Письмо о смене реквизитов может быть настоящим, ошибочным или отправленным мошенниками после взлома почты. Поэтому одного сообщения от знакомого адресата недостаточно. До платежа нужно подтвердить изменение по независимому каналу, проверить получателя и сохранить документы, на основании которых бухгалтер заменил реквизиты.
Семь проверок перед платежом
1. Не отвечайте сразу на полученное письмо
Откройте старую переписку или карточку контрагента и свяжитесь по контактам, которые использовались до сообщения о смене реквизитов.
2. Позвоните знакомому сотруднику
Не используйте телефон, указанный в новом письме. Позвоните по номеру из договора, предыдущих документов или внутреннего справочника.
3. Запросите официальное уведомление
Документ должен быть подписан уполномоченным лицом. Проверьте, как договор регулирует уведомление сторон об изменении реквизитов.
4. Сравните данные получателя
Проверьте:
наименование;
ИНН и КПП;
расчетный счет;
БИК;
наименование банка;
корреспондентский счет.
5. Обратите внимание на другого получателя
Если деньги просят перечислить не самому контрагенту, а третьему лицу, обычной замены реквизитов недостаточно. Основание такого платежа должен проверить юрист или ответственный руководитель.
6. Введите правило второго согласования
Изменение реквизитов и первый платеж по ним желательно подтверждать двумя сотрудниками. Например, бухгалтером и финансовым директором.
7. Сохраните след проверки
Уведомление, подтверждение контрагента и согласование платежа должны остаться в системе. Это поможет восстановить обстоятельства, если возникнет спор.
Как использовать ИИ
ИИ способен сравнить прежние и новые документы, но не может подтвердить, кто действительно отправил письмо и кому принадлежит счет.
Промпт:
Сравни две обезличенные версии реквизитов контрагента. Создай таблицу со всеми измененными полями. Отдельно выдели изменение наименования получателя, ИНН, расчетного счета, БИК, банка и контактных данных. Ничего не исправляй и не делай вывод о подлинности документов. В конце составь список вопросов для дополнительной проверки перед платежом.
Перед загрузкой удалите номера счетов, подписи, телефоны, адреса электронной почты и другие конфиденциальные данные. Для сравнения достаточно оставить последние четыре цифры или использовать условные обозначения.
Больше разборов по автоматизации согласований и безопасному применению ИИ — в Telegram
Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.
