Как с помощью ИИ сравнить два реестра и найти пропущенные строки

Искать расхождения глазами необязательно: ИИ поможет привести таблицы к одинаковой структуре, найти пропуски и подготовить отчет. Но точное сопоставление номеров и сумм лучше выполнять по формальным правилам, а найденные расхождения — проверять вручную.

Бухгалтеру регулярно приходится сравнивать:

• реестр актов с документами из ЭДО;

• список счетов с банковской выпиской;

• данные контрагента с учетной системой;

• два варианта оборотно-сальдовой ведомости;

• перечень начислений с платежным реестром;

• документы за текущий и предыдущий периоды.

Проблема появляется, когда строки записаны немного по-разному.

В одной таблице указан документ Акт № 125, в другой — просто 125. Дата может выглядеть как 05.08.2026 или 5 августа 2026 года, а сумма — как 125 000, 125000 или 125 000,00.

Обычное сравнение посчитает такие значения разными. ИИ может помочь сначала привести их к единому виду.

Нельзя просто попросить: «Найди отличия в двух таблицах». Нейросеть должна понимать, по каким полям сопоставлять строки.

Обычно ключ включает:

• ИНН или наименование контрагента;

• вид документа;

• номер;

• дату;

• сумму.

Одного номера часто недостаточно: документы № 15 могут одновременно существовать у нескольких контрагентов.

Перед загрузкой:

1. Удалите пустые строки и объединенные ячейки.

2. Оставьте одну строку заголовков.

3. Дайте столбцам понятные названия.

4. Убедитесь, что в одном столбце находится один показатель.

5. Добавьте название источника: «Реестр учета» или «Реестр ЭДО».

6. По возможности сохраните файлы в XLSX или CSV.

Не загружайте в публичную нейросеть банковские реквизиты, персональные данные, подписи и другую информацию, которая не нужна для сравнения.

Для проверки можно заменить наименования контрагентов условными обозначениями, сохранив одинаковую замену в обоих файлах.

Сравни два приложенных реестра документов.

Используй для сопоставления следующие поля:

• контрагент;

• вид документа;

• номер документа;

• дата;

• сумма.

Перед сравнением нормализуй значения:

• убери из номеров слова «акт», «УПД», символ № и лишние пробелы;

• приведи даты к формату ДД.ММ.ГГГГ;

• приведи суммы к числовому формату с двумя знаками после запятой;

• не изменяй сами цифры и не восстанавливай отсутствующие значения по смыслу.

Подготовь три таблицы:

1. Строки, которые есть в обоих реестрах.

2. Строки, которые есть только в первом реестре.

3. Строки, которые есть только во втором реестре.

Отдельно выдели:

• повторяющиеся строки;

• документы с одинаковыми номерами, но разными суммами;

• документы с одинаковыми суммами, но разными датами;

• строки, которые похожи, но не могут быть однозначно сопоставлены.

Не придумывай отсутствующие данные. Все сомнительные совпадения помести в отдельную таблицу для ручной проверки.

В конце укажи:

• количество строк в каждом исходном реестре;

• количество совпадений;

• количество расхождений;

• количество дублей;

• количество сомнительных пар.

Первый реестр:

Второй реестр:

Первую пару можно считать совпадением после нормализации. Во второй паре совпадают контрагент, номер и дата, но различается сумма. Такой документ должен попасть в отчет для ручной проверки.

Даже если ИИ подготовил аккуратную таблицу, бухгалтеру нужно проверить:

• правильно ли выбраны ключевые поля;

• не потерялись ли ведущие нули в номерах;

• не перепутаны ли дата документа и дата его получения;

• одинаково ли отражены отрицательные суммы;

• не объединила ли нейросеть документы разных контрагентов;

• совпадает ли количество строк с исходными файлами;

• не изменились ли цифры при распознавании.

Для больших или регулярно повторяющихся реестров надежнее перенести правила сопоставления в Excel, Power Query или учетную систему. ИИ здесь полезен для подготовки логики, нормализации нестандартных записей и разбора сомнительных случаев.

ИИ хорошо помогает найти строку, которая выглядит немного иначе. Но точное сравнение должно опираться на понятные поля и проверяемые правила.

Правильная последовательность такая:

1. Подготовить таблицы.

2. Выбрать ключ сравнения.

3. Нормализовать записи.

4. Получить отдельный отчет о расхождениях.

5. Проверить сомнительные строки вручную.

Так бухгалтер просматривает не сотни одинаковых позиций, а только несколько строк, которые действительно требуют внимания.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.