Бухгалтерский и налоговый учет расходов на CRM, телефонию и сквозную аналитику в 2026 году: лицензии, ст. 264 и 272 НК РФ

Автоматизация коммерческого блока — CRM-системы, сервисы сквозной аналитики и виртуальные АТС — стала обязательной статьей расходов любого торгового или франчайзингового предприятия. Однако для бухгалтера эти затраты несут немало подводных камней: от корректной классификации прав до момента списания в налоговом учете.

Главные вопросы, возникающие в практике: Квалификация договора: передача неисключительных лицензионных прав против оказания услуг по модели SaaS; Период признания расходов: единовременно или равномерно через счет 97 «Расходы будущих периодов» (ст. 272 НК РФ); * Налогообложение НДС: сохраняется ли льгота по подп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ и как подтвердить включение программы в Единый реестр отечественного ПО.

Разбираем нормативную базу, проводки и налоговые риски.

Порядок учета напрямую зависит от правовой природы передаваемых прав и способа поставки программного продукта.

Если компания пользуется облачной CRM по модели ежемесячной или ежегодной подписки (доступ через браузер без установки дистрибутива на сервер покупателя), договор квалифицируется как договор возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ). В налоговом учете (ОСНО): расходы признаются прочими производственными расходами на дату подписания акта оказанных услуг (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). В налоговом учете (УСН «Доходы минус расходы»): признаются после фактической оплаты и подписания акта (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Бухгалтерские проводки: Дт 20, 26, 44 — Кт 60 (76) — признаны расходы на абонентскую плату за CRM; * Дт 60 (76) — Кт 51 — оплачена подписка.

Если по лицензионному договору (ст. 1235 ГК РФ) приобретаются неисключительные права с единовременной оплатой за год вперед: В бухгалтерском учете: на основании ФСБУ 14/2022 единовременный платеж учитывается как расходы будущих периодов: Дт 97 — Кт 60 (76) — отражена стоимость лицензии на программный комплекс; Дт 20, 26, 44 — Кт 97 — ежемесячное равномерное списание в течение срока действия договора. В налоговом учете: согласно п. 1 ст. 272 НК РФ, если из условий договора следует, что права предоставлены на определенный срок, расходы признаются равномерно в течение этого срока. Если срок в договоре не определен, применяется презумпция 5 лет по п. 4 ст. 1235 ГК РФ, либо срок, установленный приказом руководителя с учетом предполагаемого срока полезного использования.

Рис. 1. Первичные документы и раздельный учет программных лицензий и услуг связи

Внедрение CRM редко обходится покупкой стандартных ключей: привлекаются интеграторы для настройки воронок, интеграции с 1С, кассами 54-ФЗ и телефонией.

Налоговые инспекторы нередко пытаются переквалифицировать затраты на глубокую доработку программы в создание собственного нематериального актива (НМА по ст. 257 НК РФ), требуя амортизировать их годами.

Чтобы отстоять единовременное признание расходов по подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ: 1. В договоре с интегратором должно быть прямо указано, что выполняются работы по настройке и адаптации уже существующего программного обеспечения, а исключительные права на саму программу к заказчику не переходят. 2. В актах выполненных работ формулируйте: «Услуги по настройке конфигурации, интеграции базы данных и обучению пользователей», избегая формулировок «Создание программного комплекса».

Виртуальные АТС, коллтрекинг и пакеты минут тарифицируются как услуги связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). * Проводка: Дт 26 (44) — Кт 60 на основании ежемесячного универсального передаточного документа (УПД) оператора связи с детализацией трафика.

Рис. 2. Контроль первичных документов по кассовой фискализации и интеграциям

Чтобы налоговая инспекция не сняла расходы по ст. 252 НК РФ при выездной или камеральной проверке, сформируйте стандартное досье:

1. Лицензионный договор или оферта: с указанием вида передаваемых прав (неисключительная лицензия), срока действия и территории.

2. Акт приема-передачи прав (или УПД со статусом 1/2): подтверждающий передачу лицензионных ключей или открытие доступа к веб-сервису.

3. Проверка Единого реестра отечественного ПО Минцифры РФ: если поставщик реализует лицензию без НДС по подп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ, распечатайте выписку из реестра с регистрационным номером программы на дату заключения сделки.

4. Акты внедрения и настройки: с подробной расшифровкой оказанных интегратором услуг (часы, перечень настроенных рабочих мест и сценариев).

5. Приказ руководителя: об утверждении учетной политики и срока списания программных расходов, если в договоре не зафиксирован конкретный срок действия.

Автор — Виталий Олегович, эксперт по налогообложению, финансовому аудиту и структурированию партнерских сетей. Практические разборы налоговых споров и нормативные чек-листы публикую в Telegram-канале «Диалог Франшиз».

Коллеги, как у вас на предприятии учитываются расходы на годовые подписки CRM: списываете равномерно через 97 счет или единовременно? Были ли споры с налоговой по реестру отечественного ПО? Делитесь в комментариях!