберём, как вести GTD более подробно.

Всё записывай

Чтобы разгрузить мозг, нужно записывать все мысли и задачи на каком-нибудь носителе. Это может быть что угодно: от стикеров до заметок в телефоне. Главное — носитель должен быть один, чтобы не приходилось думать, а где там у тебя что записано. Вот это место, куда ты будешь скидывать все новые задачи, называется Inbox или «Входящие».

Выбирай, что попроще

Фиксировать мысли и задачи нужно максимально удобным способом. Кому-то проще пользоваться стикерами или ежедневником, а кому-то — всё выписывать в таск-менеджер. Найди формат, который удобен именно для тебя.

Важна дисциплина

Как только появляется задача, сразу скидывай её в Inbox, не откладывай на потом — забудешь. Потом будешь разбирать Inbox и распределять задачи по спискам, дням и неделям. Для всего этого нужна дисциплина. Я поначалу очень страдала — было непривычно выписывать всё регулярно, но я втянулась и теперь доведение дел до завершения даётся гораздо легче.

Говорят, когда у человека много задач, он лучше работает. Да ладно?! Ну, и да, и нет.-2

Списки, списки, списки

Одна из важных составляющих GTD — это списки задач. Их может быть много, в зависимости от того, чем ты занимаешься (Inbox, кстати, тоже по сути список). Но для начала можешь выделить два основных — «Первоочередные действия» и «Когда-нибудь». В первый список из Inbox будешь переносить важные и срочные задачи, а во второй — неважные и несрочные (чтобы определить, какие задачи куда нужно перенести, воспользуйся матрицей Эйзенхауэра). Потом можешь эти большие списки делить на более мелкие, по контексту. Задачи в списках нужно постоянно пересматривать — от ненужных избавляться, а нужным повышать приоритет.

Не разрывайся между задачами

Держи свой разум чистым и не расшатывай нервную систему, разрываясь между несколькими делами одновременно. Выделяй самые приоритетные задачи и решай по одной за раз.

Добавляй документы

Для выполнения задач может понадобиться важная сопутствующая информация: документы, ссылки и т. д. Её нужно тоже фиксировать вместе с задачами, желательно на том же носителе, чтобы было легче оперативно к ней вернуться. Именно поэтому таск-менеджеры подходят для GTD лучше всего. Давай разберём, как перейти на GTD с привычного планирования.

Как работать по методике GTD

На первый взгляд GTD может показаться запутанной методикой, но это не так. По сути, вся работа с задачами проходит в два этапа:

1. Сбор

Сначала выпиши все мысли и задачи в Inbox Когда у тебя несколько проектов и везде «горят дедлайны», сложно всё запоминать и последовательно решать. GTD поможет подойти к процессу работы более системно и без лишних нервов.

Если только начинаешь работу по GTD, этап сбора съест много времени (придётся выписать всё-всё, что накопилось к этому моменту). Но потом будет попроще — просто в течение дня выписывай всё важное, что приходит в голову.

2. Обработка

В течение дня периодически разбирай Inbox — в конце дня он должен быть пуст, иначе, рано или поздно, ты потеряешь контроль над потоком задач. Проанализируй задачи и выдели приоритетные, которые нужно выполнить в ближайшее время. Для этого по каждой задаче ответь себе на вопросы:

  • Что это за задача?

  • Как её решить?

  • Сколько времени она займёт?

Ответы на вопросы помогут все задачи разделить на сегменты:

  • задачи, которые займут меньше двух минут, можно сделать сразу («Ответить на такое-то письмо» и т. п.);

  • задачи, которые требуют много времени, нужно попытаться кому-нибудь делегировать;

  • задачи, которые требуют много времени, но нельзя никому делегировать, нужно отложить.

Для сортировки задач можешь использовать вот такую схему:

Говорят, когда у человека много задач, он лучше работает. Да ладно?! Ну, и да, и нет.-3

Когда ответишь на вопросы и разделишь задачи по приоритету (раскидаешь их по спискам «Первоочередное» и «Когда-нибудь» или кому-то делегируешь), можешь разделить их ещё и по контексту — какие задачи можно решить дома, какие в офисе, а какие при встрече с друзьями и так далее.

У многих задач будут дедлайны, хотя бы примерные. Если пользуешься таск-менеджером, указывай у задач сроки. В противном случае можешь использовать календарь — выписывать туда задачи на этапе обработки. Оба способа позволят дополнительно разгрузить мозг, а не запоминать все даты и бояться что-то пропустить.

Начать дискуссию

Юристы СПБ Банка разместили шаблон и инструкцию для самостоятельного обращения в OFAC

По информации на сайте, это исчерпывающий перечень документов для обращения на текущем этапе, хотя OFAC может запросить дополнительную информацию.

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Трудовые отношения

Трудовые споры: обязан ли работодатель выдавать работнику характеристику

Характеристика может понадобиться не только для трудоустройства у нового работодателя, но и для суда, военкомата и для расследования происшествий внутри фирмы. Обязан ли работодатель давать характеристику? И если да, то что в ней должно быть?

Трудовые споры: обязан ли работодатель выдавать работнику характеристику
Ведение бизнеса

Основы предпринимательской экспертизы: как стать успешным предпринимателем

Каждая профессия предполагает наличие у человека определенных качеств. Одни считают, что их можно развить, другие называют это талантом и врожденным даром.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день
Кредитование

Как получить кредит на открытие бизнеса с нуля

Для открытия бизнеса нужен стартовый капитал, сумма которого может составлять до нескольких миллионов рублей. Если у начинающего предпринимателя нет своих накоплений, можно взять кредит. Рассказываем, как его получить и какие есть особенности у целевого кредита на бизнес. 

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
1
Самозанятые

Резко выросло число самозанятых IT-специалистов: почему

Согласно прогнозам, к 2030 году число IT-специалистов вырастет на 56%. Работодатели предпочитают сотрудничать с самозанятыми, чтобы сохранить ставку НДФЛ 13% с работниками из других стран.

Отчетность

ИП с сотрудниками: налоги и отчетность

Если у предпринимателя есть сотрудники, он уплачивает те же налоги, что ИП без работников. Кроме того, он платит за работников страховые взносы, удерживает с их зарплат НДФЛ и перечисляет его в бюджет. Все нюансы изложены в нашей статье.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Проверки ФАС

Бесплатное обслуживание банком счетов оказалось не таким уж и бесплатным

ПАО Банк Синара исполнил предупреждение ФАС с требованием разместить достоверную информацию о брокерских услугах на своем сайте.

Банки

Центробанк рекомендует усилить контроль за платежными агентами

Дабы исключить высокорисковые операции, регулятор просит следить, чтобы агенты не использовали персональные данные клиентов без их ведома.

Цифровизация в школах чрезмерна, показал опрос председателя Госдумы

Вячеслав Володин у себя в телеграм-канале провел анонимный опрос о чрезмерности цифровизации в школе.

Новости ФНС

Информация о компаниях будет храниться в открытом доступе 1 месяц

ФНС сократила срок хранения открытой информации об организациях с года до одного месяца.

Самозанятых и начинающий бизнес в новых регионах поддержат дополнительно

Правительство приняло решение дополнительно выделить из федерального бюджетам ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областям 3,75 млрд рублей.

Логика вышла из чата: за несданную декларацию по НДС ИП на патенте и самозанятым грозят блокировкой счета.✍«Ночной бухгалтер» № 1685

Бухгалтеры возмущены: их клиентам и работодателям летят требования сдать декларации по ОСНО, такие уведомления получают даже самозанятые. ФНС рекомендует не отвечать на сообщения, если они не касаются компании или ИП, но бухгалтеры опасаются блокировок.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Создадут единую платформу по борьбе с киберпреступлениями

Замглавы Минцифры Александр Шойтов рассказал о планах в сфере информационной безопасности.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: садоводам предложили выдавать бесплатные семена, в Москве подорожал проезд в метро, а стоимость золота обновила рекорд

Подготовили обзор главных событий дня — 20 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Криптовалюта

Где безопасно обменять наличные на крипту

За 15 лет существования криптовалюты* не только не утратили своей актуальности, но наоборот — по популярности приблизились к фиатным деньгам и ценным металлам. Так, капитализация того же Биткоина сегодня превышает 1,4 триллиона долларов, что уже выше, чем у серебра! Неудивительно, что обмен крипты на наличные сегодня так востребован.

Где безопасно обменять наличные на крипту

Как загрузить отчеты о продажах с WB и OZON в 1С:Бухгалтерия

Начиная с релиза 1С:БП 3.0.114.23, в программе появился функционал, который позволяет загружать отчеты из маркетплейсов Ozon и Wildberries. Для WB загрузка данных доступна из табличного документа Excel, а также с помощью интеграции с личным кабинетом. Для площадки Ozon интеграцию с личным кабинетом добавили, начиная с релиза 3.0.126.

Как загрузить отчеты о продажах с WB и OZON в 1С:Бухгалтерия

Начался эксперимент по маркировке силовых кабелей

7 из 16 образцов кабелей и проводов не соответствуют требованиям ГОСТ по качеству и безопасности, поэтому власти проводят эксперимент по маркировке этой продукции.

Обязательная регистрация работодателя в системе ЕИСОТ

С принятием нового порядка обучения у работодателей появилась новая обязанность: помимо проведения внутреннего обучения еще и занесение сведений об обученных в реестр Минтруда.

Обязательная регистрация работодателя в системе ЕИСОТ

Свежая вакансия: «Союзмультфильм» ищет бухгалтера по производству

Компании нужен специалист, который знает основные положения бухгалтерского и налогового учета нематериальных активов.

Интересные материалы

Бухгалтеры

Дарим топовый онлайн-курс «Бухгалтер маркетплейсов-2024» с подпиской «Клерк.Премиум»

При покупке подписки «Клерк.Премиум» от полугода вы получаете наш флагманский курс «Бухгалтер маркетплейсов-2024: учет, налоги, 1С» бесплатно!