Налоговая пришла с проверкой? Вот список документов, которые попросят в первую очередь

В нашем Телеграм-канале публикуем закрытую информацию: критерии блокировок счетов, реальные кейсы проверок, инструкции ФНС и судебную практику. Переходите и получите помощь: https://telegram.me/+CxtmaEctOfEyMGFi

Главный принцип здесь простой: каждая цифра в декларации должна подтверждаться документами. Если документов нет или они оформлены с ошибками, вопросы возникнут даже там, где налоги были рассчитаны правильно.

В первую очередь инспекторов интересуют документы, подтверждающие законность деятельности компании:

▪️Устав организации;

▪️Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН);

▪️ИНН;

▪️Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;

▪️Лицензии и разрешения, если деятельность подлежит лицензированию.

Следующий блок — документы, на основании которых формировалась отчетность:

▪️Налоговые декларации по НДС, налогу на прибыль, УСН, патенту и другим режимам за проверяемые периоды;

▪️Бухгалтерский баланс;

▪️Отчет о финансовых результатах;

▪️Главная книга;

▪️Журналы операций;

▪️Оборотно-сальдовые ведомости.

Именно на этом этапе чаще всего возникают споры между бизнесом и налоговой.

Инспекторы могут запросить:

▪️Счета-фактуры;

▪️Акты выполненных работ и оказанных услуг;

▪️Товарные накладные;

▪️Кассовые чеки;

▪️Приходные и расходные кассовые ордера;

▪️Платежные поручения.

Особое внимание уделяется оформлению сотрудников и выплатам заработной платы.

В перечень обычно входят:

▪️Трудовые договоры;

▪️Приказы о приеме на работу;

▪️Приказы об увольнении;

▪️Документы по отпускам и командировкам;

▪️Штатное расписание;

▪️Табели учета рабочего времени;

▪️Расчетные ведомости;

▪️Документы, подтверждающие выплату заработной платы.

Каждый заявленный расход должен иметь документальное подтверждение.

Для этого могут понадобиться:

▪️Договоры с поставщиками, подрядчиками и арендодателями;

▪️Счета, акты и накладные;

▪️Банковские выписки;

▪️Документы по командировочным расходам;

▪️Документы по ГСМ;

▪️Документы по расходам на связь;

▪️Документы по обучению сотрудников;

▪️Документы по рекламным расходам.

При проверке также анализируется порядок расчета и уплаты налогов.

Поэтому стоит заранее подготовить:

▪️Расчеты авансовых платежей;

▪️Платежные поручения с отметками банка;

▪️Регистры налогового учета.

В современных проверках налоговую интересуют не только документы по сделке, но и доказательства ее реальности.

Поэтому могут потребоваться:

▪️Договоры с контрагентами;

▪️Копии лицензий контрагентов;

▪️Копии ИНН;

▪️Выписки из ЕГРЮЛ;

▪️Деловая переписка в электронной и бумажной форме;

▪️Документы, подтверждающие фактическое исполнение обязательств, включая накладные, фотографии, GPS-отчеты и другие подтверждения.

Подготовка к проверке начинается не после получения требования, а задолго до него.

Поэтому полезно:

▪️Проводить внутреннюю проверку документов не реже одного раза в полгода;

▪️Хранить документацию минимум 4–5 лет;

▪️Использовать электронные архивы для резервного хранения;

▪️Регулярно обучать сотрудников правилам работы с документами.

Чем лучше организован документооборот внутри компании, тем меньше шансов, что налоговая проверка превратится в серьезную проблему для бизнеса.