Акт подписан, но документы противоречат друг другу. Что написать руководителю

Ситуация, знакомая любому, кто закрывает период или готовит платёж. По договору поставщик должен передать 100 единиц оборудования. В акте приёма-передачи значится 60. При этом в том же акте стоит фраза о том, что обязательства исполнены полностью и стороны претензий не имеют. На столе лежит платёжка на всю сумму договора, и руководитель спрашивает: платим?

Ответ «в акте же написано, что всё исполнено» здесь не работает. Акт противоречит сам себе: количество говорит одно, итоговая отметка говорит другое. Если заплатить по отметке, компания рискует оплатить то, чего не получала. Если отказать по количеству, можно упустить допоставку, которая оформлена другим документом. Задача специалиста в этот момент не принять решение за руководителя, а показать ему картину так, чтобы решение стало очевидным.

С чего начать: три документа, три вопроса

Договор и спецификация. Что именно и в каком количестве должны поставить? Допускает ли договор поставку частями? Как описана приёмка: одним актом или по партиям? К чему привязан окончательный расчёт: к подписанию акта, к поставке всего объёма или к дате?

Акт. Какое количество принято фактически? Кто подписал акт и были ли у него полномочия? Какой датой? Есть ли оговорки и замечания? Фраза о полном исполнении стоит в типовом тексте бланка или вписана отдельно? Типовая формулировка в шаблоне и осознанное заявление сторон весят по-разному, и это стоит отметить.

Платёжный документ. На какую сумму он выставлен и что указано в назначении платежа? Это аванс, оплата партии или окончательный расчёт? Совпадают ли реквизиты договора и счёта?

Главное правило: каждое утверждение должно ссылаться на свою страницу документа

Самая частая ошибка в записках руководителю звучит так: «по документам есть расхождения». Руководитель не может ни проверить это, ни переслать контрагенту. Рабочая формулировка должна выглядеть несколько иначе: «Спецификация ( страница 2, пункт 1: 100 единиц). Акт (страница 1, строка 3: 60 единиц). Акт (страница 1, последний абзац: обязательства исполнены полностью)». Три строки, три цитаты, три страницы. Спорить с этим невозможно, а переслать можно без пояснений.

Как построить записку?

Удобнее всего пять коротких блоков.

Вопрос. Одной фразой: можно ли проводить окончательный расчёт по договору?

Что подтверждено документами. Только то, что прямо написано, с цитатой и страницей.

Что противоречит. Пара утверждений, которые не могут быть верны одновременно. В нашем примере это количество в акте и отметка о полном исполнении, а также сумма платёжки и принятый объём.

Чего не хватает. Документы, которые сняли бы противоречие: второй акт или накладная на оставшиеся 40 единиц, дополнительное соглашение об изменении объёма, письмо контрагента.

Что предлагается. Не решение, а варианты: запросить у поставщика документы на остаток, оплатить принятую часть, приостановить платёж до пояснений. Выбор остаётся за руководителем.

Такая записка занимает одну страницу, читается за две минуты и защищает самого специалиста: видно, что он проверил, на что опирался и каких сведений ему не хватало.

Посмотреть на примере

Мы, собрали учебный разбор именно такого комплекта документов через собственный сервис, который назвали “Лаборотория”: договор, акт и платёжный документ. В нём можно самому сверить каждое утверждение с цитатой и страницей. По окончании разбора готовится записка руководителю, которую вам остается только передать руководителю. Подробнее на странице нашего Бюро.

Автор: Павел Новопруцкий, основатель аналитического бюро Zarya.